Содержание
В "Бухгалтерии для бюджетных организаций", начиная с релиза 7.70.426, предусмотрена возможность проведения инвентаризации расчетов с контрагентами и оформления результатов инвентаризации по унифицированным формам № ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" и справки (приложение к форме № ИНВ-17), утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Для составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и справки к нему по унифицированным формам применяются отчеты "Инвентаризация расчетов с контрагентами" и "Справка к форме ИНВ-17". Вызов отчетов производится из меню "Отчеты - Инвентаризация" главного меню программы.
Указанные отчеты можно использовать также для оперативного выявления дебиторской (кредиторской) задолженности с целью ее ликвидации.
Отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами"
Отчет предназначен для:
- отражения на заданную дату дебиторской (кредиторской) задолженности по счетам учета расчетов с контрагентами;
- отслеживания обязательств по договору.
Отчет может быть сформирован как по унифицированной форме ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", так и в виде произвольной формы.
Формировать отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" по унифицированной форме ИНВ-17 следует для оформления результатов инвентаризации расчетов. Для оперативного выявления задолженности следует формировать отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" по произвольной форме.
Формирование унифицированной формы ИНВ-17
Для формирования унифицированной формы ИНВ-17 следует на закладке "Параметры" включить флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17" (рис. 1).
Рис. 1. Реквизиты типовой формы
На этой же закладке указываются данные, которые будут отражены в печатной форме: номер акта; дата составления акта - дата, по состоянию на которую анализируется задолженность; председатель и члены инвентаризационной комиссии.
При установке флажка "Использовать унифицированную форму ИНВ-17" становятся доступными закладки "Дебиторская задолженность" и "Кредиторская задолженность", в которых отражаются дебиторская и кредиторская задолженность.
Таблицы могут быть заполнены автоматически по данным учета. По кнопке "Заполнить" можно вывести кредиторскую или дебиторскую задолженность, а также кредиторскую и дебиторскую задолженность - в зависимости от выбранного пункта меню.
В таблицы выводится задолженность по счетам расчетов, по которым ведется учет по субконто "Контрагенты". В типовой конфигурации это счета:
- 068 "Материалы в пути";
- 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
- 153 "Расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги";
- 155 "Расчеты по авансам полученным";
- 156 "Расчеты с исполнителями за выполненные работы";
- 157 "Расчеты по авансам выданным";
- 174 "Расчеты по средствам, поступившим во временное распоряжение учреждения";
- 175 "Расчеты по прочим средствам на содержание учреждения";
- 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";
- 187.1 "Расчеты по исполнительным листам".
В дальнейшем планируется автоматическое формирование сведений также по расчетам со студентами.
Таблицы можно редактировать. Для добавления и удаления строк таблицы предназначены кнопки "Вставить строку" и "Удалить строку". Для редактирования значения ячейки ее следует выделить, а затем нажать кнопку "Изменить" или клавишу Enter. Откроется справочник "Контрагенты", План счетов или диалог для ввода (редактирования) значения (рис. 2).
Рис. 2. Редактирование значений.
Таблицы содержат следующие графы:
- Контрагент - дебитор (кредитор);
- Счет - счет, на котором учитывается дебиторская (кредиторская) задолженность контрагента;
- Всего - общая сумма задолженности;
- Подвержено - задолженность, подтвержденная дебитором;
- Не подтверждено - задолженность, не подтвержденная дебитором;
- С истекшим сроком давности - задолженность, у которой истек срок исковой давности (согласно ГК РФ срок исковой давности - 3 года).
При автоматическом заполнении вся задолженность в таблице отражается как подтвержденная. Графы "Не подтверждено", "С истекшим сроком" необходимо заполнить вручную.
Заполненную таблицу можно отсортировать по любому из столбцов. Для этого надо установить курсор на одну из ячеек того столбца, по которому необходимо произвести сортировку, и нажать на одну из двух кнопок сортировки, расположенных над таблицей. Одна кнопка служит для сортировки по убыванию, другая - по возрастанию.
