Оптимизация расходов с помощью "1С:Управления производственным предприятием 8" в обувной компании

Методика внедрения системы бюджетирования

Группа компаний "Обувь России" - федеральная торговая сеть, объединяющая магазины, реализующие обувь под тремя брендами: "Вестфалика", "Пешеход" и "Emilia Estra". "Обувь России" входит в десятку крупнейших операторов российского обувного рынка. Помимо розничной торговли компания осуществляет и оптовые поставки обуви, развивает собственное производство и франчайзинговую программу. Головной офис компании находится в Новосибирске. Оценить масштабы деятельности компании, созданной сравнительно недавно - в 2003 году, помогут цифры. На начало октября 2008 года 102 магазина компании работают в 31 городе России. Численность персонала - более 1 100 человек. В 2007 году выручка компании (без НДС) составила 1,236 млрд рублей, что на 112,3 % больше показателя 2006 года. Плановая выручка на 2008 год - 1,7 млрд руб. http://www.obuvrus.ru

Описание проблем компании

На начальном этапе деятельности компании отчетность велась традиционным для мелкого и среднего бизнеса способом - с помощью Excel, без единых стандартов отчетности. Программами на базе "1С" пользовались только бухгалтерия и финансовые службы для составления сводных отчетов о финансовых результатах. При этом значительная часть трудовых и временных затрат финансистов компании уходила на ручной "перевод" данных разных форм отчетов план-фактного анализа в единую стандартизированную форму. Рост масштабов деятельности компании и подготовка перехода к ведению отчетности по стандартам МСФО потребовала внедрения более совершенного варианта программного обеспечения.

Выбор программного продукта

Главным аргументом в выборе программного продукта на базе "1С:Предприятия 8" стала минимальность трудовых и финансовых затрат на автоматизацию процесса бюджетрования, обусловленная как полной совместимостью продукта с уже используемыми программами "1С", так и наличием у значительной части сотрудников компании опыта работы с ними. "Программа "1С" у нас уже была, большинство сотрудников умели с ней работать, поэтому специально обучать их не требовалось. Кроме того, установка любой системы бюджетирования на другой платформе предполагает, что мы используем первичные данные, находящиеся в "1С". Перекачка информации из одной программы в другую создает дополнительные возможности для ошибок, чего можно избежать", - поясняет Дмитрий Карпенко, IT-директор ГК "Обувь России".

Задачи, поставленные перед разработчиком

Компания поставила перед разработчиком ряд задач:

1. Ощутимое уменьшение сроков на подготовку отчетов, формирование планов, сбор фактических данных, подготовку план-фактного анализа за счет внедрения единых стандартизированных форм отчетности, созданных с учетом специфики деятельности компании.
2. Облегчение коммуникации между отделами и региональными подразделениями в процессе согласования бюджетов.
3. Создание прозрачного и фиксированного механизма согласования планов и бюджетов.

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования подразумевало, что каждый из отделов головного офиса и региональные подразделения компании становились Центрами финансовой ответственности (ЦФО), обязанными заранее планировать свой бюджет и своевременно проводить план-фактный анализ.

Руководитель отдела обязан теперь не просто отчитываться об уже потраченных средствах, а планировать бюджеты заранее. В условиях сложившейся в стране непростой финансовой ситуации это становится дополнительным инструментом, позволяющим контролировать направления денежных потоков организации, оставляя возможность оперативного реагирования на текущие события. Ведь горизонт бюджетного планирования в ГК "Обувь России" составляет несколько лет с помесячной разбивкой.

Примечание. Бюджет ЦФО - финансовый план/отчет, охватывающий все стороны деятельности подразделения, в котором определены вероятные/фактические доходы и расходы, порядок осуществления расчетов с поставщиками товаров и услуг, с налоговыми органами и сотрудниками организации.

Планирование бюджета в программе "1С:Управление производственным предприятием 8"

При оформлении бюджетов в одноименном справочнике необходимо выбрать один из двух вариантов - Бюджет по компании или Бюджет по филиалам (см. рис. 1).

Рис. 1

Для каждой строки бюджета указывается статья оборотов из единого классификатора статей оборотов по бюджетам, а также реквизит Знак, который используется для определения "участия" статьи в итоговых строках бюджета (способ консолидации данных), и может принимать значения:

1 - значение статьи прибавляется к итоговой прибыли/убытку;
-1 - значение статьи вычитается;
0 - значение статьи не учитывается.

Для описания строк бюджета создается справочник, структура которого представлена на рисунке 2.

Рис. 2

Особенности настройки статей бюджетов для филиалов

В связи с техническими особенностями реализации подсистемы бюджетирования в программе "1С:Управление производственным предприятием 8" при настройке перечня статей бюджетов филиалов соблюдается следующее правило.

