Автоматизация учета оказания аэропортовых услуг в «1С:Управлении производственным предприятием 8»

Автоматизация учета оказания аэропортовых услуг в "1С:Управлении производственным предприятием 8"

По итогам 12 месяцев 2011 года количество обслуженных пассажиров в аэропорту «Омск-Центральный» составило более 733 тысяч. В том числе на внутренних линиях - 596 680 человек, на международных воздушных линиях - 136 876 человек. Всего в 2011 году было произведено 5 348 взлетно-посадочных операций. Максимальная взлетная масса воздушных судов, обслуженных в 2011 году, составила 281 834 тонн (www.aeroomsk.ru). Ежедневно службами аэропорта производится обслуживание нескольких десятков авиарейсов.

Осуществление деятельности аэропорта связано с непрерывным потоком оказания услуг по обслуживанию воздушных судов. Их разнообразный характер влечет за собой создание и поддержку функционирования сложной структуры предприятия, которая должна выдерживать высокие требования по качеству исполнения и точности обработки информации в установленный срок. Организовать слаженную работу всех служб, от авиадиспетчеров, принимающих и отправляющих очередной рейс, до поваров, занятых приготовлением блюд бортового питания - непростая задача.

При этом необходимо учитывать тот факт, что подготовка и оперативный сбор всей сопроводительной документации на обслуженный борт должны быть завершены к моменту его вылета.

С целью повышения уровня управления ОАО «Омский аэропорт» приняло решение о внедрении в своей деятельности программы «1С:Управление производственным предприятием 8». В качестве подрядчика был выбран официальный партнер фирмы «1С» - группа компаний «ВЦ ТОВШИК».

Определение этапов и задач автоматизации

Основная задача, поставленная перед «ВЦ ТОВШИК» состояла в организации комплексного учета деятельности предприятия. В нее входит несколько этапов:

1. По мере оказания услуг и отгрузки товаров каждая из служб аэропорта оформляет внутренний документ, подтверждающий факт оказания услуги для конкретного борта, который визируется командиром воздушного судна. 

2. В дальнейшем все внутренние документы должны быть переданы в отдел взаиморасчетов для расчета стоимости оказанных услуг в соответствии с действующими тарифами и условиями договоров на обслуживание.

3. Согласно приказу Минтранса России от 02.10.2000 № 110 «Об аэронавигационных аэропортовых сборах...» до момента отправки рейса на борт предоставляется Акт формы «С», содержащий перечень и количество оказанных услуг, отгруженных товаров, а также их стоимости.

4. С периодичностью в пять дней производится формирование сводного реестра по данным Актов формы «С» и выписка Акта об оказании услуг, Товарной накладной и Счета-фактуры для передачи представителям авиакомпаний.

Автоматизация оказания услуг и отгрузки товаров

Выполнение каждого из этапов сопровождается рядом сложностей.

На первом  и втором этапе важна оперативность получения внутренних документов от служб с необходимой информацией для дальнейшей обработки.

Территориальная удаленность некоторых служб накладывает ограничения на передачу таких документов в центр обработки.

Для решения данной задачи разработана методика ввода документов Акт об оказании производственных услуг по службам, фиксирующих состав оказанных ими услуг и реализованных товаров непосредственно в месте расположения службы. Помимо методики ввода, в документ добавлены новые виды операции. В частности, вид операции Услуги служб предназначен для указания перечня выполненных работ каждой из конкретных служб аэропорта с указанием только необходимой и доступной им информации (рис. 1).

Рис. 1

Для сбора общей информации по оказанным услугам и возможности быстрого расчета применяется документ Обслуживание ВС (рис. 2).

Рис. 2

Документ содержит функции  автоматического заполнения данных по оказанным услугам и реализованным товарам по данным внутренних документов служб аэропорта.

Помимо автоматического заполнения в нем реализованы функции расчета стоимости оказанных услуг и отгруженных товаров по тарифам, регулируемым и нерегулируемым Федеральной службой по тарифам.

