Подготовка к переходу на новый план счетов бюджетного учета

Подготовительные мероприятия по переходу на новый порядок бюджетного учета

Также читайте: Бюджетный учет в 2005 году

В соответствии с приказом Минфина России от 26.08.2004 № 70н новый план счетов бюджетного учета и инструкция по его применению вводятся в действие с 1 января 2005 года, переход к применению новой Инструкции по бюджетному учету необходимо осуществить до 1 октября 2005 года по мере организационно-технической готовности учреждений. И тем не менее многие бухгалтеры понимают, что проще перейти на новый план счетов и новый порядок учета в начале финансового года, и планируют переходить на новый план счетов с 1 января 2005 года.

Новый план счетов имеет кардинально новую структуру и кодировку счетов. А так как план счетов является основой конфигурации, фирма "1С" разрабатывает новую типовую конфигурацию - "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5). Вести бухгалтерский учет бюджетных учреждений по Инструкции от 26.08.2004 № 70н надо будет в новой информационной базе. Предполагается автоматический перенос из используемой сейчас типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) всей необходимой нормативно-справочной информации (данные констант и справочников, не потерявших актуальность) в новую конфигурацию. Также разрабатывается конвертер для переноса остатков.

Новая инструкция по применению плана счетов бюджетного учета содержит новый порядок учета ряда объектов. Кроме того, теперь на учет следует поставить ряд объектов, которые ранее не отражались в балансах бюджетных учреждений. Поэтому необходимо заранее начать работу по подготовке к переходу на новый план счетов. Об этом на региональном совещании финансовых органов (сборник материалов совещания "Реформирование бюджетного учета и отчетности в Российской Федерации. Место и роль финансовых органов субъектов РФ в процессе реформирования" опубликован на интернет-сайте Минфина России: http://www.minfin.ru/pmfkrf/rbuorf.htm) говорила заместитель Министра финансов РФ, начальник Главного управления Федерального казначейства Минфина России Татьяна Геннадьевна Нестеренко:

Таким образом, прежде чем переносить остатки со старого плана счетов на новый, необходимо провести полную инвентаризацию всех объектов имущества и финансовых обязательств и отразить ее результаты в учете:

• списать с учета неиспользуемые по причине ветхости и непригодности для дальнейшего использования малоценные предметы и основные средства, которые не требуют разрешения Федерального агентства по управлению федеральным имуществом или его территориального органа на списание;
• отразить потери и недостачи;
• поставить на учет излишки;
• проанализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, списать за баланс задолженность с истекшим сроком исковой давности, нереальную к взысканию,и т.п.

При инвентаризации необходимо обратить внимание на то, что в соответствии с новым порядком появляются новые объекты учета, которые в настоящее время (в соответствии с инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях № 107н (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н) на балансе не отражаются.

Поэтому необходимо также провести инвентаризацию имущества и обязательств, которые пока не числятся на вашем балансе, но которые следует поставить на учет в 2005 году.

Затем необходимо определиться по каждому объекту учета - на каком счете нового плана счетов он будет учитываться.

Рассмотрим порядок действий бухгалтера более подробно.

Инвентаризация при переходе на новый порядок учета

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49), а также Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н, далее - Инструкция № 107н).

В соответствии с пунктом 26 Инструкции № 107н для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия.

Возглавлять эту комиссию должен руководитель учреждения либо его заместитель. Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Кроме проверки состояния и наличия имущественных ценностей они имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества.

Поэтому в целях подготовки к переходу учреждения на новый план счетов бухгалтерского учета будет целесообразным ознакомить членов рабочих комиссий с требованиями Инструкции № 70н в части учета имущественно-материальных ценностей.

Результаты инвентаризации оформляются:

• инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) ф. 401 - по объектам основных средств, предметам малоценного инвентаря, материальным запасам, готовой продукции;
• актом инвентаризации наличных денежных средств ИНВ № 15 (ф. 0317013) - по наличным денежным средствам;
• инвентаризационной описью ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности ИНВ № 16 (ф. 0317014) - по ценным бумагам и бланкам документов строгой отчетности;
• актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ИНВ № 17 (ф. 0317015) - по расчетам;
• актом о результатах инвентаризации (ф. 835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф. 836).

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на ТМЦ должны быть сданы в бухгалтерию и все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются. По ним составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Результаты инвентаризации отражаются в порядке, изложенном в пункте 26 Инструкции № 107н.

В конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) предусмотрено заполнение инвентаризационных описей данными бухгалтерского учета автоматически по данным, хранящимся в программе.

На объекты, которые надо поставить на учет в соответствии с новым порядком бюджетного учета, надо оформить отдельные инвентаризационные описи. Если нет бумажных бланков, необходимый бланк можно сформировать в "Бухгалтерии для бюджетных организаций" (ред. 4) и отредактировать данные средствами "1С:Предприятия" или Excel (сохранив бланк как таблицу Excel).

В программе "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) согласно Инструкции № 107н учет имущественно-материальных ценностей ведется по источникам финансирования, материально-ответственным лицам, учет основных средств ведется также по подразделениям. Поскольку в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) учет имущества ведется в аналогичных разрезах, то рекомендуем формировать инвентаризационные описи не только по конкретному МОЛ, но и по конкретному подразделению (указывать в настройке параметров формирования инвентаризационных описей конкретные материально ответственное лицо и подразделение), а также по конкретному источнику финансирования. Это особенно важно для основных средств, по которым ведется групповой учет.

В сформированном отчете будут представлены данные бухгалтерского учета по всем объектам, которые числятся за указанным МОЛ, подразделением.

Форма инвентаризационной описи (ф. 401) имеет дополнительную графу "Примечание", в которой при формировании в конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (меню "Отчеты - Инвентаризация) для каждой номенклатуры (номенклатурной группы) имущественно-материальных ценностей автоматически проставляется счет бухгалтерского учета (по Инструкции № 107н). При проведении инвентаризации целесообразно в этой графе проставить также счет бухгалтерского учета по новому плану счетов.

Переход-2005: основные средства

Амортизация основных средств

Задание кодов по ОКОФ

Проставление счетов по новому плану счетов

Инвентарные номера

При переходе на новый порядок учета основных средств следует обратить внимание на следующее:

• изменен состав субсчетов счета 01 (101.01) "Основные средства";
• изменены критерии отнесения объектов (предметов) к основным средствам;
• отменены правила присваивания инвентарных номеров;
• вместо годового износа - ежемесячное начисление амортизации.

Согласно пункту 23 Инструкции № 70н учет основных средств ведется в соответствии с классификацией, установленной Общероссийским классификатором основных фондов (далее ОКОФ) на следующих синтетических субсчетах плана счетов бюджетного учета:

• 101.01 "Жилые помещения";
• 101.02 "Нежилые помещения";
• 101.03 "Сооружения";
• 101.04 "Машины и оборудование";
• 101.05 "Транспортные средства";
• 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь";
• 101.07 "Библиотечный фонд";
• 101.08 "Мягкий инвентарь";
• 101.09 "Драгоценности и ювелирные изделия";
• 101.10 "Прочие основные средства".

Здесь и далее приведены только синтетические и аналитические счета нового плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 26.08.2004 № 70н. Для удобства восприятия коды аналитических счетов (субсчета) приведены через точку.

Кроме объектов, входящих в состав ОКОФ, подлежат бюджетному учету:

• ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также самородки драгоценных металлов и драгоценные камни, слитки и бруски золота, серебра, платины и палладия, а также монеты из драгоценных металлов (золота, серебра, платины и палладия), за исключением монет, являющихся валютой РФ, находящихся в составе государственных запасов драгоценных металлов и драгоценных камней на счете 101.09 "Драгоценности и ювелирные изделия";
• белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.), постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.), одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.), обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.), спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.) на счете 101.08 "Мягкий инвентарь";
• посуда в составе счета 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь";
• виды специальных (военных) основных средств по соответствующим счетам аналитического учета счета 101 "Основные средства".

Поэтому для перевода находящихся в учете основных средств на новый план счетов их необходимо группировать по субсчетам нового плана счетов в соответствии с ОКОФ. Кроме того, на основании принадлежности ОС к той или иной группе по ОКОФ производится определение нормы амортизации.

Амортизация основных средств

Согласно пункту 40 Инструкции № 70н расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

Согласно пункту 40 Инструкции № 70н срок полезного использования объектов основных средств определяется при принятии объектов к бухгалтерскому учету в соответствии с классификацией объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, установленной Правительством РФ.

Для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается учреждением в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.

На момент подготовки статьи автору известно только постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы г. (в ред. Постановлений Правительства РФ от 09.07.2003 № 415, от 08.08.2003 № 476). Согласно указанному документу классификация ОС по срокам полезного использования производится исходя из принадлежности к группе ОКОФ.

