Кому-то - кризис, а вам - возможности!

Не думай об отчетах свысока!

Примечание:
* Состав "Центра антикризисного управления", реализованного в версии 1.6.11 "1С:Бухгалтерии 8" по видам антикризисных отчетов и порядок оперативного анализа финансового состояния деятельности фирмы с их использованием рассмотрены здесь.
** Изменения, о которых идет речь в данной статье, реализованы не только в конфигурации "Бухгалтерия предприятия", но и в целом ряде других конфигураций системы программ "1С:Предприятие 8", в частности, в "Бухгалтерии автономного учреждения" (версия 2.0.3), "Бухгалтерии предприятия КОРП" (версия 2.0.3).

Вроде бы и раньше ничто не препятствовало руководителю использовать данные программы для оценки состояния бизнеса и принятия управленческих решений, да только на пути этом стояли как минимум две проблемы, да и не то, чтобы проблемы, а так - особенности. Первая - то, что руководитель мыслить о бизнесе и оценивать его привык в одних терминах, а бухгалтер и, соответственно, программа для бухгалтерского учета "измеряют" хозяйственную деятельность в других. Вторая - то, что между данными бухгалтерского учета и руководителем всегда была в штате некая единица персонала, которая адаптировала понятия измерителей бухучета в те, что легко воспринимались руководителем. Чаще всего единицей этой и был главный бухгалтер, который извлекал данные из "своей" системы и адаптировал их к управленческим нуждам. Вроде бы полезная "единица", но ведь в любой цепочке передачи информации лишнее звено - дополнительное время. Впрочем, в докризисный период время не всегда было столь острой и важной величиной.

Ценность времени резко возросла с наступлением кризиса. И появившийся в конце прошлого года пакет антикризисных оперативных отчетов для руководителя приблизил пользователей программы "1С:Бухгалтерия 8" к ситуации, когда потребность в "переводчиках" резко снизилась, что, безусловно позволило оптимизировать человеческие ресурсы и тем самым ускорить подачу "свежего информационного блюда" "к руководящему столу". Тем самым был сделан огромный шаг в сторону более быстрой реакции руководителя на рыночную ситуацию вокруг предприятия.

Но сейчас и это "антикризисное лекарство" получило новое развитие!

Не числом, а уменьем!

"Штабное воинство" отчетов для руководителя ("полководца" бизнеса) увеличилось. Причем как в количестве своем, так и в качестве. Рассмотрим, какие отчеты доступны теперь руководителю как полноправному пользователю программы.

Первое и основное поле обзора руководителя в Панели функций - раздел Оперативные данные. Поскольку эта информация важна руководителю именно на "сегодня", поле, указывающее дату, не имеет возможности корректировки - незачем, например, просматривать информацию за уже прошедшие дни! (При этом если речь идет о пользователе-бухгалтере, то ему в стандартных отчетах по-прежнему доступны любые даты и интервалы.)

В первую часть раздела Оперативные данные выведены данные об основных показателях деятельности, два из которых относятся к движению денежных средств и один - к объему продаж (см. рис. 1).

Рис. 1

Совершенно очевидно, что денежные средства - это "кровь" бизнеса, и от их наличия и интенсивности поступления и расхода зависит жизнеспособность предприятия. Отсюда и предоставляемая руководителю возможность видеть актуальный остаток денежных средств - как по компании (предприятию) в целом (если в базе ведется многофирменный учет, но не выбрана организация), так и по отдельной организации. Причем переход от одного варианта к другому легок и прост - следует либо выбрать организацию, либо очистить поле - дополнительных действий не требуется, система автоматически настраивается на заданный отбор.

Остаток денежных средств, равно как и два других вида данных можно просматривать не только в абсолютном значении на текущий момент, но и относительно некоторой другой даты, которую следует ввести в поле Сравнить с. По умолчанию система предлагает сравнивать показатели со вчерашней датой, но в зависимости от различных особенностей бизнеса, в том числе, от сезонности, можно выбирать для сопоставления показателей любую дату прошедшего периода (лишь бы эти данные были занесены в базу).