По кнопке "Печать" будет сформирована печатная форма ИНВ-17, в которой отражается информация, указанная в табличной части документа (рис. 3). Первая и оборотная стороны акта формируются в двух отдельных окнах, распечатывать которые следует по отдельности.
Рис. 3. Формирование отчета по типовой форме.
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17) следует распечатать в двух экземплярах и подписать членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии. По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17.
Формирование результатов инвентаризации по произвольной форме
Для оперативного отслеживания задолженности и формирования произвольной формы необходимо снять флажок "Использовать унифицированную форму ИНВ-17" (рис. 4).
Рис. 4. Реквизиты произвольной формы
В этом случае на закладке "Параметры" помимо даты, по состоянию на которую следует отразить задолженность, можно задать следующие параметры:
- В реквизите "Тип задолженности" указывается тип задолженности контрагентов, которую следует отразить в отчете:
- дебиторская и кредиторская;
- дебиторская;
- кредиторская.
- В реквизите "Контрагент" можно указать конкретного контрагента, по которому будет отбираться отражаемая в отчете задолженность. Отчет можно также сформировать по всем контрагентам.
- В окне "Счета, по которым производится инвентаризация" задается список счетов, по которым следует производить инвентаризацию. Список содержит субсчета расчетов, по которым ведется учет по субконто "Контрагенты". Для того чтобы субсчет участвовал в формировании отчета, он должен быть отмечен в списке счетов.
- В окне "Варианты возможных группировок информации" задаются порядок и виды группировки данных в отчете. Возможны следующие виды группировки:
- "Счет учета",
- "Контрагент".
Изменение порядка группировки производится с помощью кнопок с изображением стрелок.
Для формирования отчета следует нажать кнопку "Сформировать" (рис. 5).
Рис. 5. Формирование отчета по произвольной форме
В отчете "Инвентаризация расчетов с контрагентами" выдается следующая информация: в графе "Контрагент" - наименование контрагента, указанное в карточке контрагента; в графе "Договор" - наименование и срок окончания договора, заданные в подчиненном справочнике "Основания"; в графе "Счет" - субсчет бухгалтерского учета, по которому на дату формирования отчета имеется задолженность по контрагенту (договору); в графах "Дебиторская задолженность", "Кредиторская задолженность" - соответственно дебиторская и кредиторская задолженность. Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности по контрагентам приводятся по каждому основанию расчетов - в разрезе элементов подчиненного справочника "Основания", по которым на дату отчета есть дебетовый (кредитовый) остаток.
При задании группировки по счетам данные в отчете группируются по субсчетам с подведением итогов по каждому субсчету.
При задании группировки по контрагентам данные в отчете группируются по контрагентам с указанием полного наименования контрагента, с подведением итогов по каждому контрагенту.
В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф "Контрагент", "Договор", "Счет" открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф "Дебиторская задолженность", "Кредиторская задолженность" формируется отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" с возможностью дальнейшей детализации данных.
Рекомендуем также использовать этот отчет для выявления ошибок учета. Например, при группировке "по контрагентам" можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов или субсчетам. Это свидетельствует о возможных ошибках ввода информации в систему или неверном использовании субконто, например, при вводе операций по списанию средств указывают одно основание расчетов (Счет, Договор), а при оприходовании товаров, работ, услуг - другое (Накладная, Счет-фактура). Такую ошибку иллюстрирует рисунок 6.
Рис. 6. Выявление ошибок учета с помощью отчета, сформированного по произвольной форме.
При обнаружении таких ошибок следует внести исправления в информационную базу. Исправления вносятся по общим правилам:
- если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность еще не сдана, вводятся исправления в документы, которыми регистрировались расчеты с контрагентом;
- если за период, в котором обнаружена ошибка, отчетность уже сдана, вводятся исправительные записи.
Отчет "Справка к форме ИНВ-17"
Как уже отмечалось выше, основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 является справка (приложение к форме № ИНВ-17, см. рис. 7, 8), которая должна быть приложена к акту инвентаризации расчетов. Для составления справки применяется отчет "Справка к форме ИНВ-17".
