командировочные расходы

Для расчета суточных выплат работнику необходимо определить продолжительность его командировки. Действующее законодательство предусматривает лишь два способа определения фактической длительности срока пребывания работника в командировке.

Во-первых, на основании проездных документов. Во-вторых, работник сам указывает даты командировок в служебной записке (с приложением подтверждающих документов), в случае, когда он едет туда и обратно на личном транспорте. По сложившейся практике, под личным транспортом подразумевается транспорт, находящийся непосредственно во владении или пользовании работника. Оба варианта указаны в пункте 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Таким образом, положения законодательства не предусматривают возможности подтвердить расходы в ситуации, когда сотрудник добирается на попутке.

Тем не менее, в 2015 году, как и прежде, основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути. На наш взгляд, этот документ может быть использован в качестве подтверждения длительности командировки. Как и в случае с использованием личного транспорта, не лишним будет взять с работника служебную записку с приложенными к ней документами, подтверждающими его нахождение в том или ином месте в течение командировки (к примеру, чеки из кафе на дороге или в городе пребывания). Эти документы могут пригодиться в случае, если налоговая инспекция посчитает, что приказа руководителя недостаточно для обоснования расходов на командировку работника.

Примерный образец бланка служебной записки Вы можете скачать ниже.