Если в базу оперативно заносятся данные о реализации товаров, продукции работ или услуг, то в строке Продажи можно видеть их объем также в сравнении с аналогичным показателем прошедшего периода. То же относится и к строке Поступление денежных средств.

Следующая таблица раздела оперативных данных позволяет настроить мониторинг более широкого временного интервала для просмотра данных о продажах и поступлении денежных средств. В данном случае производится сравнение показателей не за сутки, а за месяц, причем для сравнения берется прошлый месяц и аналогичный календарный месяц прошлого года (см. рис. 2).

Рис. 2

В таблице отражаются продажи и поступление денежных средств за текущий месяц. Эти данные приведены в сравнении с аналогичным периодом прошлого месяца и прошлого года. Например, если сегодня 10 ноября, то данные за текущий месяц будут рассчитаны с 1 по 10 ноября, данные за прошлый месяц - с 1 по 10 октября, данные за прошлый год - с 1 по 10 ноября прошлого года.

Такого рода данные позволяют сравнивать показатели как для видов деятельности, не подверженных сезонным колебаниям (хотя вряд ли найдутся показатели, полностью независимые от периода года), так и зависящим от них. Для вторых изменение (снижение или рост) показателей относительно предыдущего месяца может быть не сигналом к применению управленческих рычагов, а всего лишь проявлением естественного ритма. В ином случае может потребоваться более детальная информация о причинах отклонений. Если изменения идут по поступлению денежных средств, то требуются одни меры работы с покупателями, если по объемам продажам - другие.

Третья таблица раздела Оперативные данные показывает, какие ликвидные активы имеются в распоряжении руководителя. С одной стороны это задолженность покупателей, в том числе просроченная, с другой - оборотные средства, в состав которых входят все виды денежных средств (наличные и безналичные), а также денежные средства, выданные под отчет (см. рис. 3).

Рис. 3

Таким образом, перед глазами руководителя разворачивается табло наиболее критичных сводных данных о работе предприятия в целом или выбранной им организации, а сопровождающая их кнопка Обновить позволяет их актуализировать.

Теперь представим себе, что в этих показателях руководитель уловил тревожные изменения. Разумеется, такого рода данные - это как "средняя температура по больнице"! И чтобы впоследствии не оказалось, что легкий "дымок" стал причиной большого и разрушительного "пожара", его источник необходимо локализовать.

Этот инструмент предоставлен руководителю тут же, в "Центре антикризисного управления".

"Купите бублики…"

Если обычно продажи предприятия не подвержены сезонным колебаниям, а Оперативные данные, тем не менее, показывают отклонения, или же в плановых сезонных колебаниях продаж замечен неплановый спад, то это повод для анализа - какие именно группы товаров, продукции или услуг (в программе эти данные выражены аналитикой Номенклатурные группы) дают эти колебания или в условиях кризиса дают наибольшие отклонения от привычных показателей. Это может послужить поводом для оперативной корректировки ассортиментного ряда! Раскроем ссылку на первый из предлагаемых в этом разделе отчетов - отчет Продажи.

Как известно, человек максимум информации воспринимает визуально, при этом следует добавить, что визуальная информация гораздо быстрее обрабатывается нашим мозгом. Поэтому динамика продаж за выбранный период в данном отчете представлена в виде диаграммы, тип которой вы можете выбрать по своему усмотрению, исходя из личных вкусов и пристрастий.

Особо следует отметить, что поскольку в продажах работает формула "ЧТО продано и КОМУ", то данный отчет позволяет формировать диаграмму как по тому, что продается (то есть, в разрезе номенклатурных групп), так и по тому, кому продано (в разрезе контрагентов). Если к этому добавить и то, что в настройках отчета вы можете установить любой интервал для анализа (день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие и год), то в сочетании с заданным периодом отчета можно получать информацию, идеально способствующую управленческому анализу! К тому же можно задавать отбор по отдельной номенклатурной группе или отдельному контрагенту - и тогда график или гистограмма покажут более детальную картину. При этом, гистограмма удобнее для анализа продаж по всем выбранным номенклатурным группам/контрагентам, а график - для сравнения тех же данных по периодам (см. рис. 5).

