Как в 1С получить электронный УПД при оказании длящейся услуги

Нормативное регулирование

Формат электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме".

Этот формат (формат универсального передаточного документа) может выполнять функции:

• счета-фактуры - функция УПД(СЧФ);

• счета-фактуры и первичного учетного документа (документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) - функция УПД(СЧФДОП);

• первичного учетного документа - функция УПД(ДОП).

Формат УПД(СЧФДОП) (по сути соответствует УПД на бумажном носителе со статусом "1") состоит из двух файлов обмена:

• счета-фактуры с дополнительной информацией (информацией продавца), состоящей из сведений, предусмотренных для счетов-фактур статьей 169 НК РФ и постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, а также дополнительных сведений передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки (информация продавца). Файл подписывается лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур, и лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего экономического субъекта;

• дополнительной к счету-фактуре информации, состоящей из сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки (информация покупателя). Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта.

Файл информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку, не требуется.

Поскольку формат УПД(СЧФДОП) является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н. Отметим, что с 01.10.2022 вступят в силу изменения, внесенные в приказ № 14н (приказ Минфина России от 28.04.2022 № 64н). 

Получение электронного УПД при аренде и отражение в "1С:Бухгалтерии 8"

Рассмотрим порядок получения электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (электронного УПД) с функцией счета-фактуры и первичного документа об оказании длящейся услуги по аренде помещения в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0).

При получении от продавца электронного документа (УПД) с функцией счета-фактуры и документа об оказании длящейся услуги покупатель должен выполнить следующие действия:

1. Получить и отразить в учете входящий УПД.
2. Сформировать и отправить продавцу извещение о получении УПД (по соглашению сторон).
3. Сформировать и отправить продавцу информацию об оформляемой сделке.

Получение и отражение в учете входящего УПД

Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России (письмо от 24.11.2015 № ЕД-4-15/20487), в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ, в том числе составленный в электронной форме.

Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа производится по формату, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, т. е. в формате УПД(СЧФДОП).

Обмен электронным УПД(СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Получение электронного УПД(СЧФДОП) от продавца происходит по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

Также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами).

Полученный электронный УПД(СЧФДОП) автоматически помещается в папку Отразить в учете формы списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 1).

Рис. 1. Получение электронного УПД

Если в настройках электронного документооборота (ЭДО) (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) дополнительно установлен флаг для значения Отправлять входящие документы на утверждение, то поступивший УПД(СЧФДОП) будет помещен также в папку Утвердить списка входящих документов формы Текущие дела ЭДО. Для настройки отражения поступающих электронных документов в учетной системе из формы Настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО), находясь на закладке Настройки получения и дважды щелкнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму Настройка отражения документов в учете и выбрать один из способов обработки поступающих электронных документов: Автоматически, Вручную в форме электронного документа, Не отражать.

При этом для первичных документов можно детализировать порядок автоматического способа обработки:

• использовать возможности программы по автоматическому определению вида документа поступления (Автоматически - Определяется программой);

• закрепить выбор конкретного вида документа поступления (Автоматически - Поступление услуг; Автоматически - Поступление услуг аренды; Автоматически - Поступление услуг лизинга; Автоматически - Поступление услуг факторинга; Автоматически - Поступление доп. расходов; Автоматически - Поступление из переработки).

Если в графе Способ обработки формы Настройка отражения документов в учете будет установлено значение Автоматически, то при получении электронного документа в программе будет сразу автоматически сформирован соответствующий документ учета, а в графе Отражение в учете списка входящих документов Текущие дела ЭДО появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ.

Таким образом, при выборе автоматического способа отражения при получении УПД(СЧФДОП) будут созданы два документа учета: Поступление (акт, накладная, УПД) и Счет-фактура полученный. При этом в соответствующей активной строке в графе Отражение в учете списка документов Текущие дела ЭДО появится гиперссылка на автоматически созданные документы - 2 документа (рис. 1).

Если в настройках получения будет стоять способ обработки Вручную в форме электронного документа, то при получении электронного документа в папке Отрзить в учете в графе Отражение в учете будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма Подбор документов учета, в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Подобрать соотнести полученный электронный документ с соответствующим документом учетной системы.

