Бухгалтеры работают из дома: ответы 1С для условий коронавируса

1С:Предприятие через Интернет (1С:Фреш)

Если у вас типовая версия программы или имеются легкие доработки в формате расширений, то оптимальным решением будет перенос вашей программы в облачный сервис (1С:Фреш).

Вы будете работать ровно с той же программой, с которой работали в офисе на компьютере: привычной вам «1С:Бухгалтерией 8», «1С:Зарплатой и управлением персоналом 8», «1С:Бухгалтерией 8 КОРП», «1С:Управлением нашей фирмой 8» и т. п.

Ваша программа будет перенесена в защищенное облако 1С. Вы, коллеги из бухгалтерии и других отделов смогут работать в ней из любых мест, где есть интернет, — дом, дача, офис.

1С:Готовое рабочее место

Если вы используете нетиповое решение, или в вашей «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Зарплате и управлении персоналом 8», другой программе, установленной в офисе, много серьезных доработок, или вами используется специализированное отраслевое решение, то для возможности организации работы из дома рекомендуется перенос вашей программы в облачный сервис 1С:Готовое рабочее место.

1С:Линк

Если по каким-то причинам вы не хотите или не можете использовать облачные технологии, то для безоблачной работы через интернет фирма «1С» предлагает специализированное решение 1С:Линк. Через этот сервис вы из дома сможете подключиться к своей программе 1С, установленной на вашем компьютере в офисе, по зашифрованным каналам.

В отличие от не адаптированных под нашу специфику программ удаленного доступа, 1С:Линк гарантированно не будет неожиданно блокировать ваше подключение к программе (как часто бывает с распространенными программами удаленного подключения, в которых сессия часто ограничена по времени и нередки блокировки, если есть подозрение коммерческого, а не личного использования). Плюс у 1С:Линк есть еще одна полезная возможность: он позволяет подключиться к базе из мобильного приложения вашей программы 1С.

Подробную информацию о сервисе см. здесь. Начать работать удаленно можно по ссылке. Мы подготовили ответы на частые вопросы бухгалтеров о переходе на работу через интернет, адаптации привычных процессов к текущей ситуации, возможностях по эффективной и безопасной организации работы из дома.

На удаленке мне придется освоить новую программу и заводить все с нуля? 

Я слышала, что можно работать на удаленке из облака, но ведь год в самом разгаре, отчетность на носу... Заводить все данные с нуля и осваивать новую программу — целое дело, времени нет.

При переходе из «коробки» на удаленную работу через интернет не придется ничего заводить с нуля. Переход в облачный сервис (1С:Фреш) фактически означает перенос вашей текущей, привычной программы на защищенный сервер фирмы «1С». Ваши данные при этом будут храниться в надежном сертифицированном дата-центре.

Для работы в сервисе достаточно подключения к интернету и браузера.

Специального обучения не потребуется. И вы, и ваши коллеги будете работать ровно с той же «1С:Бухгалтерией 8»,«1С:Зарплатой и управлением персоналом 8», «1С:Бухгалтерией 8 КОРП», «1С:Управлением нашей фирмой 8» и другими привычными программами, с которыми работали на ваших компьютерах в офисе (полный перечень здесь). Данные в облачный сервис будут загружены из «коробочной» версии вашей программы, ничего не придется перебивать руками.

Кстати, по возвращении в офис можно будет также выгрузить все данные из облака обратно в локальную версию, установленную на офисном компьютере.

Выгрузить базу в 1С:Фреш вы можете самостоятельно. Если потребуется помощь, то обратитесь к обслуживающему партнеру, с которым у вас заключен договор ИТС. Если вдруг он окажется перегружен или по каким-то иным причинам не сможет вам помочь, можно обратиться к одной из этих компаний. Попробовать 1С:Предприятие через Интернет (1С:Фреш) бесплатно в течение 30 дней можно здесь.

Как перейти на удаленку, если у нас нетиповая программа и много доработок?

А что делать, есть у нас нетиповая программа и много доработок? Я смогу работать в облаке?

