Заполнение новой формы ЕФС-1 с 2026 года в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

❗ Подразделы формы ЕФС-1 необходимо представлять в электронном виде, если численность застрахованных лиц превышает 10 человек (п.2 ст.8 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). На переходный период сохранена возможность представления подразделов формы ЕФС-1 в ранее действующем формате, утв. приказом СФР от 23.11.2023 №2315. 

До официального опубликования СФР альбома форматов в решениях «1С:Предприятие 8» временно отображаются старая форма ЕФС-1, утв. приказом СФР 17.11.2023 №2281, и соответствующий формат электронного представления. 

Обновленная форма ЕФС-1

Приказ СФР от 17.11.2025 №1462 утвердил новую форму ЕФС-1. Новая форма ЕФС-1 применяется с 30 декабря 2025 года и включает в себя:

• Титульный лист;

• Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»;

• Раздел 2«Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Каждый подраздел формы ЕФС-1 имеет свой срок представления:

• Подраздел 1.1 Раздела 1 необходимо представлять при кадровых мероприятиях: «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛНИЕ», а также при заключении и расторжении с исполнителем гражданско-правового договора (ГПХ) – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (трудового договора) с кадровым мероприятием или дня заключения (расторжения) договора ГПХ. В остальных случаях (например, кадровые мероприятия: «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» или передача заявления о способе ведения трудовой книжки) подраздел представляется ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

• Подразделы 1.2 и 2 Раздела 1 необходимо представлять ежегодно для учета стажа застрахованных лиц не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

• Подраздел 1.3 подраздела 1 необходимо представлять государственным учреждениям ежемесячно для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

• Подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо представлять ежеквартально по застрахованным лицам, за которых организация перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивает взносы (Федеральный закон от 30.04.2008 №56-ФЗ), не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

• Раздел 2 необходимо представлять ежеквартально по застрахованным лицам, за которых организация перечисляет страховые взносы на травматизм (на НС и ПЗ), не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

❗ Федеральный закон от 20.02.2026 №29-ФЗ внес изменения в ст.11 Федерального закон от 01.04.1996 №27-ФЗ. В частности, в отношении лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, работодатели должны представлять, в том числе сведения о наличии в договоре ГПХ условия об уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Новое правило вступит в силу с 1 сентября 2026 года.

Титульный лист формы ЕФС-1 представляется вместе с каждым подразделом. На Титульном листе необходимо указывать:

• регистрационный номер;

• наименование организации (для ИП – ФИО полностью);

• ИНН и КПП (только для организации);

• ОКВЭД;

• ОГРН или ОГРНИП;

• код категории страхователя – физического лица (только для ИП);

• должность, подпись, ФИО и дату подписания.

❗ Для корректного заполнения и представления отчета следует указывать ОКВЭД, который отражен в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) на дату представления формы ЕФС-1.

Изменения в порядке заполнения формы ЕФС-1

Приказ №1462 внес изменения в порядок заполнения формы ЕФС-1. Рассмотрим изменения в каждом подразделе отдельно.

Подраздел 1.1 Раздела 1

В поле «Статус застрахованного лица» добавлен новый статус ЗЛ: код «МДИГ» – иностранные граждане, подлежащие в соответствии с международными договорами РФ обязательному пенсионному страхованию и/или обязательному социальному страхованию. Например, при приеме граждан КНР (не ВКС), временно пребывающих на территории РФ и работающих по трудовым договорам в российской организации (п.38 Приказа №1462).

Также уточнено, что в графе 6 «Код выполняемой функции» код трудовой функции указывается в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)), п.46 Приказа №1462.

❗ Для определения кода ОКЗ Минтруд России в своем письме от 12.12.2025 №14-3/В-1582 рекомендует использовать ссылки на ОКЗ в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). С января 2026 года вступил в силу новый классификатор ОКПДТР, утв. приказом Росстандарта от 16.05.2025 №423-ст.

С 30 декабря 2026 года отменена обязанность представления сведений при приеме (переводе) сотрудника на дистанционную (удаленную) работу (код «ДИСТ») или надомную работу (код «НДОМ»). Соответствующие коды исключены из Приказа №1462.

Также в обновленной форме поддерживается возможность одновременной установки кодов «НЕПД» и «НЕПН» в графе 6 «Код выполняемой функции». При этом уточнено, что при приеме или переводе работника на режим неполного рабочего времени в графе 6 «Код выполняемой функции» необходимо указать код «НЕПД» или «НЕПН». А при отмене условий неполного рабочего времени (снова выходит работать на полный рабочий день) следует представить кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания кода «НЕПД» или «НЕПН» (п.46 Приказа №1462).

Сведения с кадровыми мероприятиями «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» представляются только в отношении гражданско-правовых договоров (ГПХ) на выполнение работ или оказание услуг. 

При заполнении мероприятий «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» указывается дата начала или окончания периода выполнения работ или оказания услуг (п.42 Приказа №1462). 

Также по договорам ГПХ и авторского заказа (связанных с результатами интеллектуальной деятельности) необходимо отражать коды «ДОИП» и «ЛДПИ» только при одновременном выполнении условий (п.46 Приказа №1462):

• договор связан с результатами интеллектуальной деятельности (РИД), указанными в подп.1-12 п.1 ст.1225 ГК РФ;

• выплаты и иные вознаграждения по договору получают авторы РИД, а не другое физическое лицо;

• основанием для выплаты авторского вознаграждения является договор (в т.ч. заключенный с организацией по коллективному управлению правами);

• на выплаты и иные вознаграждения по договору начисляются страховые взносы, в т.ч на НС и ПЗ (на травматизм). 

