 |
О порядке учета и хранения приобретенных организацией для сотрудников и членов их семей путевок на санаторно-курортное лечение рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Елена Мельникова. |  |
|
Из Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, далее - Инструкция к Плану счетов) и п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, далее - Методические указания) следует, что путевки, в том числе на санаторно-курортное лечение, являются денежными документами. В качестве косвенного подтверждения данного вывода можно также привести п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н).
Бухгалтерский учет денежных документов ведется с использованием счета 50, субсчет "Денежные документы". Денежные документы подлежат хранению в кассе организации (смотрите вышеназванные нормативно-правовые акты).
Конкретный порядок учета денежных документов для коммерческих организаций не регламентирован. В Инструкции к Плану счетов указано только на необходимость ведения аналитического учета данных документов по их видам.
Порядок учета и хранения денежных документов установлен п.п. 169-172 Инструкции N 157н, где указано, что прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются Приходными кассовыми ордерами и Расходными кассовыми ордерами с оформлением на них записи "Фондовый". Приходные и расходные кассовые ордера с записью "Фондовый" регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи "Фондовый". Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Однако приведенные нормы обязательны к применению только для определенных субъектов (поименованы во втором абзаце п. 1 Инструкции N 157н), к которым коммерческие организации не относятся, то есть положения Инструкции N 157н применять не обязаны.
В связи с этим в анализируемом случае организации следует самостоятельно разработать порядок учета и хранения денежных документов, в частности, путевок. За основу можно взять приведенные выше правила Инструкции N 157н. Например, завести специальный журнал (книгу) учета путевок (форма произвольная) и в данный журнал заносить все имеющие значения сведения: дату получения и номер путевки, название санатория, копии лицензий санаторно-курортных учреждений и т. д.
Основанием для внесения в журнал записей о поступлении путевок будут являться договоры на приобретение путевок, накладные, копии путевок (отрывные талоны), платежные документы (кассовый чек, квитанции, счета), иные документы, полученные от организаций-продавцов. Также организации следует хранить решения (протоколы заседания) комиссии о выделении путевок сотрудникам.
С учетом того, что п. 9 ст. 217 НК РФ при соблюдении определенных условий предусмотрена льгота по НДФЛ, выдачу путевок из кассы следует производить на основании соответствующих заявлений сотрудников. К каждому заявлению целесообразно приложить медицинскую справку о необходимости санаторно-курортного лечения.
Поскольку путевки являются денежными документами, а в настоящее время унифицированные формы по учету движения денежных документов в коммерческих организациях отсутствуют, то факт выдачи путевки работнику можно оформлять расходным кассовым ордером (форма N КО-2) или квитанцией, составленной в произвольной форме (аналог РКО), в которой проставляется подпись получателя путевки. Если одновременно выдается несколько путевок, вместо квитанций можно использовать соответствующие ведомости выдачи путевок (по аналогии с ведомостями на выдачу зарплаты). Данные документы (квитанции, ведомости) должны быть составлены с обязательным указанием реквизитов, поименованных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Разработанную форму первичного учетного документа необходимо закрепить в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").
Возврат выданных путевок в кассу организации (например, в случае, если сотрудник отказался от поездки) можно осуществлять также на основании соответствующего заявления и приходного кассового ордера (форма N КО-1) или квитанции (аналог ПКО), составленной по утвержденной организацией форме (этим же документом оформляют и поступление путевки в кассу при ее приобретении).
Повторим, что детальный порядок учета и документооборота организации необходимо разработать самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств и особенностей своей деятельности.
Отметим, что с учетом того факта, что путевки являются денежными документами и подлежат обязательному хранению в кассе организации, считаем, что их учет должен осуществляться сотрудниками кассы (если касса выделена в отдельное структурное подразделение) или бухгалтерии, так как ответственность за сохранность денежных документов несет кассир или лицо, на которое возложены его обязанности.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
