Содержание
Для начала напомним, что в соответствии с российским законодательством все организации, ведущие финансово-хозяйственную деятельность, должны хранить свободные денежные средства на расчетных счетах, открытых в банках, и, в основном, все расчеты между юридическими лицами должны производиться в безналичной форме.
Порядок расчетов наличными денежными средствами на предприятии устанавливает ЦБ РФ и определяется он следующими нормативными документами:
1. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. решением Совета директоров Центрального Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Именно этот документ на сегодняшний день является основополагающим, и требования, прописанные в нем, следует соблюдать.
2. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-п.
При этом, если организация принимает денежные средства от населения, в том числе производит расчет с применением платежных карт, то следует иметь контрольно-кассовый аппарат (контрольно-кассовую машину, далее - ККМ) и соблюдать:
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Документ утвержден Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 (далее - Положение по применению ККМ).
Порядок расчетов с населением без применениея контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) регламентирует Постановление Правительства от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
ККМ следует приобрести, зарегистрировать в ИФНС и поставить на учет.
Важно помнить, что покупать нужно ККМ, занесенный в Государственный реестр, в котором указывается модель ККМ, поставщик, производящий данную модель и внесенный в Государственный реестр ККТ и сведения, которые воспроизводятся на чеке.
При регистрации ККМ в ИФНС наряду с заявлением и паспортом ККМ предоставляется и договор на техническое обслуживание ККТ.
Участник форума Шаги интересуется: как учитывать расходы на техобслуживание в бухгалтерском и налоговом учете
Пользователь ktyf149 справедливо говорит, что это обычные услуги сторонних организаций, никаких специальных ограничений нет.
Для ведения кассовых операций должна быть предусмотрена должность кассира, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир принимает и выдает наличные денежные средства, оформляя их первичными документами (согласно п. 12 Порядка ведения кассовых операций) по типовым межведомственным формам первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Для кассовых операций основными являются следующие документы: расходный кассовый ордер (далее - РКО) по форме КО-2, приходный кассовый ордер (далее - ПКО) по форме КО-1 и кассовая книга (унифицированная форма КО-3). Помимо этого кассир также получает наличные денежные средства из банка (на согласованные с банком цели), сдает наличные в кассу банка сверх установленного банком лимита. Лимит остатка кассы согласовывается с одним банком, как правило, на начало года. Сверх установленного лимита запрещается хранить денежные средства в кассе - их следует сдать в банк.
Разрешается хранить в кассе суммы, снятые на выплату зарплаты, пособий социального характера, стипендий (п. 9 Порядка ведения кассовых операций). Они могут храниться в кассе 3 дня, включая день получения денег в банке. Если фирма не установит лимит остатка кассы, то он считается «нулевым», а все деньги, находящиеся в кассе, будут считаться сверхлимитными.
Сдача денежных средств в банк
Пользователь realama спрашивает: как провести операцию по сдаче денег из кассы на расчетный счет? К сожалению, не уточняется, имеется ли ввиду документальное оформление операции или оформление и учет в программе. При сдаче наличных в банк непосредственно кассиром он заполняет документ «Объявление на взнос наличными», состоящий из 3-х частей: объявление остается в кассе банка, квитанция отдается на руки тому, кто вносит наличные средства в качестве оправдательного документа, а ордер со штампом операциониста банка подкалывается к выписке для последующей выдачи владельцу расчетного счета.
Пользователь Bloodwiser объясняет, как эту операцию можно отразить в программе «1С:Бухгалтерия 8». Необходимо оформить РКО с видом операции документа Взнос наличными в банк. Если деньги сдаются через службу инкассации, то заводится документ РКО с видом операции Инкассация.
Важно, что при правильном выборе вида операции первичного документа будут формироваться проводки: в первом случае Дебет 51 Кредит 50 (без отражения в налоговом учете); во втором случае, при сдаче в банк через службу инкассации: Дебет 57.01 Кредит 50.01.
Инвентаризация кассы
Проводить инвентаризацию расчетов по кассе обязательно в случаях, перечисленных в статье 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в случаях, установленных пунктом 37 Порядка ведения кассовых операций. На ИТС в разделе Учет -> Справочник хозяйственных операций. Учет в «1С:Предприятии» -> Общая система налогообложения. Версия 2 -> Кассовые операции , можно ознакомиться с нормативным порядком проведения инвентаризации и документальным оформлением ее результатов. Есть также и пошаговая инструкция с иллюстрациями, объясняющая, как отразить инвентаризацию средств в кассе предприятия в программе «1С:Бухгалтерия 8». Здесь же можно ознакомиться и с другой полезной информацией по кассовым операциям и по их отражению в программе.
Заполнение РКО
Хочется затронуть вопрос, который возникает у пользователей, особенно, если приходится заполнять много РКО. Вопрос в форуме сформулировала пользователь Чертова Кошка, которая спрашивает: почему в кассовых документах не пишутся прописью цифры ?
