Что делать новому главбуху, если при вступлении в должность выяснилось, что часть первичных документов отсутствует?

Первичные учетные документы – это документы, на основании которых в учете регистрируются факты хозяйственной деятельности.

Исходя из вопроса можно сделать вывод, что у организации сложилась ситуация, при которой в бухгалтерском учете отражены факты хозяйственной деятельности, но при этом соответствующие первичные учетные документы отсутствуют.

В настоящее время действующее законодательство РФ в части налогообложения и бухгалтерского учета не регламентирует порядок действий налогоплательщика в случае отсутствия первичных учетных документов.

При этом в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105:

«В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения».

УМНС России по г. Москве в письме от 13.09.2002 № 26-12/43411 разъясняет, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т. д.

Таким образом, в сложившейся ситуации необходимо:

• зафиксировать факт отсутствия первичных учетных документов, оформив акт;
• принять меры по восстановлению отсутствующих первичных учетных документов.

Если соответствующие первичные документы были утрачены по уважительной причине (пожар, стихийное бедствие и т. п.) и факт утраты документов по этой причине подтвержден соответствующим актом (или иным документом) государственного органа, то, по нашему мнению, расходы можно обосновать заверенными копиями документов.

Обращаем внимание, в соответствии с требованиями статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений».

Налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Если ваша организация не сможет восстановить отсутствующие документы, подтверждающие доходы и расходы, то по нашему мнению за период, в котором показатели не имеют документального подтверждения, необходимо представить уточненные налоговые декларации по тем налогам, по которым ваша организация своевременно подавала налоговые декларации.

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения и влечет привлечение к ответственности в соответствии с требованиями статьи 120 НК РФ.