Содержание
Как учитываются доходы при исчислении НДФЛ?
Согласно ст. 223 НК РФ "при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)". Таким образом, суммы начислений учитываются при исчислении налога в тех месяцах, за которые эти суммы начислены - т.е. в терминологии "1С:Предприятия" "по периоду действия" начислений.
Поэтому, если в расчетном периоде "Январь" зарегистрирован какой-либо доход за декабрь предшествующего года (т.е. доход другого налогового периода, например, "переходящий" больничный лист), то при вводе этого документа в журнале расчетов появятся записи для перерасчета НДФЛ за прошлый налоговый период.
Аналогично, начисляя в декабре отпускные за январь следующего года, мы начинаем расчет НДФЛ будущего налогового периода (в том числе предоставляем сотруднику за этот будущий период положенные ему стандартные налоговые вычеты).
Результаты такого перерасчета отразятся в налоговой отчетности (карточках и справках о доходах) прошлого (или соответственно - будущего) налогового периода.
Некоторые виды доходов согласно ст. 217 НК РФ облагаются налогом на доходы частично. Для начислений, с помощью которых регистрируются такие доходы, необходимо в справочнике "Виды расчетов" (закладка "Налоговый учет") указать вид дохода из классификатора, утвержденного МНС. В этом случае облагаемая сумма дохода будет рассчитана автоматически. Кроме того, если это необходимо, для одного вида дохода можно описать несколько видов расчета, которыми он будет регистрироваться в журнале расчетов. При этом в целях налогообложения все результаты по таким видам расчетов будут "слиты" воедино.
НДФЛ исчисленный и НДФЛ удержанный - в чем разница?
В ст. 226 НК РФ указано, что налог исчисляется по окончании каждого месяца, а удерживается лишь при фактической выплате дохода, момент определения суммы удержанного налога в общем случае не совпадает с моментом исчисления налога. В связи с этим с 2001 года в типовой конфигурации суммы исчисленного налога также как и суммы налога удержанного хранятся в журнале расчетов "Зарплата".
Поэтому в журнале расчетов по каждому сотруднику всегда присутствует пары записей по каждой ставке налога - "НДФЛ" и "НДФЛ удержанный". В первой записи отражается сумма налога, исчисленная с доходов физического лица (в частности, работника организации) и подлежащая удержанию налоговым агентом при выплате дохода. Во второй записи (НДФЛ удержанный) показывается сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом при выплате дохода физическому лицу. Именно эти суммы налоговый агент перечисляет в бюджет.
Согласно ПБУ 1/98 "Учетная политика организации" бухгалтерский учет расчетов с работниками по налогу на доходы физических лиц ведется "методом начисления", поэтому бухгалтерские проводки по НДФЛ формируются на основании сумм исчисленного налога (возможно, не дожидаясь собственно момента удержания налога). Сумма же удержанного налога отражается только в Налоговой карточке сотрудника и не отражается в проводках, выгружаемых в типовые "бухгалтерские" конфигурации.
Расчет удержанных сумм НДФЛ
Пункт 4 ст. 226 НК РФ предусматривает удержание у сотрудника начисленной суммы налога за счет любых денежных средств, выплачиваемых сотруднику, при их фактической выплате самому сотруднику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты. Однако, к сожалению, в НК РФ не поясняется, что именно следует понимать под "суммой выплаты", да и специалисты МНС России пока не дают четкого определения этого понятия.
Поэтому методистами фирмы "1С" предложена следующая интерпретация понятия "сумма выплаты": под суммой выплаты мы понимаем все денежные средства, выплаченные сотруднику через кассу, либо перечисленные на его счета в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц, в том числе перечисленные за него в бюджет налоговым агентом суммы налога на доходы физических лиц. Таким образом, сумма НДФЛ удержанного не может превышать общего количества денежных средств, выплаченных сотруднику через кассу, либо перечисленных на его счета в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц. По мере получения нами дополнительных разъяснений из МНС России наша интерпретация понятия "сумма выплаты" может быть скорректирована.
В типовой конфигурации выплаченные через кассу или перечисляемые на счета сотрудника в банках денежные средства регистрируются документом "Выплата заработной платы" (вид расчета "Выплата зарплаты"); перечисляемые по поручению сотрудника на счета третьих лиц средства регистрируются документом "Перечисление зарплаты в банк" (вид расчета "Перечисление в банк"), поэтому сумма всех НДФЛ удержанных (по каждой ставке НДФЛ удержанный исчисляется отдельно) не превышает суммы результатов перечисленных выше видов расчета.