В программе «1С:Бухгалтерия 8» в ПКО в строке «Сумма» и в РКО в строке «Сумма» (в части выдать) цифры прописью заполняются автоматически, а строка «Получил» остается пустой (сумма прописью автоматически не заполняется). И это не случайно.
В соответствии с пунктом 15 Порядка ведения кассовых операций «расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами». Таким образом, в программе «1С:Бухгалтерия 8» соблюдаются требования нормативных документов, и получатель должен заполнять сумму полученных денежных средств собственноручно.
Журнал кассира-операциониста
Участника FuRiA интересует: как заполнять журнал кассира-операциониста? Напомним, что этот документ в обязательном порядке ведется, если организация при расчетах с населением применяет ККТ. Журнал (книга) имеет унифицированную форму (КМ-4), должен быть заверен в ИФНС и ведется для учета выручки по каждой ККМ организации (п. 11 Положения по применению ККТ), а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Пользователь ktyf149 справедливо заметил, что документ заполняется вручную, записываются показания счетчика на начало и конец дня, сумма выручки и т. д.
Если в процессе занесения данных возникают вопросы по особенностям заполнения, то следует обратиться в ИФНС, т. к. в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ контроль за применением ККТ возлагается на налоговые органы.
Предельная сумма по расчетам наличными
Участников форума студентик, Olga Kudryashova, Mag0iya интересует вопрос, связанный с предельной суммой по расчетам наличными по сделкам . Рассчитываться наличными с контрагентами можно, но при этом важно помнить, что предельный размер расчетов между юридическими лицами, между юридическим лицом и ИП и между ИП в рамках одного договора не должен превышать 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»).
При этом согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-т «О разъяснениях по вопросам применения указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У» никаких временных ограничений в отношении расчетов наличными не установлено. Имеется ввиду, что, с одной стороны, не будет являться нарушением, если в течение дня сумма сделок по нескольким договорам с одним контрагентом превышает 100 000 руб., главное, чтобы по каждому договору было соблюдено ограничение. С другой стороны, не важно, поступили ли деньги в течение дня, месяца или квартала - также предельный размер расчетов по одному договору должен быть соблюден. Количество платежей не играет роли - их сумма не должна превышать 100 000 руб. При этом ЦБ РФ дал официальное разъяснение от 28.09.2009 № 34-ОР «О применении отдельных положений Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У», согласно которому действующее ограничение не применяется при внесении наличными денежными средствами таможенных платежей в кассу таможенного органа. Что касается ограничения размера сделки между юридическим и физическим лицом, то в Указании Банка России от 20.06.2007 № 1843-У об этом не сказано, т. е. данный документ этот вопрос не регламентирует.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» задать лимит остатка кассы организации можно в меню Касса -> Лимит остатка кассы. Проверить его соблюдение, а также проконтролировать соблюдение лимита расчета наличными с контрагентами можно, применив отчет Экспресс-проверка ведения учета (установив в настройках отчета флажок для раздела Операции по кассе). Для запуска отчета необходимо выбрать организацию (т. к. «1С:Бухгалтерия 8» позволяет вести учет по нескольким организациям в одной информационной базе), установить период, за который проводится проверка и нажать кнопку Выполнить проверку.
Если ошибки обнаружены, информация о возможных причинах их возникновения и рекомендации по устранению выводятся в отчете в результате проверки. Формировать отчет Экспресс-проверка ведения учета возможно за любой необходимый интервал времени, но во избежание ошибок лучше это делать в обязательном порядке перед закрытием периода и по необходимости в любое другое время.
Помимо рассмотренных параметров при Экспресс-проверке ведения учета проверяется: соблюдение нумерации ПКО и РКО; выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам; отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому; выдача денег подотчет только работникам организации. Кстати, в этом же отчете кроме проверки операций по кассе можно выполнить и проверку соблюдения общих положений учетной политики, проверку правильности отражения операций, связанных с ведением книги покупок и книги продаж.
Редактирование номеров кассовых документов
Пользователя Анастасия2000 интересует вопрос следующего характера: если добавляешь приходный ордер (редактируешь номер ПКО и вводишь в программу, например, с номером 95а или 95/1), то дальнейшие номера тоже будут выдаваться в таком виде. Как можно исправить ситуацию?
Пользователи ПрофитСервис www.profitservice.ru, VVP, novikanna подсказали, как это можно сделать автоматически: на диске ИТС есть обработка, с помощью которой можно отобрать и перенумеровать одновременно все документы одного вида. Найти обработку можно так: в меню диска ИТС заходим в раздел Технологическая поддержка, далее выбираем Методическая поддержка 1С:Предприятие 8, заходим в папку Универсальные отчеты и обработки, выбираем Универсальные подбор и обработка объектов и следуем инструкции Описание и установка внешней обработки «Универсальные подбор и обработка объектов».