В "Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) в карточке основного средства (нематериального актива) амортизационная группа определяется автоматически исходя из заданного кода по ОКОФ.

Поэтому очень важно заранее определить принадлежность каждого основного средства к определенной группе по ОКОФ, а также определить срок полезного использования.

Задание кодов по ОКОФ

В конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) предусмотрена классификация основных средств и нематериальных активов по кодам ОКОФ. Для этой цели в справочнике "Основные средства" используется реквизит "Код по ОКОФ". В нем строкой текста (10 позиций) указывается код по Общероссийскому классификатору основных фондов, утвержденному постановлением Госкомстата России от 26.12.1994 № 359. При указании кода вместо пробела после первых двух символов кода следует использовать знак подчеркивания.

В организациях с большой номенклатурой основных средств код по ОКОФ может выбираться из справочника "ОКОФ".

Классификатор ОКОФ содержит очень большую номенклатуру записей, поэтому изначально справочник "ОКОФ" поставляется незаполненным. Если в организации используется небольшая номенклатура ОС, вы можете ввести в справочник "ОКОФ" только необходимые коды. Если в организации используется номенклатура ОС более тысячи позиций, вы можете загрузить ОКОФ из архива, входящего в комплект поставки конфигурации.

В состав конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) входит классификатор ОКОФ в виде текстового файла Okof.txt. При установке дистрибутива (обновления) файл Okof.txt содержится в каталоге с информационной базой (обычно это каталог 1SBUD4). Справочник "ОКОФ" можно загрузить из текстового файла Okof.txt с помощью обработки "Загрузка ОКОФ" (меню "Сервис - Обмен данными").

Если вы не классифицировали свои основные средства по ОКОФ и у вас нет классификатора ОКОФ в печатном виде или в правовой базе данных, то для классификации основных средств можно воспользоваться информацией, содержащейся в файле Okof.txt. Файл Okof.txt можно открыть для просмотра и печати непосредственно из программы "1С:Бухгалтерия" (меню "Файл - Открыть") и при необходимости распечатать (меню "Файл - Печать").

Рекомендуем классифицировать по ОКОФ все имеющиеся объекты основных средств и нематериальных активов - заполнить в справочнике "Основные средства" реквизит "Код по ОКОФ" для каждого объекта. Это позволит заполнить соответствующий реквизит в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) при автоматическом переносе нормативно-справочной информации.

Если вы классифицировали свои основные средства по ОКОФ (в справочнике "Основные средства" для каждого инвентарного номера заполнен реквизит "Код по ОКОФ"), то для проставления новых счетов удобно использовать отчет "Опись инвентарных карточек (ОС-10)" (меню "Отчеты - Учет ОС и НМА"), в котором выдается перечень основных средств (с детализацией по субсчетам, МОЛ и подразделениям) с указанием кодов ОКОФ. В свободных графах отчета можно проставить коды новых счетов, а также сроки полезного использования. Сформированный отчет при необходимости можно сохранить как таблицу Excel и средствами Excel добавить в него новые графы.

Проставление счетов по новому плану счетов

В таблице приведено соответствие субсчетов счета "Основные средства" по плану счетов, приведенному в Инструкции №107н, и по плану счетов, приведенному в Инструкции № 70н (счета 01 и 101 соответственно).

Соответствие счетов в таблице условно. При группировке объектов по новому плану счетов в первую очередь следует руководствоваться принадлежностью объекта к той или иной группе по ОКОФ.

Как видно из приведенной выше таблицы, объекты, учтенные на счете 010 "Здания", необходимо разделить на жилые и нежилые.

Передаточные устройства по большей части в соответствии с ОКОФ перейдут в состав сооружений на счет 101.02.

В соответствии с пунктом 10 Инструкции № 70н к учету на счете 101 "Основные средства" принимаются материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.

В новом плане счетов нет, как прежде, специальных счетов для учета малоценных предметов. Поэтому такую же работу по инвентаризации следует проделать с малоценными предметами.

При отнесении малоценных предметов в состав основных средств следует руководствоваться пунктом 10 Инструкции № 70н и классификатором ОКОФ.

При этом следует учитывать, что в соответствии с пунктом 23 Инструкции № 70н учету на счете 101.00 "Основные средства" подлежит также мягкий инвентарь, субсчет 101.08 "Мягкий инвентарь", а также посуда - в составе счета 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь".