Сумма удержанного налога исчисляется уже после выплаты дохода сотруднику для чего в типовой конфигурации предусмотрен специальный режим при групповом расчете зарплаты.
В том случае, когда в организации допускаются задержки с выплатой зарплаты и в одном из месяцев сотрудникам денежных средств не выплачивалось, то в этом месяце организация как налоговый агент не может удерживать с сотрудников исчисленный НДФЛ, поэтому результаты расчета записей НДФЛ удержанных окажутся нулевыми. Если же в следующем месяце задолженность будет погашаться, то организация как налоговый агент должна будет удерживать (и перечислять в бюджет) весь исчисленный за два месяца НДФЛ (если, конечно, выплачиваемые сотрудникам суммы достаточно велики).
Учет стандартных вычетов (статья 218)
Как ввести данные о стандартных вычетах?
Вычеты по налогу на доходы физических лиц, предоставляемые сотрудникам предприятия, указываются в справочнике "Налоговые вычеты сотрудников" (кнопка "Ввод данных" формы редактирования сотрудника, пункт "Вычеты по НДФЛ"). В справочнике отражаются все вычеты, на которые имеет право сотрудник согласно законодательству (на самого сотрудника, подпункты 1-3 пункта 1 ст. 218 НК РФ, и на детей сотрудника, подпункт 4 пункта 1 ст. 218). На каждого ребенка в справочнике вычетов следует отводить отдельную строку.
Вносить информацию о вычетах сотрудников рекомендуется после того, как сотрудник представит в бухгалтерию организации соответствующее заявление и необходимые документы к нему. Если при этом при исчислении НДФЛ потребуется учесть "недопредоставленные" в предшествующих месяцах вычеты, то это будет сделано автоматически при расчете НДФЛ текущего на момент подачи заявления о вычетах месяца.
Зачем вводить данные о доходах на предшествующем месте работы?
Если сотрудник был принят на работу в текущем календарном году и ранее работал в другой организации, то согласно пункту 3 ст. 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются по новому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по предшествующем месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной по предшествующем месту работы.
Представленная сотрудником справка о доходах на предшествующем месте работы регистрируется в форме редактирования данных сотрудника (кнопка "Ввод данных", пункт "Справка с предыдущего места работы"). В ней помесячно отражается только совокупный доход, используемый для определения размера предоставляемых вычетов с кодами 101-103.
Если сотрудник представил справку о доходах на предшествующем месте работы в бухгалтерию организации с опозданием, то пересчет сумм предоставленных ему стандартных вычетов с учетом данных о доходах на предшествующем месте работы будет выполнен автоматически при расчете НДФЛ текущего на момент регистрации справки о доходах месяца.
Как предоставляются вычеты при начислении "переходящего" отпуска
Как уже говорилось выше, суммы начислений учитываются при исчислении налога в тех месяцах, за которые эти суммы начислены ("по периоду действия" начислений). Поэтому, если отпуск был "переходящим", суммы отпускных будут учитываться в нескольких месяцах.
Т.е. при исчислении НДФЛ в месяце начисления "переходящего" отпуска в налоговый период будут включены также и будущие месяцы - все те, которые "затронул" отпуск.
При этом, поскольку стандартные вычеты предоставляются за все месяцы налогового периода (п. 1 ст. 218 НК РФ), то при расчете сумм налога в месяце начисления отпуска будут учтены вычеты за все месяцы отпуска.
Кроме того, если в месяце начисления отпуска весь исчисленный НДФЛ был удержан, в налоговой карточке в месяце начисления отпуска появится задолженность за налоговым агентом (так как часть исчисленного НДФЛ будет отражена в последующих месяцах, в удержанный налог следует отражать в том месяце, когда была произведена фактическая выплата сотруднику), которая "исчезнет" в последнем месяце отпуска.
Вычеты превысили доходы - как это отразится на суммах НДФЛ?
Исчисленная сумма НДФЛ по ставке 13% рассчитывается ежемесячно нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее исчисленных сумм налога (п. 3 ст. 226), поэтому если доход сотрудника в очередном месяце оказался меньше положенных ему вычетов, а в предыдущих месяцах превышал вычеты, то сумма исчисленного в этом месяце НДФЛ окажется отрицательной, отражая уменьшение облагаемой НДФЛ базы, рассчитанной нарастающим итогом с начала года.