Подраздел 1.2 Раздела 1

Если сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (РКС, МКС, РКСР, МКСР, МКС-РКСР), в графе 4 «Код» нужно указать долю ставки (п.60 Приказа №1462).

Также в графе 7 «Дополнительные сведения» предусмотрено заполнение нового кода «ЧАЭСКОМ» (п.85 Приказа №1462), если работник отправлен в командировку за пределы территории, подвергшейся радиоактивному загрязнению.

При этом уточнено, что код «ВАХТА» предусмотрен исключительно для обозначения дней междувахтового отдыха и дней нахождения в пути. Другие периоды работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, дающие право на досрочное назначение пенсии (ст.32 Федерального закона от 28.12.2013 №400-ФЗ), отражаются в графе 4 «Код» (п.59 Приказа №1462). Период вахты при работе вахтовым методом включается в сведения о страховом стаже, только если работа вахтовым методом производится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, без указания кода «ВАХТА» в графе 7 «Дополнительные сведения».

Графы 11 «Индивидуальный номер рабочего места» и 12 «Класс (подкласс) условий труда» заполняются, только если по итогам проведенной специальной оценки условий труда (СОУТ) присвоен вредный или опасный класс условий труда (классы: 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 и 4), п.106 Приказа №1462.

Также страхователям отменена обязанность представления сведений с типом «Назначение выплат по ОСС» на сотрудников, которые уходят в отпуск по беременности и родам (БиР) или в отпуск по уходу за ребенком. Сведения о стаже отобразятся автоматически в «Исходной» форме за год.

Раздел 2

В одноименном поле «Численность инвалидов» необходимо указывать численность работающих инвалидов, на выплаты которым начисляются страховые взносы на травматизм (п.162 Приказа №1462).

Поддержка заполнения подразделов новой формы ЕФС-1 в 1С

Начиная с версий 3.1.34.177 и 3.1.36.45 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализовано обновление подразделов 1.1 и 1.2 формы ЕФС-1, согласно Приказу №1462. Дата вступления в силу нормативного акта перенесена на 15.03.2026 и в дальнейшем может быть изменена до официального опубликования СФР альбома форматов (рис. 1).

Рис. 1. Новая форма ЕФС-1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Сведения в регистре Даты вступления в силу НА обновляются автоматически при обновлении классификатора (раздел Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Классификаторы и курсы валют – ссылка Обновление классификаторов) при подключенной Интернет-поддержке для пользователей 1С либо с обновлением программы.

Каждый подраздел новой формы ЕФС-1 формируется в программе отдельно. Титульный лист заполняется автоматически при формировании каждого подраздела.

Подраздел 1.1 Раздела 1

Подготовить подраздел 1.1 Раздела 1 в программе можно с помощью документа Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1:

• раздел Кадры – Электронные трудовые книжки;

• раздел Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность по физлицам.

Если работнику установлен статус застрахованного лица (раздел Кадры – Сотрудники или Физические лица – Страхование) Иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, с 2023 года в соответствии с международным договором подлежащие страхованию на ОМС и ОСС или Иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, в соответствии с международным договором подлежащие страхованию только на ОПС, то в мероприятиях сотрудника автоматически отобразится Код категории (поле «Статус ЗЛ»): «МДИГ» (вместо «ВПИГ»), рис. 2.

Рис. 2. Новый статус застрахованного лица в «Мероприятиях» сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Также при оформлении работника на дистанционную работу при заполнении документа Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1 отменено отображение кодов «ДИСТ» и «НДОМ» в графе 6 «Код выполняемой функции».

Подразделы 1.2 и 2 Раздела 1

Подготовить подразделы 1.2 и 2 Раздела 1 в программе можно с помощью документа Сведения о страховом стаже, ЕФС-1 подраздел 1.2 (рис. 3):

• раздел Кадры – Документы персучета;

• раздел Отчетность, справки – Документы персучета;

• раздел Отчетность, справки – СФР. Пачки, реестры, описи;

• раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Отчеты – Создать – папка Отчетность по физлицам.

Рис. 3. Подразделы 1.2 и 2 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Согласно Приказу №1462, форма с типом сведений Назначение выплат по ОСС удалена из списка.

Также изменен порядок заполнения граф Результат специальной оценки условий труда. Сведения обязательны для заполнения, если присвоен вредный или опасный класс условий труда.

Если должность сотрудника (Позиция штатного расписания), раздел Кадры – Штатное расписание, не упоминается в Списке льготных профессий с правом досрочного выхода на пенсию, но работнику присвоен вредный или опасный класс условий труда (заполнен подраздел Спецоценка условий труда), а также установлен флаг Взимаются взносы за занятых на работах с досрочной пенсией, то графы 11 «Индивидуальный номер рабочего места» и 12 «Класс (подкласс) условий труда» в сведениях о стаже заполнятся автоматически.

❗ В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 заполнение сведений внутри позиции штатного расписания считается приоритетным для составления отчетов.

Если при заполнении подраздела 1.2 выбрано только Сотрудниками с льготным стажем, в таблице не будут перечислены работники, у которых в карточке Позиция штатного расписания (Должность) заполнен подраздел Спецоценка условий труда, но не заполнен подраздел Досрочная пенсия и нет других условий для представления отчета.

В список Доп. сведения для исчисления стажа (раздел Отчетность, справки – Классификаторы) добавлен новый код ЧАЭСКОМ для отражения периода в таблице Сведения о стаже вручную (поле Код позиции списка – Параметр), рис. 4.

Рис. 4. Заполнение нового кода «ЧАЭСКОМ» в «Сведениях о стаже» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

❗ Автоматическое заполнение нового кода «ЧАЭСКОМ» в графе 7 «Дополнительные сведения» не предусмотрено.

В материале использованы фото: stockfour / Shutterstock / Fotodom.