Учет основных средств будет вестись, как и прежде, в полных рублях.

Как отмечала Т. Г. Нестеренко, заместитель министра финансов РФ, начальник главного управления Федерального казначейства Минфина России, в балансах соответствующих органов власти нужно закрепить все активы и обязательства. Поэтому при переходе на новый план счетов учреждения, которые имеют ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней, а также самородки драгоценных металлов и драгоценные камни, слитки и бруски золота, серебра, платины и палладия, а также монеты из драгоценных металлов (золота, серебра, платины и палладия), за исключением монет, являющихся валютой Российской Федерации, находящиеся в составе государственных запасов драгоценных металлов и драгоценных камней, должны оценить их и поставить на учет на счет 101.09 "Драгоценности и ювелирные изделия". Для постановки на учет в 2005 году на эти объекты следует составить отдельные инвентаризационные описи по источникам финансирования, материально ответственным лицам, местам хранения.

Инвентарные номера

Согласно пункту 19 Инструкции № 70н каждому объекту основных средств, кроме объектов стоимостью до 1 000 рублей включительно, а также мягкого инвентаря, посуды независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Таким образом, новая инструкция по бюджетному учету не определяет, как прежде, порядок присвоения и правила формирования инвентарных номеров. Поэтому необходимо решить - продолжать вести учет объектов по старым инвентарным номерам или присвоить новые. Также необходимо решить, в каком порядке присваивать номера объектам (группам объектов) - малоценным предметам, состоящим на учете на 1 января 2005 года, переводимым в состав основных средств, партиям "малоценных" основных средств, поступающим с 1 января 2005 года. Это решение должно быть принято в рамках распоряжения по ведомству или закреплено в учетной политике самого учреждения.

Обратите внимание, новая Инструкция №70н предусматривает ведение группового (партионного) учета посуды и мягкого инвентаря "независимо от стоимости". Это значит, что для мягкого инвентаря и посуды в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) в справочник "Основные средства" надо будет вводить элементы на каждую номенклатурную единицу или партию посуды и мягкого инвентаря, а не на каждый предмет.

Таким образом, код в справочнике "Основные средства" в "Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) является инвентарным номером для тех объектов, для которых не предусмотрен групповой учет, или номенклатурным номером, для объектов, для которых предусмотрен групповой учет.

Если принято решение об изменении инвентарных номеров у имеющихся основных средств по определенному правилу (целесообразно при небольшом количестве основных средств), то новые инвентарные номера можно заранее проставить, например, в отчете "Опись инвентарных карточек (ОС-10)" (меню "Отчеты - Учет ОС и НМА").

При этом следует учитывать, что при автоматическом переносе данных основные средства будут перенесены под инвентарными номерами, заданными "Бухгалтерией для бюджетных учреждений" (ред. 4) в качеcтве кода элемента справочника основных средств.

Переход - 2005: малоценные предметы

В новом плане счетов нет, в отличие от прежнего, специальных счетов для учета малоценных предметов, поэтому малоценные предметы должны быть переквалифицированы в объекты основных средств, материальных запасов, вложений в нефинансовые активы или признаны расходами прошлого отчетного периода.

Исходя из нового определения основных средств (п. 10 Инструкции № 70н), в их состав предстоит перевести те малоценные предметы, которые имеют срок полезного использования более 12 месяцев, в том числе посуду и мягкий инвентарь.

В соответствии с пунктом 23 Инструкции № 70н мягкий инвентарь, числящийся по инструкции от 30.12.1999 № 107н на счетах 072 и 073, подлежит учету на счете 101.08 "Мягкий инвентарь", а посуда - на счете 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь".

Из малоценных предметов, учтенных на субсчетах 070 и 071, необходимо выделить предметы, срок полезного использования которых более 12 месяцев. Такие малоценные предметы перейдут в состав основных средств. Остальные малоценные предметы следует перевести в состав материальных запасов.

Перевод малоценных предметов в состав материальных запасов

Малоценные предметы, учтенные на счете 070 "Малоценные предметы на складе", срок полезного использования которых менее 12 месяцев, следует перевести в состав материальных запасов на счет 105, распределив их по аналитическим счетам (субсчетам) в соответствии с их назначением.

Малоценные предметы, учтенные на счете 071 "Малоценные предметы в эксплуатации", срок полезного использования которых менее 12 месяцев, следует списать с учета, признав расходами прошлого отчетного периода на счет 401.03 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов".