Рис. 5

Однако, продажи - продажами, но в данном отчете мы видим объем только отгрузки, но не оплаты. А нам для проведения других запланированных сделок необходимо еще и понимание, насколько соответствует динамике продаж динамика поступления денежных средств? Каков наш ресурс оборотных средств, насколько мы обеспечены денежными средствами?

"…гоните рублики!"

Для детального анализа наличия и динамики изменения денежной наличности палитра инструментов для руководителя богата несколькими формами отчетов.

Наверное, первым в этой череде стоит отметить такой отчет, как Остатки денежных средств. Именно он призван ответить на насущный вопрос любого руководителя, достаточно ли в организации средств, необходимых для плановых расчетов с бюджетом, кредитными учреждениями и контрагентами. Поскольку в условиях экономического кризиса, когда заемные средства становятся дефицитом, организации, а, следовательно, ее руководителю, приходится в большей степени полагаться на собственные ресурсы.

Данный отчет предлагает к рассмотрению все наличные и безналичные средства в различных валютах, а, кроме того, деньги, находящиеся в распоряжении подотчетных лиц. У отчета появилась, помимо прочего, прекрасная инструментальная возможность табличных редакторов - возможность получения промежуточной суммы за счет либо выделения мышкой нужной области ячеек, либо выделения нескольких отдельных ячеек с помощью клавиши "Ctrl". В результате в соответствующем поле панели инструментов отчета появится искомая сумма (см. рис. 6).

Несмотря на то, что уже в этом отчете видно - какие именно наличные средства имеются в кассах, на каких расчетных счетах и в каких валютах имеются средства безналичные, у кого из подотчетников "зависли" неистраченные суммы, отчет можно детализировать и представить в ином виде (см. рис. 6).

И уже эта расшифровка позволит провести более детальный анализ состояния денежных средств, вплоть до просмотра и анализа конкретного бухгалтерского документа (см. рис. 6), из которого можно получить информацию, на какие цели были выданы те или иные денежные средства, что позволит быстро скорректировать ситуацию в соответствии с текущими приоритетами.

Рис. 6

Если в денежных средствах замечен дефицит, то требуется экстренный анализ - что послужило его причиной, тем более что причин может быть много. Это и снижение продаж (которое можно было видеть в первом из рассмотренных нами отчетов), нарушение платежной дисциплины и срыв графиков платежей со стороны покупателей, просрочка платежей поставщикам, повлекшая штрафные санкции и т.д.

При осуществлении этого анализа требуется понимание - какова динамика и структура поступления денежных средств? В этом руководителю поможет отчет Поступление денежных средств. Снова, как и при анализе динамики продаж, на выручку руководителю и в помощь оперативности оценки ситуации приходит визуальная форма отчета - диаграмма (см. рис. 7).

Рис. 7

Для того, чтобы этот отчет "сыграл" в команде руководителя, требуется правильно указывать корреспондирующие счета учета расчетов с контрагентами, то есть, строго в соответствии с их наименованием и целевым назначением (например, расчеты с покупателями - строго субсчета счета 62, расчеты по краткосрочным кредитам и займам - субсчета счета 66 и т.п.) В этом случае в распоряжении руководителя будет детальный динамический анализ источников поступления денег, причем интервал диаграммы можно также выбирать любой (день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие и год).

Обратите внимание - помимо визуальной возможности анализа данный отчет предоставляет еще и суммовую расшифровку, в которой так же, как отмечалось ранее, можно суммировать выделенные области ячеек или получить сумму отдельно выбранных ячеек.

Когда динамика поступления денежных средств проанализирована, наступает черед анализа расхода денежных средств, для чего предназначен одноименный отчет, также формируемый в виде диаграммы, и имеющий те же возможности, что и вышеописанный.

Здесь также детализируются направления затрат (по корреспондирующим счетам, как описано выше), но по одному из направлений - по подотчетным лицам. И в отчет попадают лишь те суммы, по которым отчитались подотчетные лица, так как расходом можно считать только их.

