Выявлены случаи выдачи денежных средств под отчет лицам, не являющимся, по учетным данным,

Экспресс-проверка ведения учета

показывает ошибку
Выявлены случаи выдачи денежных средств под отчет лицам, не являющимся, по учетным данным, работниками организации

предлагает

- Проверить наличие проведенных документов "Прием на работу в организацию" по всем работникам, получающим деньги под отчет- Выдачу денег работающим по договорам, учредителям, не являющимся работниками, и другим физическим лицам оформить с использованием других счетов бухгалтерского учета (70, 75, 76 и т.д.)

Но документ  о принятии на работу есть и он проведен от 21.04.2011
а подотчет он получает 05.05.2011

не пойму где проблема

он у вас в справочнике Сотрудники один раз фигурирует?

Да один раз, там в фирме всего 1 человек, он же и директор

>Но документ  о принятии на работу есть и он проведен от 21.04.2011
>а подотчет он получает 05.05.2011
а на работу он с какого числа принят?

Да

21.04.2011

Посмотрите в справочнике "Сотрудники", у этого сотрудника закладку "Кадровые данные". В табличной части "Кадровые документы" должна быть строка - прием на работу с датой 21.04.11 и не должно быть увольнения.