Перевод малоценных предметов в состав основных средств

В соответствии с пунктом 23 Инструкции № 70н мягкий инвентарь, учтенный сегодня на счетах 072 и 073, по новым правилам подлежит учету на счете 101.08 "Мягкий инвентарь", а посуда - на счете 101.06 "Производственный и хозяйственный инвентарь".

Малоценные предметы со сроком службы более 12 месяцев, подлежащие учету в составе основных средств, необходимо сгруппировать по стоимости:

• до 1 000 рублей включительно;
• более 1 000 рублей.

Это связано с особенностями учета "малоценных" основных средств и начисления амортизации по "малоценным" основным средствам.

Согласно пункту 21 Инструкции № 70н основные средства стоимостью до 1 000 рублей включительно при выдаче в эксплуатацию списываются с учета в дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 401.01.172 "Доходы от реализации активов". Поэтому малоценные предметы, учтенные на счете 071 "Малоценные предметы в эксплуатации" стоимостью до 1 000 рублей включительно будут списаны с учета на счет 401.03 "Финансовый результат прошлых отчетных периодов".

Здесь хотелось бы обратить внимание на следующее. В составе счета 071 могут находиться исправные малоценные предметы, пригодные для дальнейшего использования, стоимость которых стала менее 1 000 рублей в результате деноминации 1997 года, переоценок и инфляции, которая длилась более 15 лет. Это, например, телевизоры, холодильники, различные приборы и т. п. По новой инструкции такие МП необходимо списать с баланса. Однако, мы рекомендуем организовать забалансовый учет таких "малоценных" основных средств.

Малоценные предметы, учтенные на счете 071, стоимостью свыше 1 000 рублей перейдут в состав основных средств. При группировке объектов по аналитическим счетам (субсчетам) счета 101 "Основные средства" нового плана счетов следует руководствоваться принадлежностью объекта к той или иной группе по ОКОФ.

Согласно пункту 44 Инструкции № 70н по объектам основных средств амортизация будет начисляться в следующем порядке:

• на объекты основных средств и нематериальных активов стоимостью до 1 000 рублей включительно амортизация не начисляется, такие объекты списываются с учета (в уменьшение доходов "от реализации активов") при выдаче в эксплуатацию;
• на объекты основных средств и нематериальных активов стоимостью от 1 000 рублей до 10 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Таким образом, для "малоценных" основных средств не надо определять срок полезного использования и норму амортизации, поскольку на них амортизация или не начисляется, или начисляется единовременно в размере 100 %.

Особо следует остановиться на малоценных предметах, учтенных на счетах 070 "Малоценные предметы на складе", 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе".

В соответствии с Инструкцией № 70н первоначальная стоимость основных средств формируется на счете 106 "Вложения в нефинансовые активы". Согласно пункту 75 Инструкции № 70н законченные и сданные в эксплуатацию объекты нефинансовых активов принимаются в состав основных средств (Дебет 101 "Основные средства"). С другой стороны, согласно пункту 21 той же инструкции "принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, безвозмездном получении, изготовлении хозяйственным способом, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 101 "Основные средства". Таким образом, к учету на счете 101 могут приниматься готовые к эксплуатации основные средства, на которые оформлены соответствующие документы по формированию первоначальной стоимости, которые как передаются в эксплуатацию, так и находятся на складе.

Поэтому малоценные предметы, учтенные на счетах 070, 072 можно перевести как в состав нефинансовых активов (счет 106), так и в состав основных средств (счет 101), руководствуясь тем, что первоначальная стоимость "малоценных" основных средств уже сформирована, и в них не потребуется дополнительных финансовых вложений.

В таблице приведено соответствие субсчетов счета 07 "Малоценные предметы" по плану счетов, приведенному в Инструкции №107н, счетам по плану счетов, приведенному в Инструкции № 70н.

Переход - 2005: нематериальные активы

В соответствии с пунктом 33 Инструкции № 70н в состав нематериальных активов включаются активы, которые удовлетворяют одновременно следующим условиям:

• отсутствие материально-вещественной (физической) структуры;
• возможность идентификации (выделения, отделения) от другого имущества;
• использование в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения;
• использование в течение длительного времени, то есть срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
• не предполагается последующая перепродажа данного имущества;
• наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т.п.).

В состав объектов нематериальных активов не включаются:

• не давшие положительного результата научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
• не законченные и не оформленные в установленном законодательством порядке научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
• материальные объекты (материальные носители), в которых выражены произведения науки, литературы, искусства, программы для ЭВМ и базы данных.