Если статья БДР также отражается в БДДС, то в статье БДР не нужно указывать проводки по плану счетов бюджетирования.

Данное требование связано с тем, что каждая статья указанных бюджетов формирует проводки по плану счетов бюджетирования. Большинство статей БДР и БДДС разделены с точки зрения формирования бухгалтерских проводок:

• статьи БДР - формируют доходы и расходы, не затрагивая счета учета денежных средств;
• статьи БДДС - формируют поступления и выплаты денежных средств без "затрагивания" счетов учета доходов и расходов.

При этом есть статьи бюджетов, которые "двигают" денежные средства и доходы и расходы одновременно. Например, такими статьями могут быть:

• выручка от реализации (розница) (проводка Дебет 51 Кредит 84);
• банковские услуги (проводка Дебет 84 Кредит 51) и т. д.

Таким образом, одна статья попадает в бюджет доходов и расходов и в прогнозный бюджет движения денежных средств. При этом необходимо соблюдать правило: каждая проводка по плану счетов делается один раз.

Создание, утверждение и контроль заявок на оплату

Заявка на расходование денежных средств отражается в системе при помощи одноименного документа (Переключить интерфейс -> Бюджетирование -> Заявки -> Заявка на расходование средств).

Новый документ создается по кнопке Добавить в журнале заявок (см. рис. 3).

Рис. 3

Порядок дальнейшего заполнения документа показан на рисунке 4.

Рис. 4

Для последующего утверждения заявки необходимо выставить галочку Утверждена руководителем ЦФО (доступна только для руководителя данного центра финансовой ответственности). При этом статус заявки изменяется из Подготовлен в Частично утвержден (см. рис. 5).

Рис. 5

Статус Утвержден будет выставлен при утверждении заявки у главного бухгалтера.

Контроль оплаты заявок осуществляется при помощи отчета Заявки на расходование денежных средств (Анализ заявок), переход в который осуществляется по цепочке действий Переключить интерфейс -> Бюджетирование -> Заявки -> Анализ заявок (см. рис. 6).

Рис. 6

Для настройки периода выборки данных отчета необходимо в настройках отбора добавить поле Заявка на расходование - Дата, вид сравнения Больше или равно и указать текущую дату. Установка текущей даты необходима для просмотра заявок, не оплаченных на текущий момент.

Настройку отчета можно сохранить следующим образом (см. рис. 7).

Рис. 7

Наличие конечного остатка по заявке означает, что заявка не оплачена (в размере остатка). Сумму оплаты заявки, указанную в колонке Расход, можно расшифровать вплоть до документов оплаты.

Достигнутые результаты

Итогом внедрения прикладного решения "1С:Управление производственным предприятием 8" на платформе "1С:Предприятие 8" стал запуск в эксплуатацию девяносто пяти автоматизированных рабочих мест (37 в центральном офисе и по 2 в каждом из городов присутствия).

В настоящий момент руководители отделов отмечают заметное повышение производительности и целесообразной эффективности временных и трудовых затрат. Хранение информации в электронном виде, удобство ведения документации и ее наглядность экономят значительную часть рабочего времени.

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования на платформе "1С:Предприятие 8" позволило компании вести бюджетную документацию на современном уровне, принятом в западных компаниях и считающимся сегодня обязательным для сильной российской компании федерального масштаба.

Улучшение инвестиционной привлекательности компании также стало значимым внешним итогом внедрения.

Среди основных достигнутых целей внутри компании отметим следующие:

• автоматизировано составление бюджетов отдельно по каждому подразделению с их последующей консолидацией в бюджет компании. Аналогично организован план-фактный анализ по итогам отчетного периода;
• упростилась процедура проведения корректировки бюджетов, сократились сроки на подготовку отчетов;
• облегчилась коммуникация в процессе согласования и утверждения бюджетов;
• автоматизирован контроль исполнения заявок на расходование денежных средств ответственными лицами компании;
• автоматизирован процесс составления графика текущих платежей;
• полностью исключена возможность несанкционированного исправления данных бюджетирования в системе.

В данный момент ГК "Обувь России" рассматривает возможность разработки системы материального стимулирования пропорционально коэффициенту соответствия запланированных бюджетных показателей и величине реальных затрат.

Елена Губина, начальник отдела финансового анализа и бюджетирования ГК "Обувь России": "Руководители Центров финансовой ответственности (отделов компании) теперь лучше понимают свои затраты и могут их точнее планировать. Значительно упростилась процедура отслеживания долгов и предоплат прошлых периодов, появилась возможность составлять бюджет по единым формализованным стандартам, полностью соответствующим принятым в развитых европейских странах. С помощью внедренной системы заявок сотрудники теперь оперативно отслеживают планируемый срок оплаты счетов".