Сможете. Для вас есть подходящие варианты для организации работы из дома через интернет.

Если у вас легкие доработки в формате расширений, то можно начать работу в облаке 1С:Предприятие через Интернет (1С:Фреш).

Выгрузить базу в 1С:Фреш вы можете самостоятельно (вот инструкция). Если потребуется помощь, то обратитесь к обслуживающему партнеру, с которым у вас заключен договор ИТС, или на круглосуточную линию поддержки сервиса : 8-800-333-72-27 (звонок бесплатный).

Если вдруг ваш обслуживающий партнер 1С окажется перегружен или по каким-то иным причинам не сможет вам помочь, можно обратиться к одной из этих компаний.

Если у вас серьезные доработки, то можно перенести базу в облако 1С:Готовое рабочее место. Кроме этого, в облако 1С:Готовое рабочее место можно перенести ваши торговые и отраслевые программы.

Проконсультировать вас и предложить наиболее подходящее решение может ваш обслуживающий партнер 1С.

Если у вас еще нет партнера, оставьте, пожалуйста, заявку по e-mail info@1capp.com, мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Если вы по каким-то причинам не хотите или не можете работать через облако, то для безоблачной работы через интернет с нетиповыми программами со множеством доработок можно использовать специализированное решение 1С:Линк. Подробную информацию о сервисе см. здесь.

У нас директор против «облаков», получается, я не смогу работать из дома?

У нас директор против «облаков», да и сама я, если честно, тоже не особо им доверяю. Получается, что для меня работать дома не вариант?

Почему не вариант? Мы предлагаем решения и для безоблачной работы в интернете.

В вашей ситуации доступ к вашей программе 1С, установленной на вашем офисном компьютере, можно организовать через интернет с помощью сервиса 1С:Линк.

Для этого на ваш офисный компьютер, где установлена программа 1С, потребуется поставить Агент 1С:Линк и выбрать базы, к которым нужно настроить удаленное подключение. Полную инструкцию по настройке см. здесь.

Если у вас возникнут трудности с настройкой сервиса, обратитесь к вашей обслуживающей 1С организации. На всякий случай дадим ссылку на список партнеров 1С в вашем регионе, если вы не знаете, к кому обратиться за помощью.

И не выключайте компьютер с Агентом 1С:Линк!

При работе через сервис вы подключаетесь к базе, которая находится у вас в офисе. То есть ваш рабочий компьютер станет сервером, к которому вы будете подключаться для работы с 1С. Ну и, конечно, так как вы будете работать с программами 1С через интернет, для комфортной работы у вас должен быть хороший интернет как в офисе, так и дома.

Важный нюанс: если у вас базовая версия 1С, 1С:Линк вам не подойдет. Если программа базовая, оптимальный вариант удаленной работы — перейти на 1С:Фреш. Вы сами легко сможете подключиться и перенести базу. Все инструкции можно посмотреть здесь. В случае необходимости вам помогут наши партнеры и круглосуточная линия поддержки : 8-800-333-72-27 (звонок бесплатный).

А как я отчетность из дома сдавать буду?

А как я отчетность из дома сдавать буду? Программа же в офисе.

1С:Отчетность без проблем работает и в облаке, и через 1С:Линк и не требует специальных настроек. Не забудьте забрать с собой из офиса ключ электронной цифровой подписи. В облачной программе все действия с отчетностью производятся в хорошо знакомой 1С без переключения в другие программы, выгрузки/загрузки файлов и без повторного заполнения форм.

Перед отправкой сервис 1С:Отчетность проверит правильность заполнения форм. Не волнуйтесь, сдача отчетности из дома ничем не отличается от того, что вы делаете в офисе: все пройдет привычно, без каких-либо специфических нюансов. 

Информация о хранении ключей электронной подписи для 1С:Отчетности в сервисе 1С:Фреш размещена здесь. При необходимости за помощью рекомендуем обращаться к партнеру, с которым у вас заключен договор сопровождения, или на круглосуточную линию поддержки сервиса : 8-800-333-72-27 (звонок бесплатный).