При проведении инвентаризации следует проверить, соответствуют ли нематериальные активы, числящиеся на балансе вашего учреждения, требованиям новой инструкции по бюджетному учету. В состав нематериальных активов должны быть включены только исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности, определенные соответствующими законами - Федеральный закон от 09.07.1993 № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах", Федеральный закон от 23.09.1992 № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных", Федеральный закон от 23.09.1992 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" и др.

Обратите внимание на то, что, в отличие от действующей Инструкции № 107н, в состав счета 103.01 "Нематериальные активы" не включаются программы для ЭВМ и базы данных, на которые учреждение не имеет исключительных прав, а также отдельные квартиры, приобретенные для учреждений в объектах жилого фонда, находящихся на балансах других организаций.

Отдельные квартиры, приобретенные для учреждений в объектах жилого фонда, находящихся на балансах других организаций, перейдут в состав счета 101.01 "Жилые помещения".

Согласно письму Минфина России от 16.05.2003 № 03-01-01/11-15 копии приобретаемых программных продуктов, на которые организация не имеет исключительных прав, не являются нематериальными активами, то есть не должны учитываться в составе нематериальных активов на счете 031, а должны списываться на расходы в момент приобретения.

Поэтому в процессе инвентаризации на основании документов поступления следует выявить:

• программное обеспечение, на которое имеются исключительные права;
• программное обеспечение, предустановленное при приобретении вычислительной техники;
• программное обеспечение, на которое у вашего учреждения нет исключительных прав.

Программное обеспечение, на которое имеются исключительные права, перейдет в состав счета 103.01 "Нематериальные активы". Стоимость программного обеспечения, предустановленного при приобретении вычислительной техники, должна учитываться в стоимости этой вычислительной техники.

Копии программ для ЭВМ и баз данных, числящиеся на счете 031 "Нематериальные активы", на которые у вашего учреждения нет исключительных прав, до перехода на новый план счетов необходимо списать с учета. В Акте на списание или бухгалтерской справке в качестве причины списания можно указать: "подлежит исключению из состава нематериальных активов в соответствии с письмом Минфина России от 16.05.2003 № 03-01-01/11-15".

Также следует обратить внимание на то, что в отличие от действующей Инструкции № 107н, по Инструкции № 70н на объекты нематериальных активов ежемесячно должна начисляться амортизация.

Согласно пункту 40 Инструкции № 70н расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

Срок полезного использования объектов нематериальных активов определяется учреждением исходя из срока действия патента, свидетельства и других ограничений сроков использования объектов интеллектуальной собственности согласно законодательству РФ, ожидаемого срока использования этого объекта. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы амортизации устанавливаются в расчете на двадцать лет (но не более срока деятельности учреждения).

Согласно пункту 44 Инструкции № 70н по объектам основных средств и нематериальных активов амортизация начисляется в следующем порядке:

• на объекты основных средств и нематериальных активов стоимостью до 1 000 рублей включительно амортизация не начисляется;
• на объекты основных средств и нематериальных активов стоимостью от 1 000 рублей до 10 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию;
• на объекты основных средств и нематериальных активов стоимостью свыше 10 000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами.

Поэтому по объектам нематериальных активов, стоимостью свыше 10 000 рублей в процессе инвентаризации необходимо определить срок полезного использования. В "Бухгалтерии для бюджетных учреждений" (ред. 5) норма амортизации будет рассчитана автоматически исходя из балансовой стоимости НМА и срока полезного использования.

Переход - 2005: непроизведенные активы

Согласно пункту 4 приказа Минфина России от 26.08.2004 № 70н с 1 января 2006 года необходимо обеспечить бухгалтерский учет непроизведенных активов в соответствии с требованиями новой Инструкции по бюджетному учету. С 1 января 2005 года по 31 декабря 2005 года бухгалтерский учет поступающих в собственность и реализуемых земельных участков необходимо осуществлять по стоимости поступления и реализации.

Непроизведенными активами в составе счета 102 признаются активы, используемые в процессе деятельности учреждения, не являющиеся продуктами производства, права собственности на которые должны быть установлены и законодательно закреплены (земля, ресурсы недр и пр., п. 24 Инструкции № 70н).

Таким образом, если ваше учреждение имеет на указанные объекты правоустанавливающие документы, то они также должны найти свое отражение в материалах инвентаризации.