Перейти в форму просмотра поступившего покупателю УПД(СЧФДОП) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (кроме графы Отражение в учете), рис. 1.

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного УПД отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Открыть новый созданный документ учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД) можно:

• по гиперссылке в строке Документы учета из формы просмотра поступившего электронного УПД;

• по гиперссылке в графе Отражение в учете в активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (рис. 1);

• из формы учета полученных документов Поступление (акты, накладные, УПД) (раздел Покупки - подраздел Покупки).

В новом документе Поступление (акт, накладная, УПД) (рис. 2), сформированном на основании полученного электронного УПД(СЧФДОП), будут автоматически заполнены сведения:

Рис. 2. Формирование документа "Поступление услуг" на основании поступившего УПД

• о реквизитах полученного документа (номер и дата составления);

• продавце (поле Контрагент);

• стоимости услуги по аренде помещения и сумме предъявленного входного НДС.

Перед проведением документа Поступление (акт, накладная, УПД) необходимо заполнить поле Договор.

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) отражается в информационной строке документа Состояние ЭДО, где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.

Поскольку электронный документ поступил в организацию 04.04.2022, то и новый документ учетной системы Поступление (акт, накладная, УПД) будет автоматически сформирован датой 04.04.2022. В то же время, поскольку услуга по аренде помещения фактически оказывалась в марте 2022 года (о чем свидетельствует и содержание графы Номенклатура табличной части), в учете арендатора такая услуга должна отражаться в периоде ее оказания независимо от даты выставления и получения соответствующего первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята Комитетом по рекомендациям 22.05.2015), письма Минфина России от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705). Поэтому необходимо в автоматически сформированном документе Поступление (акт, накладная, УПД) вручную заменить дату в поле от в строке с номером и датой регистрации документа в учетной системе на "31.03.2022" (рис. 3).

Рис. 3. Уточнение даты оказания услуг в документе "Поступление услуг"

Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП) будет автоматически сформирован документ Счет-фактура полученный.

Перейти в новый документ Счет-фактура полученный (рис. 4) можно:

Рис. 4. Счет-фактура полученный на основании поступившего УПД

• по гиперссылке Все реквизиты формы Универсальный передаточный документ, которая открывается по гиперссылке строки УПД (в данном случае - "8" от "31.03.2022", код вида операции "01", вычет НДС отражен в книге покупок) документа Поступление (акт, накладная, УПД), рис. 4;

• по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего покупателю электронного УПД(СЧФДОП);

• из формы учета полученных документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки).

В новом документе Счет-фактура полученный, сформированном на основании полученного электронного УПД(СЧФДОП), будут автоматически заполнены сведения:

• о продавце (поле Контрагент);

• номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Счет-фактура № и от);

• стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.

В поле Получен будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)), т. е. 04.04.2022.

В строке Документы-основания будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД(СЧФДОП).

В строке Способ получения будет проставлена отметка для значения В электронном виде.

Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД(СЧФДОП) будет также отражено в информационной строке Состояние ЭДО документа Счет-фактура полученный, где будет размещена гиперссылка Требуется утверждение.

Покупатель получает от оператора ЭДО не только входящий УПД(СЧФДОП), но и подтверждение даты отправки файла УПД(СЧФДОП) ему оператором (п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н). Дата направления, указанная в этом подтверждении оператора ЭДО, будет признаваться датой получения счета-фактуры покупателем (п. 9 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н).

Дата отправки оператором ЭДО файла электронного счета-фактуры (электронного УПД(СЧФДОП)) должна быть отражена в строке Получен документа Счет-фактура полученный (рис. 4). Если автоматически проставленная дата отличается от указанной в подтверждении оператора ЭДО, то ее следует уточнить.

Согласно пункту 1.1 статьи 172 НК РФ, при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации по НДС покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав начиная с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет.

При этом налоговые вычеты могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных товаров (работ, услуг), имущественных прав или товаров, ввезенных им на территорию РФ.

