Оформление документов бухучета в "1С:Бухгалтерии 8"
Пользователям "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 при оформлении фактов хозяйственной жизни доступны печатные формы первичных учетных документов:
-
содержащиеся в альбомах унифицированных форм, например, формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22 и др. Указанные формы не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухучета (при условии отражения в учетной политике организации), т. к. полностью соответствуют Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ (см. Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012);
-
предложенные разработчиками программы, например, Акт на передачу прав, Акт сверки (с контрагентом), Акт на списание материалов и др.
Если организация применяет электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, то в программе можно создавать электронные первичные документы, в том числе по xml-форматам, утвержденным ФНС России. Например, документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг), утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
По мере развития функционала программы список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые первичные документы, соответствующие требованиям законодательства и подтверждающие расчеты в удобной наглядной форме, например, Рублевые суммы документа в валюте, Справка-расчет начисления процентных расходов и др.
Большая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца, например, Амортизация, Распределение косвенных расходов, Признание расходов по ОС, поступившим в аренду и др. Такие справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме обработки Закрытие месяца.
Любую справку-расчет можно вывести на печать или сохранить в электронном виде, в том числе подписав электронной подписью (ЭП), рис. 1. Электронные первичные документы хранятся в архиве непосредственно в информационной базе, в которой работает пользователь.
Рис. 1. Справка-расчет как первичный документ
Обратите внимание, что печатные формы документов, которые созданы в программе, подписаны ЭП и сохранены как электронные документы, хранятся в отдельном архиве. А электронные документы, отправленные или полученные через сервис 1С-ЭДО, хранятся в другом архиве. Поэтому при подготовке документов в ответ на требование ФНС механизм поиска электронных документов одного и другого вида различается.
Подробнее о представлении документов по требованию ФНС см. в разделе .
Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм. Незначительные изменения в шаблоны печатных форм можно вносить и без специальной разработки.
Как в "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 контролировать наличие и оформление "бумажных" первичных документов, см. в статье "Контроль наличия и оформления первичных документов в "1С:Бухгалтерии 8".
Как контролировать наличие первичных учетных документов при использовании 1С-ЭДО, см. в статье "Как бухгалтеру контролировать наличие первички при использовании 1С-ЭДО".
В соответствии с положениями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
В "1С:Бухгалтерии 8" за основу регистров бухгалтерского учета взяты стандартные отчеты (оборотно-сальдовые ведомости по счетам, анализы счетов и анализы субконто, карточки счетов и т. д.), к которым добавлены обязательные реквизиты: единица измерения, должность и расшифровка подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета также можно сохранить в архив, в том числе подписав электронной подписью (рис. 2).
Рис. 2. Регистр бухгалтерского учета
Защититься от потери учетных данных из-за непредвиденных ситуаций - вирусов-шифровальщиков, физического повреждения жесткого диска, случайного или намеренного удаления файлов, из-за программных сбоев из-за отключения питания или скачка напряжения - можно с помощью сервиса . Сервис разработан специально для программ 1С, копирование информации происходит автоматически по заданному расписанию. В "1С:Бухгалтерию 8" сервис встроен начиная с версии 3.0.44. Подробнее о возможностях сервиса см. на портале .
Состав и формы документов бухучета определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.
Программа "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0 позволяет сформировать печатные формы приказа об учетной политике, учетной политике по бухгалтерскому и налоговому учету, а также приложения к ним, в том числе список используемых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Любую печатную форму можно отредактировать с помощью встроенного текстового редактора, сохранить в одном из доступных форматов и/или вывести на печать.
Подробнее о настройке и печати учетной политики организации, об оформлении первичных учетных документов и о регистрах бухгалтерского учета см. в разделе .
Корректировка документов бухучета в "1С:Бухгалтерии 8"
При внесении изменений в документы бухгалтерского учета, составленные как в бумажном, так и в электронном виде, следует различать:
-
собственно ошибки, допущенные при оформлении документа. Например, ошибкой будет считаться цена товара, не соответствующая договору, или неверные реквизиты сторон;
-
корректировки, связанные с появлением новых фактов хозяйственной жизни. К таким корректировкам можно отнести, например, изменение тарифов задним числом или предоставление скидок покупателю за выполнение плана закупок.
Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, в программе "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0, как правило, исправляются с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления, если выбрать вид операции Исправление в первичных документах. При проведении указанных документов исправления в регистры бухгалтерского учета вносятся автоматически.
При этом в документе Корректировка реализации поддерживается методика исправлений ошибок в бумажном первичном документе путем выставления его исправленного варианта. Для обеспечения этой методики внесение исправления отражается в дополнительных полях первичного документа (товарной накладной ТОРГ-12, акта об оказании услуг): Исправление № и от. В данных полях указывается номер и дата исправления по аналогии с исправлением счета-фактуры.
Во исполнение требований ФСБУ 27/2021 рекомендуется:
-
на исправляемом (ошибочном) документе сделать пометку, что он исправлен;
-
сформированный программой исправленный вариант первичного документа физически прикрепить к исправляемому документу.
По мнению экспертов 1С, методика исправления ошибок в бумажном первичном документе путем формирования его исправленного варианта не противоречит ФСБУ 27/2021, поскольку суть его требований выполняется - ошибочный документ не меняется на новый документ, а физически исправляется путем прикрепления к нему дополнительного листа.
Корректировку регистров бухгалтерского учета, связанную с появлением новой информации, также можно выполнить с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон. В отличие от ситуации с обнаруженной ошибкой, такие корректировки не меняют первичные учетные документы. При этом в программе доступна печатная форма документа Соглашение об изменении стоимости, с помощью которого можно подтвердить новый факт хозяйственной жизни.
Исправление электронных первичных учетных документов ФСБУ 27/2021 допускает выполнять путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. Именно такая методика исправления и корректировки электронных документов поддержана в сервисе 1С-ЭДО.
Подробнее об электронном документообороте, в том числе о выставлении и получении исправленного электронного первичного документа, а также об аннулировании электронного первичного документа по инициативе продавца и покупателя см. в разделе .