Переход - 2005: материальные запасы

В соответствии с Инструкцией № 70н материальные запасы в форме сырья и материалов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, учитываются на счете 105 "Материальные запасы" (п. 48 Инструкции № 70н).

К материальным запасам относятся:

• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ (п. 49 Инструкции № 70н).

Учет материальных запасов ведется на следующих субсчетах Плана счетов бюджетного учета (п. 61 Инструкции № 70н):

• 105.01 "Медикаменты и перевязочные средства";
• 105.02 "Продукты питания";
• 105.03 "Горюче-смазочные материалы";
• 105.04 "Строительные материалы";
• 105.05 "Прочие материальные запасы";
• 105.06 "Готовая продукция".

Таким образом, в состав материальных запасов по новой Инструкции включается также готовая продукция, учтенная прежде на счете 080 "Готовая продукция".

Обратите внимание, что в соответствии с пунктом 74 Инструкции № 107н строительные материалы, предназначенные для текущего и капитального ремонта, учитывались в составе счета 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности". В новой Инструкции для них предусмотрен счет 105.04 "Строительные материалы".

Материальные ценности, учитываемые на счете 068 "Материалы в пути", - это материалы, оплаченные учреждениями по иногородним поставкам, но не поступившие к концу месяца на склад, а также материалы, полученные на склады групп централизованного снабжения и хозяйственного обслуживания и не распределенные по учреждениям, в соответствии с Инструкцией № 70н должны учитываться в составе счета 107 "Нефинансовые активы в пути" (см. табл. 1).

На счете 107 "Нефинансовые активы в пути" учитывается стоимость объектов основных средств, нематериальных активов, материалов, отгруженных поставщиками, но не поступивших к концу отчетного периода в учреждение, при осуществлении расчетов по аккредитиву, а также при движении объектов нефинансовых активов по централизованному снабжению (п. 82 Инструкции № 70н).

В соответствии с проектом Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности не предусматривается наличие остатков по состоянию на 1 января по счету 107 "Нефинансовые активы в пути". Поэтому, возможно, придется относить стоимость объектов основных средств, нематериальных активов, материалов, отгруженных поставщиками, но не поступивших в учреждение к концу 2004 года, на расчеты с поставщиками.

Таблица 1.

Все, что не имеет прямого соответствия новому плану, счетов необходимо отразить по счету "Прочие материальные запасы".

В таблице 2 приведено соответствие счетов по учету материальных запасов, готовой продукции по плану счетов, приведенному в Инструкции №107н, и субсчетов счета 105 "Материальные запасы" по плану счетов, приведенному в Инструкции № 70н.

Таблица 2

В "Бухгалтерии для бюджетных организаций" (ред. 4) имеется возможность формировать отчет "Инвентаризационная опись ф. 401" по конкретному счету бухгалтерского учета. Рекомендуем воспользоваться этой возможностью и сформировать по каждому счету учета материальных запасов отдельные инвентаризационные описи. В шапке такой инвентаризационной описи можно будет указать новый счет бухгалтерского учета.

Обращаем внимание, что в новой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" (ред. 5) учет материальных запасов ведется не только по материально ответственным лицам, но и по подразделениям.

Поэтому целесообразно в инвентаризационных описях проставить также место хранения (реквизит "Место проверки").

Инвентаризации подлежат также материальные запасы, учитываемые на забалансовых счетах:

• товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
• материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению;
• бланки строгой отчетности; переходящие спортивные призы, кубки и др.

В новом плане счетов для всех перечисленных ценностей предусмотрены соответствующие забалансовые счета, однако их кодировка изменена. Поэтому в шапке инвентаризационных описей по забалансовым счетам целесообразно проставить также номера счетов по Инструкции № 70н.

Следует отметить, что в соответствии с новой Инструкцией спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ по конкретной теме заказчика, переданное со склада в научное подразделение для выполнения работ по теме (договору), учитывается на счете 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками" (прежде учитывалось на счете 02 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение").

В таблице 3 приведено соответствие забалансовых счетов по учету материальных запасов, приведенных в Инструкции № 107н, счетам плана счетов, приведенного в Инструкции № 70н.

Таблица 3.

В скобках указаны номера забалансовых счетов в типовых конфигурациях.