С учетом того, что диаграмму можно настроить за любой период и с любыми интервалами, руководитель имеет возможность отследить резкие скачки расходов по направлениям и скорректировать их на будущее.

Однако вернемся к вопросу о наличии денежных средств и динамике их поступления. Разумеется, практически в любой коммерческой фирме основным источником поступления денежных средств являются покупатели. И если проверенный нами в самом начале показатель - например, динамика продаж - не вызывает серьезных опасений, то дефицит денежных средств следует искать в том, как эти продажи оплачены нашими покупателями.

"Утром - стулья…" А деньги?

Ответы на эти вопросы руководитель найдет в отчетах, скомпонованных в блок Расчеты с покупателями.

В состав активов предприятия входит так называемая "дебиторка", причем преимущественно относящаяся к задолженности покупателей. Проследить ее динамику можно с помощью отчета Динамика задолженности покупателей. Этот отчет также предоставляет как визуальную (диаграмма), так и суммовую (таблица) формы данных, без детализации по контрагентам. При этом желаемый набор счетов учета задолженностей, данные которых будут отражены в диаграмме, можно настраивать в контексте конкретного предприятия (см. рис. 8).

Рис. 8

Для определения задолженности покупателей может быть изменен порядок расчета: можно исключить отдельные счета из анализа. Измененный порядок расчета будет применяться для всех отчетов раздела Расчеты с покупателями, а также для показателей отчета Оборотные средства и раздела Оперативные данные.

После изучения интегральной динамики дебиторской задолженности ее требуется детализировать, чтобы понять - какие именно контрагенты допустили наибольшую задолженность. Для этого руководителю предоставлена другая форма отчета - Задолженность покупателей, в котором колонки названы в наиболее понятных ему терминах. То есть, в отчете детально отражается состояние взаиморасчетов с покупателем (отдельно сумма долга и аванса) на начало и конец выбранного периода, а также суммы увеличения или погашения долга. Важно отметить, что покупатели в таблице отсортированы по убыванию величины долга, и таким образом руководитель первыми видит наиболее критичных в платежном отношении дебиторов, и необходимость просмотра и выборки данных по всей таблице исключается.

В тех случаях, когда с контрагентом заключено несколько договоров, может потребоваться информация по каждому договору отдельно. Для таких случаев необходимо просто установить флажок По договорам и заново нажать кнопку Сформировать отчет, информация в таблице будет детализирована.

Однако и этой информации может оказаться недостаточно для принятия решений по взаимоотношений с должниками. Большое значение имеет не только сама сумма долга конкретного контрагента, но и время его возникновения, срок его существования. При необходимости получении я такой информации следует воспользоваться отчетом Задолженность покупателей по срокам долга - см. рис. 9.

Особенностью данного отчета является его ориентированность на анализ сроков существования дебиторских задолженностей, причем в зависимости от характера коммерческих отношений данного предприятия со своими контрагентами руководитель может самостоятельно настраивать временные интервалы для анализа и сравнения. Например, можно задать любое необходимое количество интервалов и их длительность, как это показано на рис. 9. При этом покупатели в готовом отчете отсортированы по убыванию величины долга на дату отчета.

Рис. 9

Если не рассматривать фирмы, работающие исключительно по предоплате, то следует отметить, что любая коммерческая фирма, ведущая гибкую политику взаимоотношений с клиентами, может регулировать оплату поставленных товаров или продукции и оказанных услуг с различными сроками отсрочки платежа. Это отражается в предлагаемых по умолчанию и настраиваемых в программе сроках оплаты для покупателей, которые могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону при вводе каждого отдельного договора. Введение такой информации по каждому договору позволяет руководителю использовать еще один отчет - Просроченная задолженность покупателей. В нем не только отражается сумма просроченной задолженности по покупателям, но и приводится сравнение величины просроченной задолженности на текущую дату с величиной на начало месяца и на начало года. В том случае, если сроки оплаты для покупателей не были установлены изначально, их можно установить (или скорректировать) прямо из формы данного отчета по ссылке Установка срока оплаты покупателей.

