Организация бухгалтерского учета в современных бухгалтерских программах.
19.02.2004
21:06
#1
Как известно идея бухгалтерского учета заключается в так называемом принципе двойной записи. Это означает, что суть всякой хозяйственной операции, в денежном измерении, отражается по дебету одного счета и по кредиту другого.
Это должно происходить следующим образом:
1. Фактическое совершение хозяйственной операции, то есть поступление ТМЦ от поставщика, перемещение материалов в производство, отгрузка товаров покупателю и пр.
2. Составление первичного учетного документа, характеризующего хозяйственную операцию и поступление этого документа в бухгалтерию.
3. Отражение данного документа сначала по дебету, а затем по кредиту счетов.
Принцип двойной записи применяется как раз на третьем этапе и заключается в том, что бухгалтер сначала разносит документы по кредитам счетов, а затем отдельно разносит эти же документы по дебетам счетов. Таким образом, после окончательного суммирования дебетовые обороты счетов должны равняться кредитовым оборотам, а если этого не получается следовательно допущена ошибка, либо во время разнесения документов, либо во время арифметического подсчета.
В данном случае равенство дебетовых и кредитовых оборотов не бессмысленное тождество, а показатель, то есть: если дебетовые обороты равны кредитовым, значит при занесении документов - нет ошибки,
а если равенство не выполнено, то надо перепроверять документы.
Однако на современном предприятии чаще всего применяются бухгалтерские программы, абсолютное большинство из которых имеет своей целью избежание дублирования, то есть ручной обработки одной
и той же информации дважды, что, бесспорно, существенно облегчает работу бухгалтера, но метод двойной записи при такой форме учета не применяется, следствием чего являются ошибки, о существовании которых бухгалтер такого предприятия даже не узнает. Один раз внесенная сумма из первичного учетного документа автоматически записывается в кредит одного счета и в дебет другого, поэтому дебетовый оборот всегда будет равняться кредитовому обороту, а основное равенство бухгалтерского учета - равенство актива и пассива превращается в ничего не значащее тождество. Оно не говорит о том, есть ошибка в учете или ее нет. Просто это равенство будет выполняться всегда.
Для иллюстрации данной ситуации можно привести пример:
В первом случае на предприятии ведется ручной учет:
За месяц поступает около 1500 документов от поставщиков, учет ведет один бухгалтер, то есть времени в обрез. Когда бухгалтер заносил данные одного из документов в ведомость, была совершена описка вместо 1000 рублей по дебету счета, прошла сумма 1100 рублей, затем, когда бухгалтер разносил
документы по журналам он не ошибся и верно отразил задолженность перед поставщиком в 1000 рублей. Вероятность того, что бухгалтер ошибется при разнесении одного и того же документа дважды на одну и туже сумму крайне мала. После того как бухгалтер подсчитал общие дебетовые и кредитовые обороты, обнаружилась ошибка, то есть по дебету прошло на 100 рублей больше, чем по кредиту, таким образом, бухгалтер, обнаружив ошибку, исправил ее и сдал правильную отчетность.
Представим, что во втором случае притом же документообороте применялась программа «1С Бухгалтерия».
Как и в первом случае, разгребая гору из 1500 документов, бухгалтер ошиблась и завысила стоимость одного материала, и в дебет счета попало вместо тысячи, тысячу сто рублей. Программа автоматически поставила эту же неверную сумму в задолженность поставщику, то есть отразила ее по кредиту, вследствие чего дебетовый оборот был по прежнему равен кредитовому, баланс сходился, несмотря на наличие ошибки в учете. Бухгалтер, так и не обнаружив ошибку, сдал некорректную отчетность.
Теперь некоторые выводы из ситуации:
Можно ли обвинять бухгалтера в том, что он ошибся, завысив стоимость материалов?
Не ошибается тот, кто ничего не делает, при большом документообороте такого рода ошибки нормальное явление и их совершит каждый.
Подобных примеров множество, то есть такого рода ошибки могут быть допущены и допускаются на предприятиях повсеместно. Лично я убежден, что нет предприятий, с достаточно большим документооборотом, бухгалтерия которых, используя программу, может быть уверена в отсутствие ошибок. Скорее наоборот, если достаточно большое предприятие использует программу для бухгалтерского учета, можно смело говорить, что ошибок - море.
Против каждого варианта такой ошибки в бухгалтерско-информационной базе данных существует свой вариант борьбы (Сверки с контрагентами, перекрестные показатели и пр.). Принципиальное решение данной проблемы только одно - использование метода двойной записи. Не того иллюзорного, который представлен в программах 1С, то есть занесите сумму один раз, она автоматически разносится и по дебету и по кредиту, и тогда какую бы ошибку вы не допустили, баланс все равно сойдется, а настоящего, объективного, предполагающего обработку одного и того же документа дважды. Безусловно, это отнимает больше времени, но зато гарантирует вас от ошибок.
Самый простой пример организации такого учета можно представить, используя две стандартные бухгалтерские программы. Первая для синтетического учета по счетам, с минимальной детализацией для этого
подойдет фактически любая программа, ориентированная на использование для целей бухгалтерского учета, вторая для аналитического учета, где детально отслеживаются движения всех видов имущества и
обязательств организации, выбор этой программы индивидуален для каждой организации. При работе с такой моделью учета, после того как вы удостоверились в том, что итоговые данные двух программ идентичны, можно гарантировать отсутствие ошибок в учете.