Если вы решите работать удаленно через 1С:Линк и будете подключаться к вашему компьютеру в офисе, то проблем со сдачей отчетности также не возникнет. Главное, чтобы на вашем офисном компьютере был установлен криптопровайдер (КриптоПро или VipNep) и ключи шифрования (на usb-накопителе или в локальном контейнере/реестре). С настройкой вы можете справиться самостоятельно, обратившись к инструкции. Если возникнут сложности, то вам помогут наши партнеры или линия поддержки по телефону: 8 (800) 333-93-13 (линия 5).

А дома у меня будут работать 1С:Контрагент и другие сервисы?

На своем офисном компьютере я привыкла пользоваться 1С:Контрагентом. Было удобно, когда карточки всех контрагентов заполнялись автоматически. А при удаленке мне, что же, снова придется все самой вбивать?

Когда вы начнете работать из дома и перейдете в 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место или на работу через 1С:Линк, все используемые ранее сервисы, включая 1С:Контрагент, будут работать в привычном для вас режиме.

Вы будете работать ровно в той же «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Зарплатой и управлением персоналом 8» и т. д., с которой работали на ваших компьютерах в офисе.

И все сервисы, которые были доступны вам в «коробочной» версии вашей программы, без каких-либо ограничений будут работать и в облаке, и при безоблачном подключении через 1С:Линк.

Так что самостоятельно заносить всю информацию о контрагентах не придется — программа и при работе на дому все сделает за вас.

А что делать с первичкой? 

Это все прекрасно, но что делать с первичкой? Я не хочу, чтобы курьеры приезжали ко мне домой.

Вариантов несколько. Если вы доверяете контрагентам, можно просить их присылать вам сканы или фото документов. Или можно оставить в офисе «дежурного», который будет все полученные документы фотографировать и оперативно пересылать вам. Кстати, сейчас в облачном решении 1С:Фреш для «1С:Бухгалтерии» проходит тестирование нового сервиса по распознаванию документов — если вам интересно, вы можете присоединиться к пилотному проекту, написав нам на izdoma@1c.ru. При использовании сервиса для распознавания документов все загруженные фотографии первички будут заноситься сразу в качестве документа в «1С:Бухгалтерии» с распознаванием и разнесением данных по необходимым полям документа в программе.

Возможно, более радикальным, но при этом самым эффективным способом отказаться от контактов и взаимодействия с почтовыми и курьерскими сервисами станет переход на электронный документооборот. Переход на ЭДО эффективен тем, что документы от контрагентов — приходные накладные, акты, счета-фактуры и т. д. — сразу попадают в вашу программу (сервис работает в облаке, он встроен в наши программы — не потребуется никаких внешних платных обработок). Что важно, все документы будут иметь такую же юридическую силу, что и бумажные с подписью и печатью. То есть в дальнейшем не нужно будет беспокоиться о получении оригиналов. Все документы при этом будут храниться в самой программе: можно быстро найти и отправить их, если соответствующий запрос придет из налоговой.

Волнует вопрос повышения квалификации: дома я буду оторвана от информации

В законах, в программе регулярно что-то меняется, раньше мы ходили в Лекторий, но теперь придется сидеть дома и быть оторванной от информации.

Мы предусмотрели этот вопрос. На текущий период 1С:Лекторий перенесен в формат онлайн: то есть у вас есть возможность подключаться к прямым трансляциям каждый четверг и получать необходимую информацию. Слушайте топовых чиновников и спикеров 1С из любого региона, подключившись к онлайн-трансляции.

Кроме того, можно записаться на онлайн-курсы: в текущей неустойчивой ситуации это возможность отвлечься от негативных настроений. Сосредоточьтесь на учебе, прокачайте навыки в профессии, освойте новые программы, сдайте , чтобы по окончании пандемии иметь более привлекательные возможности на рынке труда. Онлайн-курсы 1С:Учебного центра № 1 проводятся ведущими специалистами фирмы «1С», по окончании выдаются свидетельства государственного образца. Записаться на ближайший онлайн-курс можно здесь.

