Как маркировка становится обязательной для бизнеса
Все компании, занимающиеся продажей маркированной продукции, обязаны работать в системе «Честный знак». В ней каждому товару присваивается уникальный код, который отражает информацию о свойствах товара, его дате производства и сроках годности. Благодаря системе «Честный знак» контролирующие органы видят все этапы движения конкретной единицы продукции от производителя к конечному потребителю.
Маркировка каждой новой товарной категории становится обязательной для участников товарооборота постепенно. Сначала наносить маркировку обязаны производители и импортеры, позже к системе маркировке присоединяются оптовики и розница.
Для работы с маркированными товарами всем участникам оборота необходимо пересмотреть свои бизнес-процессы: отладить нанесение кодов маркировки на упаковку, настроить электронный документооборот, внедрить в процессы приемки и отгрузки товара использование нового оборудования (сканеры и терминалы сбора данных), настроить кассовое ПО.
Маркировка набирает в России все большие обороты. Раньше она вводилась для одной, максимум двух категорий одновременно. С 1 сентября 2024 года сразу шесть новых категорий подлежат маркировке. Скоро, наверное, не останется таких товаров, которые можно будет продавать без маркировки.
С 1 ноября 2024 года большинство категорий начинает работать с разрешительным режимом. Это значит, что вводится дополнительная проверка кодов на их валидность (соответствие) на кассе в розничной точке. Прежде чем добавить в чек товар и продать его клиенту, программа сначала проверяет код на возможность продажи. Разрешительный режим вводится, чтобы при необходимости запрещать продажу той или иной партии товаров. Например, проведенные исследования выявили брак в партии медикаментов. Всю партию могут полностью заблокировать для продажи. На кассе при сканировании кода маркировки будет появляться сообщение, что этот препарат нельзя продавать.
Когда маркировка становится обязательной для новой товарной категории или распространяется на новых участников товарооборота, бизнес допускает одни и те же ошибки. Обсудим, как предприниматели могут избежать их.
Ошибка №1: не готовиться к работе с маркированными товарами
Когда государство объявляет о введении маркировки в новой товарной группе, многие предприниматели не спешат готовиться к предстоящим изменениям. Они рассуждают примерно так. Во-первых, сроки ввода маркировки для участников товарооборота могут сдвигаться. Например, в этом году переносилась маркировка остатков товаров легкой промышленности. Во-вторых, регистрация пользователя в системе «Честный знак» занимает не больше 10-15 минут. Еще некоторое время потребуется на подписание договоров, но этот процесс длится тоже недолго. Ну и думают: в случае необходимости мы и так все успеем.
По нашему опыту, бизнесу стоит начинать работать с маркировкой до того, как у него пойдут первые сделки с товарами, подлежащими маркированию. Необходимо убедиться, что компания готова к такой деятельности и успела перестроить свои внутренние процессы. Прежде всего, нужно обучить всех сотрудников работать по новым правилам.
Каждому бизнесу требуется разное время на подготовку. Если у компании нет электронного документооборота, обязательного для использования системы «Честный знак», не автоматизирован процесс приемки и отгрузки товаров, разнообразный ассортимент и высокий товарооборот, устаревшая товарно-учетная система и кассовое оборудование, то времени на внедрение маркировки потребуется больше. Настроить и отладить работу с маркированной продукцией в «запущенном случае» для производителей и импортеров реально за один-два месяца, оптовикам потребуется месяц, рознице – неделя.
Нужно учитывать фактор времени. Чем ближе к моменту внедрения маркировки, тем меньше свободных специалистов на рынке, которые могут помочь с подключением к системе «Честный знак» и настройкой работы в ней. Можно настроить техническую часть за один день, если у компании актуальное ПО и есть в наличии необходимое для маркировки оборудование. Но если ее сотрудники окажутся не готовы к работе в новых условиях, это приведет к возникновению ошибок и замедлению бизнес-процессов.
Рекомендация. К работе с маркированным товаром надо готовиться – и делать это не в последний момент. Закладывайте на этот процесс хотя бы один месяц. Иначе есть риск, что в заявленные сроки вы не сможете начать работу в системе «Честный знак». А значит, можете получить штраф, если будете продавать маркированную продукцию с нарушениями.
Ошибка №2: отгружать товар с чужими кодами маркировки
Так происходит, если производитель или дистрибьютор перепутал партии для разных заказчиков. В системе «Честный знак» он верно отобразил информацию о том, какие коды и какой организации переданы. Но вмешался человеческий фактор, и водитель отгрузил заказы не тем адресатам. При дальнейшей продаже товара будут появляться ошибки при обработке чеков и электронных накладных.
Рекомендация. Получатели должны проверять каждую партию: сверять коды маркировки в электронной накладной с теми, что есть на товарах. Производителям и дистрибьюторам необходимо обучать персонал, чтобы минимизировать ошибки при отгрузке и доставке. В противном случае не избежать корректировки документов.