Долги наши…

Прямым следствием задержки оплаты от покупателей может стать невозможность своевременного погашения долга предприятия перед поставщиками. Отчеты, собранные в разделе Расчеты с поставщиками, помогут руководителю "держать руку на пульсе" кредиторской задолженности.

Точно так же, как и в разделе отчетов по покупателям, первый из отчетов в данном разделе представляет собой диаграмму интегральной кредиторской задолженности. Для решения как стратегических, так и тактических бизнес-задач в отчете можно выбирать различные периоды и детализировать информацию по нескольким вариантам интервала. Также помимо графической формы в данном отчете приведена и цифровая форма представления данных - таблица интегральной кредиторки по тем же интервалам.

Отчет Динамика задолженности поставщикам показывает изменение задолженности поставщикам по организации за период. Данные приводятся без детализации по контрагентам. Для того, чтобы получить такую детализацию, следует обратиться к другой форме отчета по поставщикам - Задолженность поставщикам.

Подобно аналогичному отчету по покупателям, в этом отчете отражается задолженность и сумма аванса детально по поставщикам на начало и конец выбранного периода, а также движение за период - увеличение и погашение долга. Для детализации отчета по договорам необходимо установить соответствующий флажок По договорам. Поставщики в отчете отсортированы по убыванию величины долга на конец периода.

Если платежная дисциплина покупателей сказывается непосредственно на наличии денежных средств у предприятия, то вовремя не погашенная задолженность поставщикам может иметь иные, но не менее проблемные последствия для фирмы. Это и приостановка поставок (а, значит, возможное снижение показателя продаж), и штрафные санкции за просрочку платежа (а, значит, дополнительные внереализационные расходы). Поэтому в расчетах с поставщиками также важно видеть не только саму сумму задолженности, но и ее "возраст" и превышение сроков погашения, указанных в договоре.

Поэтому в данном случае детализация задолженностей поставщикам как по величине, так и по срокам, доступна руководителю с помощью отчетов Задолженность поставщикам по срокам долга и Просроченная задолженность поставщикам. Технология работы с этими отчетами аналогична той, что описана для группы отчетов по покупателям.

Не деньгами едиными…

До сих пор, говоря о платежеспособности предприятия, мы говорили исключительно о денежных средствах как о наиболее ликвидной части активов предприятия, а также о дебиторской задолженности.

Но в арсенале управленческих инструментов руководителя находятся не только эти активы. К оборотным средствам предприятия относятся и всевозможные запасы, которые тоже требуют разумного управления. Например, сырье, закупленное предприятием впрок, может оказаться в одной ситуации благом (если начинаются перебои с поставками или резко растут цены) и способствовать повышению доходности бизнеса, а в другой ситуации - оказаться "камнем на шее утопающего" (при падении спроса на продукцию, выпускаемую из этого сырья или при дорогостоящем складском хранении).

Оценить состав оборотных активов руководитель может, если вернется в начало раздела Отчеты для руководителя, а именно в группу отчетов Общие показатели, и, воспользуется отчетом Оборотные средства (см. рис. 10). В нем можно оценить, как изменились суммы и виды оборотных средств за указанный период (в отчете доступны все вышеописанные возможности детализации и получения быстрых сумм по выбранным ячейкам).

Рис. 10

Капитан! Ваш корабль готов к плаванию в "море кризиса"!

Именно этой фразой хочется завершить данную статью. Экономичный программный продукт, позволяющий решать не только бухгалтерские задачи, но и часть управленческих, ожидает передачи "в хорошие руки". Отлаженные организационные механизмы ввода актуальных данных, грамотное построение справочников и регистров плюс профессионализм "капитана корабля" - и пусть бушуют волны кризиса!

"Семь футов под килем" вашему бизнесу!

Внимание - деталям!

Из поля Оперативные данные переводим взгляд в левую часть экрана, озаглавленную Отчеты для руководителя (см. рис. 4).

Рис. 4

В первую очередь предлагается установить наиболее комфортный для анализа данных интервал получения отчетов. Вероятнее всего, он будет охватывать интервал с начала текущего месяца и по текущую дату, однако конкретная настройка зависит от интересов отдельного руководителя, его способов контроля и управления.