Минтруд разработал и представил единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов. Проект соответствующего приказа для размещения проектов НПА.
Напомним, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес в ТК РФ новые нормы, которые устанавливают правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений. В частности, в ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).
Для повышения эффективности электронного документооборота в сфере трудовых отношений, а также обеспечения возможности передачи электронных кадровых документов из информационных систем работодателей в иные информационные системы Минтруд подготовил Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
В частности, согласно требованиям, электронный документ, связанный с работой, должен состоять из следующих структурных элементов:
- основная часть электронного документа, связанного с работой;
- приложения электронного документа, связанного с работой (при наличии), представленные в виде файлов;
- электронные подписи основной части и приложений (при наличии) электронного документа, связанного с работой, представленные в виде файлов электронной подписи, и сформированные в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- описание электронного документа, связанного с работой;
- транспортный контейнер.
При этом основная часть электронного документа, связанного с работой, должна представлять собой файл в формате PDF/A.
Указанные требования должны вступить в силу с 1 марта 2023 года.
«Необходимо отметить, что реализация единых требований позволит обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие, при их формировании исключить нарушения трудового законодательства, автоматизированным способом проводить контроль трудовых отношений и формирования аналитической информации за счет их автоматизированной обработки. Таким образом, межведомственное взаимодействие будет осуществляться без дополнительных затрат на автоматизацию со стороны хозяйствующего субъекта», - пояснили в министерстве.