Ошибка №3: использовать две программы вместо одной
Любая компания может работать с маркировкой в личном кабинете в системе «Честный знак». Там можно заказывать коды маркировки, проверять их (например, правильные ли коды пришли в партии товара) и выводить из товарооборота.
Ошибка компаний, у которых есть товарно-учетная программа (например, «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Розница»), отражать в ней производство или движение товаров, а для работы с маркировкой использовать «Честный знак». Получается, что нужно вести фактически двойной учет.
Например, розничный магазин получает партию маркированного товара и вместе с ним электронную приходную накладную в личном кабинете «Честного знака». Нужно проверить, те ли коды маркировки, что указаны в документе, нанесены на товар. К личному кабинету в системе «Честный знак» не подключается сканер, для таких целей существует специальное приложение. После сверки кодов в «Честном знаке» необходимо отразить приход товара в товарно-учетной программе. Для этого придется вручную вносить данные из электронной накладной. То есть для работы с одной партией товара магазин использует и личный кабинет в «Честном знаке», и свою программу. Из-за чего тратит больше времени на выполнение операции по приемке, чем если бы отражал ее только при помощи 1С.
В программе «1С:Управление нашей фирмой» автоматизирована работа с маркированной продукцией и регулярно поддерживается маркировка новых групп товаров согласно последним изменениям в законодательстве.
Рекомендация. Интегрировать электронный документооборот в товарно-учетную программу. Это позволит ей автоматически обмениваться данными с системой «Честный знак». В результате сократится время на приемку и отгрузку товаров, уменьшиться количество ошибок: не придется вносить вручную информацию из электронной приходной накладной в решение 1С. Внутри упомянутых выше программ «1С:Розница» и «1С:Управление нашей фирмы» есть возможность настроить электронный документооборот.
Ошибка №4: при импорте указывать неверные коды маркировки в декларации
Это зона ответственности тех, кто ввозит такие товары. Они должны четко следить, чтобы для продукции указывалась верная товарная категория и получались коды из нее.
Рекомендация. Импортеры должны тщательно обучить персонал работе с маркированной продукцией и заполнением таможенных деклараций.
Ошибка №5: неправильно оформлять документы о возврате
Если клиент возвращает продавцу вещь надлежащего качества, ее код маркировки для дальнейшей продажи нужно вернуть в оборот. Кассир, оформляющий возврат, должен отсканировать код в момент пробития чека на возврат. Тогда оператор фискальных данных передаст информацию в «Честный знак», и код вернется в оборот автоматически. Но бывают ситуации, когда кассиры забывают это сделать – товар приняли, а код не отсканировали. Либо код маркировки утерян покупателем.
Тогда в личном кабинете продавца в системе «Честный знак» этот товар будет числиться как немаркированный. При попытке его перепродажи появится статус «Выведен из оборота», осуществить продажу через кассу не получится.
Рекомендация. При возврате товара помнить о необходимости сканировать код маркировки. Если отсканировать забыли (или если код потерян), создать документ возврата в оборот, или в случае утери кода перемаркировать товар (получить в системе «Честный знак» новый код) и только после этого возвращать его на полку или витрину.
Ошибка №6: продавать маркированные товары без сканирования кодов
Иногда розничные магазины продают маркированные товары без сканирования кодов, рассчитывая, что их нарушение никто не заметит. Участник товарооборота может получить за это как минимум два штрафа: за нарушение сроков передачи сведений в систему «Честный знак» и за оборот товаров без маркировки. Штрафы по ним довольны высокие (максимальный для юридических лиц – 300 тысяч рублей). А за некоторые другие нарушения при неправильной работе с маркировкой грозит уголовная ответственность – например, за сбыт товаров с поддельными кодами маркировки.
Маркировку на товарах может проверить любой орган исполнительной власти и даже обычный покупатель. Если он приобретает товар из категории, подлежащей маркировке, и видит, что на кассе код не сканируют, может отправить фото продукции с чеком из магазина в приложение «Честный знак». По фото товара будет видно, что маркировка на нем есть, а по чеку, что на кассе код не считывали. После такого сообщения магазин неминуемо ждет проверка.
Рекомендация. Работать с маркированными товарами так, как этого требует закон.
Вместо заключения
Описанные выше ошибки типичны в основном для новичков. Чем дольше компания работает с маркированными товарами, тем реже она ошибается. Во многом это связано с тем, что внутренние процессы с течением времени получается хорошо выстроить. И сотрудники успевают привыкнуть к новым правилам работы, из-за чего снижается проявление «человеческого фактора».
Источник: BIZ.360 - сайт для малого бизнеса
В материале использованы фото: pikselstock / Shutterstock / Fotodom.