В то же время сумма НДФЛ исчисленного нарастающим итогом за год не может быть отрицательной, поэтому после того, как сумма вычетов, рассчитанная нарастающим итогом за год, сравняется с суммой доходов, рассчитанной также нарастающим итогом за год, НДФЛ исчисленный будет рассчитываться нулевым.
При этом сумма НДФЛ удержанного отрицательной быть не может. Чтобы вернуть сотруднику излишне удержанный в прошлые месяцы налог необходимо по получении от сотрудника соответствующего заявления оформить документ "Возврат НДФЛ".
Если такой документ оформлен не будет, то излишне удержанный в прошлые месяцы НДФЛ будет считаться задолженностью предприятия перед сотрудником и показываться отдельной строкой в журнале расчетов как "Переплата НДФЛ".
Погашается такая переплата также документом "Возврат НДФЛ".
Учет профессиональных вычетов
Профессиональные вычеты (ст. 221 НК РФ) предоставляются сотрудникам:
- в сумме фактических документально подтвержденных расходов по договорам подряда (возмездного оказания услуг);
- в сумме фактических документально подтвержденных расходов по авторским договорам;
- в сумме нормативных затрат по авторским договорам (если расходы не могут быть подтверждены документально).
Характер вычета (документально подтвержденные расходы или нормативные затраты) указывается на закладке "Налоговый учет" (реквизит "Код вычета") в документе "Договор гражданско-правового характера".
Если по авторскому договору выбран вычет с кодом 405 (в пределах норматива затрат), то при исчислении НДФЛ сумма вычета будет рассчитана автоматически исходя из начисленной по договору суммы и коду авторского дохода.
Если по авторскому договору выбран вычет с кодом 404 (фактические расходы) или имеются документально подтвержденные расходы по договору подряда (возмездного оказания услуг), то в реквизите "Сумма вычета" следует указать сумму этих фактических расходов. Если при этом договор заключен на длительный срок, тогда указанная сумма фактических расходов будет учитываться ежемесячно. Отредактировать сумму вычета (если она менялась в течение срока договора) можно непосредственно в налоговой карточке сотрудника.
Порядок признания физлица налоговым резидентом РФ
Физическое лицо признается налоговым резидентом РФ, если это лицо фактически находилось на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году (ст.11 НК).
Согласно методическим рекомендациям МНС России (утверждены приказом МНС России от 29.11.2000 № БГ-3-08/415) "граждане Российской Федерации, состоящие на регистрационном учете по месту жительства и по месту пребывания в пределах Российской Федерации, а также иностранные граждане, получившие в органах внутренних дел разрешение на постоянное проживание или вид на жительство в Российской Федерации, либо иностранные граждане, временно пребывающие на территории Российской Федерации, зарегистрированные в установленном порядке по месту проживания на территории Российской Федерации и состоящие на 1 января в трудовых отношениях с организациями, включая филиалы и представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, предусматривающие продолжительность работы в Российской Федерации в текущем календарном году свыше 183 дней, считаются налоговыми резидентами Российской Федерации на начало отчетного периода".
Уточнение налогового статуса налогоплательщика производится:
- на дату фактического завершения пребывания иностранного гражданина (лица без гражданства) на территории Российской Федерации в текущем календарном году;
- на дату отъезда гражданина Российской Федерации на постоянное местожительство за пределы Российской Федерации;
- на дату, следующую после истечения 183 дней пребывания в Российской Федерации российского или иностранного гражданина либо лица без гражданства".
Таким образом, МНС России признает граждан РФ налоговыми резидентами и в первом полугодии, т.е. НДФЛ можно смело исчислять по ставке 13% уже с января месяца.
Другим следствием определения статуса налогового резидента по фактическому пребыванию на территории РФ является тот факт, что работники предприятия, часто бывающие в командировках за границей (например, снабженцы) могут "случайно" (т.е. не по собственному желанию) оказаться налоговыми нерезидентами по итогам года.
Изменился статус физлица - как пересчитать налог?
Статус сотрудника как налогового резидента/нерезидента определяется по стране постоянного места жительства сотрудника (см. кадровые данные сотрудника): если страна не указана или указана Россия, то сотрудник считается налоговым резидентом РФ. При исчислении сумм налога ставка НДФЛ с зарплаты автоматически выбирается с учетом того, является ли сотрудник налоговым резидентом РФ.
Поскольку налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, то при изменении в течение года статуса сотрудника как налогового резидента/нерезидента следует пересчитать сумму налога, исчисленного с его доходов, полученных с начала текущего года, по новой ставке. Результаты такого перерасчета отразятся в налоговой отчетности в месяце изменения статуса сотрудника.