Пообщаться и обсудить онлайн важные изменения законодательства с коллегами можно на профессиональном форуме для бухгалтеров.

Как правильно оформить переход сотрудников на удаленку?

Мы переводим сотрудников на удаленку. Как это документально оформить, чтобы потом не было претензий от проверяющих?

По законодательству, если принято решение перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то с ними нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе. Сделать это можно после подачи сотрудником заявления о переходе на удаленную работу.

Также работодатель может издать приказ о переводе всех сотрудников на дистанционную работу. Однако в таком случае перевод будет считаться инициативой работодателя. Это повлечет обязательное уведомление работников о переводе не менее чем за 2 месяца. В свою очередь нарушение этих сроков грозит работодателю штрафами за нарушение трудового законодательства. Поэтому лучше брать с сотрудников заявления.

Кроме заключения дополнительных соглашений к трудовым договорам потребуется также внести изменения в локальные нормативные акты, в которых определен порядок корпоративного документооборота, взаимодействия, доступа к корпоративным базам данных и иной информации.

Сотрудникам, которым будет установлен удаленный доступ к внутренним сетевым ресурсам, необходимо установить правила работы со средствами индивидуальной идентификации.

Форму дополнительного соглашения и заявления сотрудника можно скачать в информационной системе 1С:ИТС.

1С:Отвечает аудитор
Если у вас возникнут вопросы по заполнению и оформлению кадровых документов, обратитесь к аудиторам (сервис на «Отвечает аудитор»). Для пользователей ИТС ПРОФ данный сервис входит в стоимость договора. Вы можете получить неограниченное количество письменных консультаций от наших экспертов.

Неофициально, в случае экстренного перехода на удаленную работу сотрудников, рекомендуем попросить их напечатать или написать от руки заявление, подписать и прислать фотографию заявления, а впоследствии заменить это на соответствующий законодательству документ.

А как я буду обновлять программу дома? И что с техподдержкой?

А что с технической поддержкой? Если я буду работать дома, то как ко мне приедет сервис-инженер для обновлений и решения каких-то неполадок с программой?

Для начала сразу вас успокоим, ключевое преимущество всех облачных решений — программа обновляется автоматически, и через 1С:Фреш вы всегда работаете в самом актуальном релизе вашей привычной «1С:Бухгалтерии 8» или «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Но если все же возникнут вопросы или что-то перестанет получаться, то поддержка сервис-инженером также возможна в удаленном формате.

Для связи со специалистом поддержки можно настроить 1С:Коннект бесплатно, прямо из дома — при необходимости специалист сможет подключиться к вашему компьютеру и помочь. Через 1С:Коннект можно звонить, писать на линию поддержки в чате, пересылать файлы и предоставлять доступ к своему экрану. Запуск 1С:Коннекта займет не более трех минут, воспользуйтесь пошаговой инструкцией или обратитесь к обслуживающему партнеру.

Если в качестве дистанционного подключения вы выбрали безоблачное решение 1С:Линк, то сервис-инженер может провести удаленное обновление программы, установленной на вашем офисном компьютере.

Нам заплатили за товар, но у нас возникли сложности с поставкой из Китая...

Нам заплатили за товар, но возникли сложности с нашим поставщиком из Китая, поэтому отгрузить товар покупателю мы не можем. Как мне все это правильно оформить документально, чтобы потом ко мне не было претензий?

К сожалению, риск возникновения подобных ситуаций при текущей эпидемиологической обстановке действительно высок.

Возможны и задержки оплат, и сбои в поставках по независящим от вас причинам. Главное — не теряться.

На наш взгляд, следует озаботиться тем, чтобы правильно оформить форс-мажорную ситуацию, дабы не попасть на штрафные санкции от контрагента. Чтобы чувствовать себя подкованнее в данном вопросе, рекомендуем следовать пошаговой инструкции, опубликованной в информационной системе 1С:ИТС.

