В командировку - по новым правилам

Новые правила для командированных

Командировки являются непременным атрибутом деятельности руководителей и сотрудников многих организаций. Цели командировок могут быть различны. Одни едут в поиске "новых земель" для строительства производственных объектов, другие - для освоения новых рынков сбыта, третьим важно обсудить вопросы поставок продукции с организациями-партнерами. Затраты на командировки могут быть существенны, и важно не только представить документы, подтверждающие понесенные расходы по итогам командировки, но и правильно с позиции делопроизводства подготовить документы, обосновывающие командировку и подтверждающие ее результаты.

Начиная с 25 октября 2008 года, оформлять командировку следует в соответствии с правилами, установленными Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). До выхода в свет Положения руководствовались просуществовавшей более двадцати лет Инструкцией МФ СССР, ГК СССР по труду и социальным вопросам от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция № 62). В чем заключаются нововведения, и на что следует обратить внимание?

Служебное задание

Необходимым документом при направлении работника в командировку помимо командировочного удостоверения является служебное задание (форма № Т-10а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) с указанием цели командировки, утверждаемое руководителем организации. По мнению автора, к оформлению служебного задания не следует относиться формально, ведь именно данный документ будет подтверждать экономическую обоснованность расходов на командировку.

Ранее оформление служебного документа не являлось обязательным, но предусматривалась возможность оформления командировки работника приказом руководителя. В Положении требование об оформлении приказа не упомянуто, но представляется, что дополнительное дублирование служебного задания приказом не может рассматриваться в качестве нарушения действующего законодательства.

Кроме того, рассматриваемым Положением не предусмотрено оформление журналов регистрации лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки. Вместе с тем, пунктом 8 Положения определено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, должны быть определены Минздравсоцразвития России.

Расходы на командировку

Согласно пункту 11 Положения размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Обычно расходы на командировку формируются за счет трех основных категорий расходов: суточные; расходы на проезд; расходы на проживание.

СУТОЧНЫЕ. Следует напомнить, что с 1 января 2009 года снимаются ограничения с размера суточных, учитываемых в целях налогообложения как при применении общей, так и упрощенной систем налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 158-ФЗ, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в ред. Федерального закона от 22.07.2008 № 155-ФЗ). Таким образом, размер суточных, выплачиваемых при командировках как по территории РФ, так и за ее пределами, подлежит установлению в соответствии с актами по организации.

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД. В соответствии с пунктом 12 рассматриваемого Положения расходы по проезду "включают расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта…". Причем слова "кроме такси", существовавшие ранее в Инструкции № 62, в новом Положении исключены. Таким образом, поставлена "точка" в спорах налоговых органов и налогоплательщиков в части возможности учета в составе затрат этих расходов.

РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ. Порядок их учета не изменился.

Напомним, что Инструкция № 62 регулировала направление работников организаций в командировки в пределах СССР. Отдельного документа, устанавливавшего особенности направления работников в загранкомандировки, не существовало. А ведь при направлении работников В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ возникали и возникают виды расходов, не свойственные командировкам внутри страны. Так, например, для оформления въездных виз в некоторые страны обязательно наличие медицинской страховки. Но налоговые органы в своих разъяснениях указывали, что перечень затрат, включаемых в состав командировочных расходов для целей налогообложения, ограничен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. На основании чего делали вывод, что в указанные расходы не включается стоимость услуг по медицинскому страхованию лиц, выезжающих за границу (письмо УФНС России по г. Москве от 19.05.2006 № 20-12/43886@).

Теперь же пунктом 23 Положения установлен открытый перечень расходов, дополнительно возмещаемых работникам, выезжающим в командировки за пределы РФ: расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэропортовые сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки; иные обязательные платежи и сборы.

Не исключено, что это станет одним из аргументов для смягчения позиции налоговых органов в отношении признания таких расходов. Однако стоит напомнить, что любые расходы (за исключением сумм суточных) могут уменьшать налоговую базу только при наличии первичных документов, приложенных к авансовому отчету.

Отчетность по результатам командировки

В соответствии с пунктом 26 Положения работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить:

• авансовый отчет об израсходованных средствах;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Именно служебное задание и данный отчет будут свидетельствовать об обоснованности понесенных расходов. Можно предположить, что в случае, если задачи, поставленные в служебном задании, не будут решены, при проведении проверки возможна ситуация, когда налоговые органы расценят понесенные расходы как затраты, не приведшие к положительному результату, вследствие чего не признают их обоснованными.

По мнению автора, в Положении имеет место незначительный пробел, так как данным документом не предусмотрено составление единых служебного задания и отчета при направлении в командировку группы работников, что представлялось бы вполне логичным и целесообразным.

В заключение стоит отметить, что в Положении сохранены нормы в отношении порядка исчисления среднего заработка за период нахождения в командировке, в отношении целесообразности возврата к месту постоянного проживания при командировке работника в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневного возвращаться, и т. п.

Таким образом, новым Положением, с одной стороны, ужесточены требования к оформлению документов, подтверждающих экономическую целесообразность понесенных расходов, а с другой - расширен перечень возмещаемых командированному работнику расходов и сняты ограничения при учете ряда затрат в целях налогообложения.

Срок командировки

В соответствии с пунктом 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (ранее срок командировки ограничивался 40 днями, не считая времени нахождения в пути). Порядок определения дня отъезда и дня приезда работников сохранен без изменений. При этом, как и в Инструкции № 62, вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.