Рис. 7. Реквизиты справки к форме ИНВ-17.
Рис. 8. Печатная форма справки к форме ИНВ-17.
В отличие от отчета "Инвентаризация расчетов с контрагентами", в отчет может выдаваться информация о задолженности на дату формирования отчета по счетам учета расчетов, по которым ведется учет не только по субконто "Контрагенты", но и по субконто "Студенты", "Сотрудники", "Дети". Таким образом, этот отчет можно использовать также для проведения инвентаризации расчетов со студентами, работниками, по родительской плате. При необходимости полученную информацию можно ввести вручную в отчет "Инвентаризация расчетов с контрагентами" после его автоматического заполнения данными по расчетам с контрагентами.
Для формирования справки следует:
- задать дату, по состоянию на которую следует выдавать данные;
- установить флажок против тех субконто, по которым нужен отчет;
- нажать кнопку "Сформировать".
Отчет формируется по унифицированной форме (Приложение к ИНВ-17).
Информация в отчете отсортирована по контрагентам (студентам, работникам, детям). Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности приводятся в разрезе субсчетов бухгалтерского учета.
Суммы дебиторской (кредиторской) задолженности по контрагентам приводятся также по каждому основанию расчетов - в разрезе элементов подчиненного справочника "Основания", по которым на дату отчета есть дебетовый (кредитовый) остаток.
В графе 1 приводится номер строки отчета по порядку.
В графе 2 приводится полное наименование, юридический адрес и телефоны, указанные в карточке контрагента или ФИО работника (студента, ребенка).
В графе 3 приводится информация, заданная в реквизитах "Договор", "Краткое содержание договора" карточки договора (Справочник "Основания").
В графе 4 отражается дата последней операции, которая породила задолженность. Для задолженности, возникшей до 1 января года, за который формируется отчет, указывается "Ранее 1.01.". При наличии такой задолженности необходимо провести расследование, определить дату возникновения задолженности и ввести ее в режиме редактирования сформированного отчета.
В графах 5 и 6 отражаются счет бухгалтерского учета, по которому на дату формирования отчета имеется задолженность, и сумма дебиторской или кредиторской задолженности.
В графах 7, 8, 9 приводятся наименование, номер и дата последней операции, которая породила задолженность.
В строках отчета возможна детализация данных: при расшифровке граф "Контрагент", "Договор" открываются для просмотра элементы справочников; при расшифровке граф "Дебиторская задолженность", "Кредиторская задолженность" формируется отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" с возможностью дальнейшей детализации данных, при расшифровке граф 7, 8, 9 открывается операция.
Этот отчет также рекомендуем использовать для выявления ошибок учета. Например, при группировке "по контрагентам" можно выявить для одного и того же контрагента одинаковые суммы дебиторской и кредиторской задолженности по разным основаниям расчетов или субсчетам.
Составление актов сверки расчетов
Выявленная в процессе проведения инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами задолженность должна быть подтверждена соответствующим контрагентом. Для этого составляются и заверяются акты сверки расчетов.
В "Бухгалтерии для бюджетных организаций" предусмотрено получение информации о состоянии взаиморасчетов с контрагентами и для контроля полноты отражения расчетов в информационной базе программы. Такую информацию можно получить из отчета "Акт сверки взаиморасчетов".
Отчет можно вызвать для формирования из группы "Расчеты с контрагентами" меню "Отчеты" главного меню программы. Отчет можно сформировать также из журнала "Услуги сторонних организаций". В журнале отчет формируется по выбранному в текущем документе контрагенту за квартал даты документа.
В форме запроса параметров вывода отчета необходимо задать период, за который надо получить отчет; задать счета, по которым следует формировать отчет. В окне "Бухгалтерские счета" приведен перечень счетов, на которых отражаются расчеты с контрагентами. В поле слева от номера счета можно установить, анализировать данные счета (флажок выставлен) или нет (пустое поле). Специальными кнопками можно отметить сразу все счета или снять сразу все отметки, а также снять отметки и выставить их у неотмеченных счетов (рис. 9).