Следовательно, счет-фактура № 8 от 31.03.2022 по услуге аренды помещения за март 2022 года, полученный покупателем (арендатором) согласно подтверждению оператора ЭДО 01.04.2022, может быть зарегистрирован в книге покупок уже в I квартале 2022 года.

Если в поле Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения документа Счет-фактура полученный будет проставлен флаг (рис. 4), то поступивший счет-фактура будет зарегистрирован в книге покупок налогового периода его фактического получения, т. е. II квартала 2022 года (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).

Для заявления налогового вычета в I квартале 2022 года, а не в периоде фактического получения счета-фактуры в составе электронного УПД(СЧФДОП) необходимо снять флаг в строке Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения (рис. 4). Далее заявление налогового вычета следует производить с помощью регламентного документа Формирование записей книги покупок (раздел Операции - подраздел Закрытие периода - Регламентные операции НДС), рис. 5.

Рис. 5. Формирование книги покупок за I квартал 2022 года

Таким образом, поступивший электронный счет-фактура в составе УПД(СЧФДОП) будет зарегистрирован в книге покупок за I квартал 2022 года (раздел Отчеты - подраздел НДС).

Формирование и отправка продавцу извещения о получении УПД (по согласованию сторон)

Если сторонами сделки согласована обязанность покупателя направлять продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП) (п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н), то покупатель должен сформировать, подписать и отправить продавцу извещение о получении УПД(СЧФДОП).

Формирование извещения происходит в программе автоматически.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении УПД(СЧФДОП) будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.

Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:

• по кнопке Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис);

• из формы просмотра электронного документа по значку с закругленной стрелкой в строке состояния электронного обмена.

Можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).

Кроме извещения о получении УПД(СЧФДОП) в программе будет также дополнительно сформирован ряд служебных извещений:

• после получения подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП) - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении УПД(СЧФДОП);

• после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП) - извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении продавцу извещения о получении УПД(СЧФДОП).

Обратите внимание, до 01.07.2021, согласно подпункту "б" пункта 2.12 Порядка обмена, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, после получения подтверждения оператора ЭДО об отправке счета-фактуры покупатель должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО о направлении ему счета-фактуры. С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у покупателя отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.

Формирование и отправка продавцу информации об оформляемой сделке

Если претензий к показателям УПД у покупателя нет, то он утверждает полученный документ.

Именно после утверждения поступившего электронного УПД(информации продавца) автоматически формируется соответствующая ответная информация покупателя - УПД(информация покупателя), рис. 6.

Рис. 6. Формирование УПД(информация покупателя)

Утвердить УПД(информацию продавца) можно:

• по кнопке Утвердить из списка документов Текущие дела ЭДО;

• по кнопке Утвердить из формы просмотра поступившего электронного УПД.

Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.

Несмотря на то, что информация покупателя формируется и подписывается 05.04.2022, в строке Дата получения (приемки), отражающей произошедший факт хозяйственной жизни, будет указана дата "31.03.2022". Это полностью соответствует пункту 8 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н.

На соответствующих закладках формы просмотра УПД(информации покупателя) отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

После отправки оператору УПД(информации покупателя) покупатель (арендатор) должен:

• получить от оператора ЭДО - подтверждение о получении УПД(информации покупателя);

• подписать и отправить оператору ЭДО - автоматически сформированное в программе дополнительное извещение о получении подтверждения.

На этом обмен электронным УПД(СЧФДОП) у покупателя завершается.

После завершения обмена электронным УПД(СЧФДОП) в строке Состояние ЭДО документа Поступление (акт, накладная, УПД) будет отражена гиперссылка Завершен (см. рис. 7).

Рис. 7. Завершение обмена электронным УПД

Аналогичная информация о завершении ЭДО будет отражена в строке Состояние ЭДО документа Счет-фактура полученный.

Перейдя по гиперссылке Завершен в строке Состояние ЭДО в форму просмотра документа УПД(СЧФДОП) можно удостовериться, что документ подписан обеими сторонами сделки, а также что все документы, сопровождающие обмен УПД(СЧФДОП), получены и отправлены.

Также из формы просмотра по кнопке Выгрузить можно выполнить сохранение электронного УПД(СЧФДОП) (в формате PDF, для представления в ФНС, документооборот целиком).