Подотчетники
Выдаваться в подотчет денежные средства могут подотчетным лицам, работникам предприятия, которые должны выполнить те или иные поручения организации по приобретению материальных ценностей, работ, услуг, а также на командировочные расходы. Конкретные цели, на которые могут выдаваться наличные, согласовываются с банком, обслуживающим организацию. Как правило, это делается при расчете лимита остатка в кассе. Само предприятие обычно приказом руководителя утверждает перечень подотчетных лиц с указанием: кому, когда, на что выдаются денежные средства. Обязательно обозначается срок, в который подотчетные лица должны отчитаться за выданные деньги, при этом срок должен быть разумным. Перед выдачей аванса следует взять у подотчетного лица заявление на имя руководителя, где будет указано, на какие цели и какая сумма требуется наличными. Руководитель ставит визу и на основании этого бухгалтер выписывает РКО, по которому деньги выдаются из кассы.
Важно помнить, что при выдаче аванса подотчетнику следует соблюдать предельный лимит по расчетам наличными, т. к. подотчетные лица рассчитываются от имени работодателя. Если организации требуется счет-фактура, то подотчетному лицу выписывается доверенность. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Отчет обычно включает в себя авансовый отчет (унифицированная форма АО-1) с приложением документов, подтверждающих размер и цели произведенных расходов (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы и пр.). Расчеты с подотчетными лицами заканчиваются либо внесением остатка суммы подотчетным лицом в кассу (оформляется ПКО), либо выдачей перерасхода из кассы (оформляется РКО).
При приеме документов для последующего подтверждения произведенных расходов рекомендуется снять копию с чека ККМ, заверить его печатью и подписью должностного лица и подложить к авансовому отчету вместе с оригиналом чека, т. к. чеки со временем выгорают и суммы могут быть неразличимы. Правомерность такого подхода подтверждается, например, в письме УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636 и в письме Минфина России от 03.04.2007 № 03-03-06/1/209.
Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя. Запрещено и передавать выданный аванс другому лицу.
Пользователь студентик спрашивает: как в программе отразить авансовый отчет и поступление материалов по авансовому отчету? К сожалению, не уточняется, какая именно программа используется. Подробную информацию по расчетам с подотчетными лицами, в т. ч. пошаговую инструкцию по порядку оформления авансового отчета в программе «1С:Бухгалтерия 8» вы можете найти на ИТС: Раздел Учет -> Справочник хозяйственных операций. Учет в «1С:Предприятии» или на сайте http://its.1c.ru в разделе Учет -> Справочник хозяйственных операций. Учет в «1С:Предприятии» -> Общая система налогообложения. Версия 2 -> Расчеты с персоналом. Подотчетные лица.
Помещение кассы
Хочется остановиться на таком моменте, как само помещение, где должна находиться касса, и, соответственно, производится расчеты наличными денежными средствами. Согласно пункту 3 и пункту 29 Порядка ведения кассовых операций прием, хранение и выдача денежных средств на предприятии происходит в специально оборудованных помещениях (кассах).
Касса должна представлять собой отдельное помещение, соответствующее определенным требованиям: быть изолированным, иметь капитальные стены, закрываться на две двери, иметь специальное окошком для выдачи денег, сейф, располагать исправным огнетушителем (подробнее см. приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий»). В реальных условиях найдется немного организаций, имеющих помещение, удовлетворяющее всем этим требованиям. На средних и малых предприятиях, как правило, даже кабинет главного бухгалтера с сейфом, где, в основном, и происходит выдача денег под отчет с «натяжкой» можно назвать помещением кассы.
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины
В соответствии с пунктом 41 Порядка ведения кассовых операций контроль за соблюдением кассовой дисциплины возлагается на банки, которые систематически осуществляют проверки.
Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях (п. 42 Порядка соблюдения кассовых операций).
Вся ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров (п. 39 Порядка ведения кассовых операций).
При этом лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 40 Порядка ведения кассовых операций).
Речь идет о главе 15 «Административные правонарушения в области финансов, налогов и сборов, страхования, рынка ценных бумаг» КоАП РФ, а именно, о статье 15.1. Рассматриваемая статья устанавливает закрытый перечень административной ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций в РФ:
1. Расчет наличными деньгами с другими организациями сверх установленного лимита.
2. Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности.
3. Несоблюдение порядка хранения денежных средств.
4. Накопление в кассе наличных средств сверх установленного лимита.
Штраф за нарушения составляет с должностных лиц и ИП от 4 000 руб. до 5 000 руб., с организаций (юридических лиц) 40 000 руб. до 50 000 руб.
Отметим, что статьей 15.2 КоАП РФ предусматривается административная ответственность и для банков за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций, что влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