Перечисленные функции документа позволяют оперативно формировать Акт формы «С» для передачи командиру воздушного судна.

Указанный документ является основанием для оформления документов отгрузки для целей бухгалтерского учета, не требующих высокого уровня оперативности. Он также позволяет избавиться от поспешного оформления хозяйственных операций, которое может привести к ошибкам ввода и последующему искажению итоговой информации (например, в затратах). Ведь когда приходит время закрытия месяца и расчета себестоимости, то поиск совершенных ранее ошибок совсем некстати.

Сведения по отправке и приемке коммерческих грузов также проходят первичную регистрацию непосредственно на складе, где эти грузы хранятся, а уже затем передаются в бухгалтерию в бумажном варианте для проверки.

Отдельно для цеха бортового питания разработана методика ввода документа Заказ бортпитания на рейс для расчетов стоимости блюд согласно спецификации и условиям договора.

Немаловажной задачей при автоматизации цеха бортового питания являлось обеспечение потребности в продуктах с минимальным сроком их хранения на складе. Отчасти решить эту задачу позволил механизм резервирования остатков товаров на складе под конкретный заказ. В итоге за несколько часов до посадки очередного рейса производится закупка недостающих продуктов и посуды, что качественно влияет на готовую продукцию в целом.

Формирование итогового пакета документов производится по истечении очередных пяти календарных дней. В него входят итоговые акты, товарные накладные и счета-фактуры для каждой авиакомпании. Это документы, по которым в дальнейшем происходит сверка взаиморасчетов с авиакомпаниями.

Групповая выписка пакетов документов осуществляется при помощи обработки Формирование реестров по обслуживанию воздушных судов.

По каждому из договоров с авиакомпаниями производится анализ выбранного периода и компоновка первичных документов отгрузки в сводный документ Реестр актов по обслуживанию воздушных судов.

При помощи этого документа проводится окончательная проверка корректности оформления первичных документов.

Анализируем результаты внедрения

 Реализация такой схемы документооборота освободила бухгалтеров от ежедневного рутинного ввода «первички». Работа бухгалтеров в части учета взаиморасчетов с контрагентами свелась к проверке первичных данных и формированию итоговых пакетов документов на основании данных, которые занесли в программу производственные службы аэропорта.

Также существенно сократилось время на проведение операций по закрытию месяца и расчету себестоимости выпуска готовой продукции и оказанных услуг. Основную роль в данном случае сыграло использование расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ).

Механизм расширенной аналитики позволяет преодолеть одну из основных проблем учета практически любого предприятия - хронологии ввода первичных документов. При использовании РАУЗ не являются критичными ситуации, когда документ расхода имеет более раннюю дату, чем документ прихода. Это позволяет отказаться от перепроведения за период всех документов по движению материалов.

Помимо этого появляется возможность в течение месяца, задолго до окончательного ввода всех первичных документов и расчета затрат, получать примерные данные о себестоимости продукции и услуг, а значит, успеть принять корректирующие управленческие решения.

В результате внедрения «1С:Управления производственным предприятием 8» в ОАО «Омский аэропорт» был осуществлен запуск в эксплуатацию около ста автоматизированных рабочих мест.

На данный момент сотрудники производственных служб, а также их руководители отмечают улучшение в оперативности и достоверности информации об оказанных услугах.

В ходе внедрения в рамках оперативного учета были достигнуты следующие результаты:

• учетные задачи консолидированы в единой базе данных;
• автоматизирован ввод данных об оказанных услугах непосредственно в подразделениях;
• усовершенствовались коммуникации в процессе взаимодействия служб и отдела взаиморасчетов;
• сократились временные затраты на оформление оказанных услуг в подразделениях, передачу сведений в отделы управления  и формирование итогового пакета документов;
• сократились временные затраты на составление итоговой отчетности и расчета себестоимости оказанных услуг.