Рис. 9. Настройка параметров формирования акта сверки.
Отчет можно сформировать по всем контрагентам, по одному контрагенту или группе контрагентов. Отбор контрагентов, по которым надо получить отчет, производится на закладке "Контрагенты". При нажатии кнопки выбора слева от окна "Список контрагентов" открывается справочник "Контрагенты" для множественного выбора значений. В нем следует отметить контрагентов, по которым надо формировать отчет. Отметка (снятие отметки) производится двойным щелчком левой клавиши мыши на нужном элементе. Выбранные элементы отмечаются в графе "Отм." пиктограммой "галочка". Для отказа от дальнейшего выбора следует нажать кнопку "ОК" или закрыть окно справочника стандартной кнопкой закрытия окна.
Изменение списка производится при помощи кнопок "…", "Х" "ХХ" справа от поля со списком контрагентов (закладка "Контрагенты").
При нажатии кнопки "Сформировать" по каждому контрагенту формируются отдельные акты.
Если отчет формируется без отбора контрагентов, то акты формируются только по тем контрагентам из общего списка, с которыми расчеты не были закончены на начало заданного периода или производились за период отчета.
Сформированный отчет открывается в виде табличного документа (рис. 10), который затем может быть выведен на печать. В отчете приводятся данные о состоянии взаиморасчетов с отобранными контрагентами за заданный период: сальдо расчетов на даты начала и окончания периода, а также все операции в хронологическом порядке за заданный период.
Рис. 10
В графе "Операция" данные отчета можно расшифровать - открыть документ (операцию), сформировавший проводки.
Следует учитывать, что этот отчет предназначен только для технических нужд бухгалтера. На основании его данных можно составить акт, имеющий юридическую силу.
Для того чтобы акт имел юридическую силу в нем должны быть перечислены наименования и реквизиты договоров, реквизиты расчетных документов. Его содержание должно определяться условиями договора. Он должен быть подписан полномочными представителями организации.
Такой акт можно составить с помощью внешней обработки "Акт сверки взаиморасчетов", которая размещена на диске ИТС в разделе "Дополнительные отчеты и обработки - Для конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций". Там же приводится подробная инструкция по использованию этой обработки.
Для использования обработки необходимо скопировать файлы AktSverB.ert и AktSverB.efd с диска ИТС в папку ExtForms информационной базы. Обращаться к этой обработке можно из меню "Сервис - Дополнительные возможности".
Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности, выявленных по результатам инвентаризации, по которым истек срок исковой давности
Финансовыми способами воздействия на дебиторов по взысканию просроченной дебиторской задолженности являются: составление актов сверки задолженности, применение штрафных санкций, предложения о проведении взаимозачетов, продажа задолженности, инициация процедуры банкротства неплатежеспособного дебитора.
Если срок исковой давности истек и взыскать дебиторскую задолженность, несмотря на принятые организацией-кредитором меры по ее взысканию, не представляется возможным, то такая задолженность подлежит списанию на финансовые результаты деятельности организации. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания задолженности для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Для этих целей предусмотрен забалансовый счет 05 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".
В "Бухгалтерии для бюджетных организаций" для учета просроченной и списанной дебиторской задолженности применяется счет А05 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".
В соответствии с пунктом 123 Инструкции № 107н "Списание с баланса сумм дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется в следующем порядке.
Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.
Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на уменьшение финансирования из бюджета (субсчет 140) или на уменьшение средств на содержание и развитие материально - технической базы (субсчет 241), или целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270).
Списание сумм кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на балансе, по которым истек срок исковой давности, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами, оформляется так же, как и списание дебиторской задолженности, и относится:
- на увеличение прибыли, средств, формируемых из прибыли (субсчета 240, 241, 410) по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;
- на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям.
Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей и денежных средств, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования или средств, образованных из прибыли. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника."
В "Бухгалтерии для бюджетных организаций" такие операции следует вводить вручную.