Следует обратить внимание на появление в плане счетов бюджетного учета нового забалансового счета 13 "Экспериментальные устройства". На этом счете учитываются основные средства и материальные ценности, использованные при изготовлении экспериментальных устройств, необходимых при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ до момента проведения демонтажа этих устройств. После проведения демонтажа возможные к использованию основные средства и материалы списываются с забалансового счета и отражаются на балансе по рыночной стоимости на дату принятия к бюджетному учету. Аналитический учет по счету ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.

Поэтому при наличии подобных экспериментальных устройств при проведении инвентаризации необходимо определить их составные части, отразить их в Инвентаризационных описях по материально ответственным лицам и подразделениям для дальнейшей постановки на учет на счет 13 "Экспериментальные устройства".

Переход - 2005: расчеты с поставщиками и подрядчиками

В соответствии с Инструкцией № 107н расчеты с поставщиками за поставленные товарно-материальные ценности, работы и услуги ведутся на активно-пассивных счетах 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами". В балансе по счетам 150, 178 задолженность показывается развернуто - дебиторская задолженность - в активе, кредиторская - в пассиве.

В новой Инструкции по бюджетному учету не предусмотрены активно-пассивные счета. Расчеты с поставщиками и подрядчиками будут отражаться на двух счетах:

• 206 "Расчеты по выданным авансам" (активный);
• 302 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (пассивный).

Учет по этим счетам следует вести в разрезе статей расходов, аналогичных статьям новой экономической классификации расходов (ЭКР).

В таблице 4 представлено соответствие субсчетов кодам ЭКР.

Таблица 4.

Поэтому суммы образовавшихся на 1 января 2005 года задолженностей по счетам 150, 178 по каждому контрагенту (договору, другому основанию расчетов) необходимо распределить по видам, приведенным в таблице.

Остатки по дебету счетов 150, 178 переносятся на счет 206 "Расчеты по выданным авансам". Информация для распределения по аналитическим счетам берется из платежных поручений на перечисление авансов (выписок из лицевого счета).

Остатки по кредиту счетов 150, 178 переносятся на счет 302 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Информация для распределения по аналитическим счетам берется из товаросопроводительных документов (накладные, акты о выполненных работах и т.п.).

Переход 2005: инвентаризация расчетов

Об инвентаризации расчетов в программе "Бухгалтерия для бюджетных организаций" (ред. 4) читайте здесь.

В справке (Приложение к форме № ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" напротив каждой суммы задолженности рекомендуем указать счет учета по новому плану счетов.

Переход - 2005: расчеты с подотчетными лицами

В новом плане счетов расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 208 "Расчеты с подотчетными лицами", который включает следующие субсчета в разрезе статей классификации операций сектора государственного управления:

• 208.01 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда";
• 208.02 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";
• 208.03 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";
• 208.04 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";
• 208.05 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";
• 208.06 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";
• 208.07 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";
• 208.08 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения";
• 208.09 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";
• 208.10 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";
• 208.11 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов";
• 208.12 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств";
• 208.13 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";
• 208.14 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов";
• 208.15 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций";
• 208.16 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале".

Обратите внимание. Теперь расчеты по командировкам надо отражать по трем субсчетам:

• 208.01 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" - в части оплаты суточных;
• 208.03 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг" - в части оплаты проездных документов;
• 208.07 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг" - в части оплаты проживания.

Рекомендуем, к концу года максимально завершить расчеты с подотчетными лицами. По незавершенным на 1 января 2005 годя расчетам следует провести инвентаризацию и проанализировать их состав для распределения по субсчетам счета 208.

Информация для распределения по аналитическим счетам берется из заявления о выдаче сумм под отчет работника, на котором бухгалтерией проставлены коды экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, а также из расходного кассового ордера (в "Бухгалтерии для бюджетных организаций" (ред. 4) предусмотрено формирование расшифровки к расходному кассовому ордеру по кодам ЭКР).

Переход - 2005: расчеты по недостачам

В новом плане счетов расчеты по недостачам учитываются на счете 209 "Расчеты по недостачам", который включает следующие субсчета:

• 209.01 "Расчеты по недостачам основных средств";
• 209.02 "Расчеты по недостачам непроизведенных активов";
• 209.03 "Расчеты по недостачам нематериальных активов";
• 209.04 "Расчеты по недостачам материальных запасов";
• 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов".

Инвентаризационной комиссии необходимо проанализировать суммы недостач, учтенные на счете 170 "Расчеты по недостачам" на 1 января 2005 года, и распределить их по видам. Информация для распределения по аналитическим счетам берется из материалов проведенных инвентаризаций.