1С:Отвечает аудитор
Если у вас есть договор ИТС ПРОФ и возникают вопросы по заполнению и оформлению бухгалтерских документов, обратитесь к аудиторам. В ответ вам будет представлена письменная консультация наших экспертов. Количество обращений неограниченно.

В переходе на удаленку меня беспокоит то, что я окажусь отрезанной от коллектива...

В переходе на удаленку меня беспокоит то, что я могу оказаться отрезанной от коллектива. Достаточно сложно решать рабочие вопросы, не видя друг друга и не имея возможности быстро обсудить возникший вопрос, например, по конкретному документу.

Вы, безусловно, правы: в работе бухгалтерии, особенно в отчетные периоды, критически важна оперативная коммуникация. И при удаленной работе полноценное и эффективное обсуждение рабочих вопросов вполне реализуемо.

Мы предусмотрели этот вопрос. При удаленной работе без каких-либо препятствий можно инициировать обсуждение с коллегами в самой программе и прямо в разрезе конкретного документа. Вы все будете видеть и понимать, о чем именно идет речь, и обсуждение будет таким же эффективным, как если бы вы находились рядом друг с другом в офисе и смотрели на файл с одного компьютера.

Здесь платформа «1С:Предприятие» предлагает «Систему взаимодействия» — механизм, позволяющий пользователям 1С обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, устраивать аудио- и видеоконференции. Начиная с версии платформы 8.3.16 есть возможность демонстрировать экран своего компьютера в ходе видеозвонка. Все коммуникации в «Системе взаимодействия» проводятся непосредственно в окне вашей программы 1С. Поддерживаются контекстные обсуждения, связанные с конкретными объектами приложения (документами, элементами справочников, отчетами и т. п.).

При этом вся переписка сохраняется вместе с объектом приложения и отображается вместе с ним. Например, у вас возник вопрос по какому-то входящему документу, вы можете прямо в форме этого документа инициировать общение с коллегами и обсудить нюансы в привязке к нему.

Выглядит это вот так (см. рис. 1).

«1С:Предприятие» уже «знает» сотрудников вашей организации — не надо искать и вводить их адреса и имена. По сравнению с обычными мессенджерами и видеозвонками, в данной системе все общение остается только в системе вашего предприятия — сторонние операторы его никак не получат.

В рамках «Системы взаимодействия» поддерживается одновременное использование нескольких прикладных решений 1С. В результате пользователи, работающие в одном приложении (например, «1С:ERP Управление предприятием»), могут обмениваться сообщениями и видеозвонками с пользователями других приложений (например, «Бухгалтерия предприятия»).

Для функционирования «Системы взаимодействия» необходим «1С:Сервер взаимодействия»: он может быть развернут в локальной сети предприятия.

В качестве временной меры можно также использовать сервер, развернутый фирмой «1С» в интернете. Это удобное решение, чтобы и при дистанционной работе вне офиса оставаться в тесной связи с коллегами и эффективно и быстро решать любые рабочие вопросы.

1С:Сервер взаимодействия

Для организаций, имеющих лицензии «1С:Предприятия» уровня КОРП, продукт «1С:Сервер взаимодействия» доступен без дополнительной оплаты. Остальные организации для работы с системой взаимодействия могут приобрести продукт «1С:Сервер взаимодействия. Электронная поставка» (стоимость на момент публикации — 50 400 руб.). Подробнее об этом написано в Информационном письме фирмы «1С» №26598 от 11.12.2019. Для использования сервера, развернутого в Интернете, дополнительное лицензирование не требуется.

Подробнее о «Системе взаимодействия» см. здесь.

«Система взаимодействия» доступна также в мобильном клиенте 1С:Предприятия, подробнее см. здесь.

И напоследок: для того, чтобы эффективнее организовать свой рабочий день, находясь дома, следуйте нашим рекомендациям, и все обязательно получится!

Всем желаем здоровья, пусть цифровизация поможет не только пережить сложное время, но и даст новый импульс к развитию вашего бизнеса в будущем!