расчеты с подотчетными лицами

В процессе проверки установлено что организация закупала на рынке продукты запчасти без подтверждающих  документов , через физ лица из подотчетных сум . бухгалтером были сделаны проводки

Дт71 Кт50

Дт41 Кт71

Что делать в данной ситуации ?

Раз уже была проверка,то остается сушить сухари.

В данной ситуации у вас нет оправдательных документов на списание подотчетных сумм, т.е. проводка Д41-К71 не подтверждена первичными документами -авансовым отчетом с приложением накладных,квитанций к ПКО,сч/фактур поставщика.

Деньги из кассы вы выдавали по РКО, и они,что не совсем ясно из вашего письма, есть или нет.Тогда если они есть, у вас возникает  ***  задолженность по подотчетным лицам,т.е.физические лица должны вашей организации суммы взятые из кассы.Они обязаны эти суммы вернуть в кассу или отчитаться за истраченное, с предоставлением оправдательных документов.Если же у вас и факт выдачи не оформлялся должным образом через РКО, то присутствует факт недостачи денежных средств в кассе организации.В этом случае должны быть выявлены виновные лица в данной недостаче(как правило,кассиры,с договором о полной материальной ответственности) и они должны ее возместить.

Вобщем,получается,что как не крути-виноваты "подотчетные лица"?А куда же смотрел Главбух,подпись которого стоит на авансовом отчете?Да и директор тоже?Их СВЯТАЯ обязанность контролировать расход денег и ОБЯЪСНЯТЬ подотчетным лицам,какие документы необходимо требовать при покупках за нал.

Подотчетные лица не в чем не виноваты, они всего лишь обязаны документально сдать то, за что не отчитались по установленной форме.Обязанности главного бухгалтера и директора не будем уточнять, они лежат за границами темы данного обсуждения.

А им(подотчетным лицам)эти обязанности,интресно,прописали?

Конечно прописали. Список лиц имеющих право брать деньги под отчет утверждается приказом по организации, в котором устанавливаются предельные суммы выдачи под отчет,сроки выдачи и отчета за суммы,период разрешения на взятие денежных средств под отчет.При желании можно указать список оправдательных документов предоставляемых при сдаче авансового отчета.В приказе обязательно должны стоять подписи подотчетных лиц,в том что они с данным приказом ознакомлены.После этого они обязаны соблюдать все требования изложенные в приказе.

Вот видите,все-таки вопрос упирается в безукоризненное выполнение обязанностей директорм и гл.бухгалтером,и только потом у них появляется право требовать от подчиненых того же.Поэтому,если подотчетник не приложил к ав.отчету оправдательных документов(и скорее всего,не приложит),то это произошло по причине плохой работы руководства организации,или он(подотчетник)"больной" человек(и тут уже все зависит от чистоплотности и нравственных ценностей руководства).