Недопустимо только автоматически выгружать данные из одной программы в другую иначе опять нарушится принцип двойной записи, и ничто не будет гарантировать вам отсутствие ошибок.
Это должно происходить следующим образом:
1. Фактическое совершение хозяйственной операции, то есть поступление ТМЦ от поставщика, перемещение материалов в производство, отгрузка товаров покупателю и пр.
2. Составление первичного учетного документа, характеризующего хозяйственную операцию и поступление этого документа в бухгалтерию.
3. Отражение данного документа сначала по дебету, а затем по кредиту счетов.
Принцип двойной записи применяется как раз на третьем этапе и заключается в том, что бухгалтер сначала разносит документы по кредитам счетов, а затем отдельно разносит эти же документы по дебетам счетов. Таким образом, после окончательного суммирования дебетовые обороты счетов должны равняться кредитовым оборотам, а если этого не получается следовательно допущена ошибка, либо во время разнесения документов, либо во время арифметического подсчета.
В данном случае равенство дебетовых и кредитовых оборотов не бессмысленное тождество, а показатель, то есть: если дебетовые обороты равны кредитовым, значит при занесении документов - нет ошибки,
а если равенство не выполнено, то надо перепроверять документы.
Однако на современном предприятии чаще всего применяются бухгалтерские программы, абсолютное большинство из которых имеет своей целью избежание дублирования, то есть ручной обработки одной
и той же информации дважды, что, бесспорно, существенно облегчает работу бухгалтера, но метод двойной записи при такой форме учета не применяется, следствием чего являются ошибки, о существовании которых бухгалтер такого предприятия даже не узнает. Один раз внесенная сумма из первичного учетного документа автоматически записывается в кредит одного счета и в дебет другого, поэтому дебетовый оборот всегда будет равняться кредитовому обороту, а основное равенство бухгалтерского учета - равенство актива и пассива превращается в ничего не значащее тождество. Оно не говорит о том, есть ошибка в учете или ее нет. Просто это равенство будет выполняться всегда.
Для иллюстрации данной ситуации можно привести пример:
В первом случае на предприятии ведется ручной учет:
За месяц поступает около 1500 документов от поставщиков, учет ведет один бухгалтер, то есть времени в обрез. Когда бухгалтер заносил данные одного из документов в ведомость, была совершена описка вместо 1000 рублей по дебету счета, прошла сумма 1100 рублей, затем, когда бухгалтер разносил
документы по журналам он не ошибся и верно отразил задолженность перед поставщиком в 1000 рублей. Вероятность того, что бухгалтер ошибется при разнесении одного и того же документа дважды на одну и туже сумму крайне мала. После того как бухгалтер подсчитал общие дебетовые и кредитовые обороты, обнаружилась ошибка, то есть по дебету прошло на 100 рублей больше, чем по кредиту, таким образом, бухгалтер, обнаружив ошибку, исправил ее и сдал правильную отчетность.
Представим, что во втором случае притом же документообороте применялась программа «1С Бухгалтерия».
Как и в первом случае, разгребая гору из 1500 документов, бухгалтер ошиблась и завысила стоимость одного материала, и в дебет счета попало вместо тысячи, тысячу сто рублей. Программа автоматически поставила эту же неверную сумму в задолженность поставщику, то есть отразила ее по кредиту, вследствие чего дебетовый оборот был по прежнему равен кредитовому, баланс сходился, несмотря на наличие ошибки в учете. Бухгалтер, так и не обнаружив ошибку, сдал некорректную отчетность.
Теперь некоторые выводы из ситуации:
Можно ли обвинять бухгалтера в том, что он ошибся, завысив стоимость материалов?
Не ошибается тот, кто ничего не делает, при большом документообороте такого рода ошибки нормальное явление и их совершит каждый.
Подобных примеров множество, то есть такого рода ошибки могут быть допущены и допускаются на предприятиях повсеместно. Лично я убежден, что нет предприятий, с достаточно большим документооборотом, бухгалтерия которых, используя программу, может быть уверена в отсутствие ошибок. Скорее наоборот, если достаточно большое предприятие использует программу для бухгалтерского учета, можно смело говорить, что ошибок - море.
Против каждого варианта такой ошибки в бухгалтерско-информационной базе данных существует свой вариант борьбы (Сверки с контрагентами, перекрестные показатели и пр.). Принципиальное решение данной проблемы только одно - использование метода двойной записи. Не того иллюзорного, который представлен в программах 1С, то есть занесите сумму один раз, она автоматически разносится и по дебету и по кредиту, и тогда какую бы ошибку вы не допустили, баланс все равно сойдется, а настоящего, объективного, предполагающего обработку одного и того же документа дважды. Безусловно, это отнимает больше времени, но зато гарантирует вас от ошибок.
Самый простой пример организации такого учета можно представить, используя две стандартные бухгалтерские программы. Первая для синтетического учета по счетам, с минимальной детализацией для этого
подойдет фактически любая программа, ориентированная на использование для целей бухгалтерского учета, вторая для аналитического учета, где детально отслеживаются движения всех видов имущества и
обязательств организации, выбор этой программы индивидуален для каждой организации. При работе с такой моделью учета, после того как вы удостоверились в том, что итоговые данные двух программ идентичны, можно гарантировать отсутствие ошибок в учете.
Недопустимо только автоматически выгружать данные из одной программы в другую иначе опять нарушится принцип двойной записи, и ничто не будет гарантировать вам отсутствие ошибок.
Читают тему
(гостей: 1)