Содержание
Управленческий учет
Под управленческим учетом в целях настоящей статьи понимается процесс идентификации, измерения, накопления, анализа, подготовки, интерпретации и предоставления финансовой информации, на основании которой руководством предприятия принимаются оперативные и стратегические решения.
Построение системы управленческого учета в организации заключается в формировании набора формализованных процедур, обеспечивающих менеджеров всех уровней информацией, полученной как из внутренних, так и из внешних источников, для принятия своевременных и эффективных решений в рамках своей компетенции.
Основной целью управленческого учета является предоставление руководству организации полного комплекса фактических, плановых и прогнозных данных о функционировании предприятия как экономической и производственной единицы (включая предоставление данных по предприятию в целом, а также в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей) с целью обеспечения возможности принимать экономически взвешенные управленческие решения.
В отличие от системы подготовки информации для бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности, ориентированной на внешних пользователей, система управленческого учета и анализа ориентирована на внутренних пользователей в лице высшего руководства организации, а также руководителей и ответственных исполнителей ее подразделений.
В соответствии с этим, формирование системы управленческого учета в организации должно отвечать специфическим требованиям руководства, осуществляющего функции планирования, контроля и принятия стратегических, тактических и оперативных решений.
Назначение и возможности конфигурации "Финансовое планирование"
В апреле 2001 года фирма "1С" выпустила конфигурацию "Финансовое планирование" - первую типовую разработку, предназначенную для решения исключительно управленческих задач. В разработке конфигурации принимали участие специалисты консультационно-внедренческой фирмы "Инталев" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).
К концу апреля 2002 года, была разработана новая редакция конфигурации (1.1), значительно расширившая функциональные и аналитические возможности программы.
Типовое решение "1С:Финансовое планирование" - это единое приложение для:
- стратегического и оперативного планирования (бюджетирования);
- сбора данных о фактическом выполнении плана;
- план-фактного анализа исполнения бюджета;
- моделирования, анализа и прогнозирования финансового состояния организации.
Среди основных возможностей конфигурации стоит отметить следующие:
- Конфигурация позволяет хранить неограниченное количество версий данных, описывающих один и тот же период деятельности предприятия. Это могут быть, например, различные варианты планов (оптимистический, пессимистический, средневзвешенный и т.д.), данные о фактической деятельности фирмы, данные по нескольким независимым предприятиям. Добавление новой версии не требует изменений в программе или структуре базы данных. Возможна миграция данных между вариантами, позволяющая, например, осуществлять скользящее планирование, когда по мере поступления фактической информации часть плановых данных заменяется на реальные, что позволяет более точно оценить вероятность достижения запланированных результатов и, при необходимости, скорректировать планы на оставшиеся периоды. Сравнение различных версий данных позволяет выбрать из нескольких вариантов развития ситуации наиболее подходящий для текущих целей фирмы, провести анализ отклонения фактических данных от запланированных, сравнить результаты, достигнутые различными фирмами. Версии также могут отличаться детализацией хранимой информации по учетным периодам от дня до года.
- Бюджетирование и анализ информации возможны в разрезе центров финансовой ответственности и направлений деятельности фирмы. При этом поддерживается консолидация данных до уровня всей фирмы в целом, группы подразделений или проектов, отдельного ЦФО или направления деятельности.
- Конфигурация позволяет проводить мультивалютную консолидацию данных. Информация о различных финансовых потоках хранится в той валюте, в которой это удобно для каждой области деятельности фирмы. При формировании сводных отчетов данные могут быть приведены к любой выбранной валюте. Это позволяет, например, снизить влияние инфляции при планировании и анализе финансовой информации.
- В конфигурации поддерживается возможность многопользовательской работы. Все данные хранятся в единой базе, поэтому изменения, сделанные одним пользователем, сразу же доступны для других. При многопользовательской работе все участники планово-учетного процесса оперируют одной системой ЦФО, направлений деятельности, финансовых показателей и бюджетных статей: таким образом, решается проблема стыковки данных, подготовленных разными отделами.
- Средства разделения доступа к данным конфигурации "Финансовое планирование" позволяют для каждого пользователя индивидуально установить перечень объектов аналитического учета и интервалы времени, в рамках которых он может просматривать и изменять данные. При работе в многопользовательском режиме одновременно к данным могут обращаться сотрудники совершенно разного служебного положения, при этом, информация о финансовых потоках фирмы, как правило, имеет различную степень конфиденциальности. В условиях конкурентной борьбы утечка информации определенного качества может привести к фатальным последствиям для предприятия. Поэтому, чем больший вред может принести утечка или искажение определенной информации, тем более ответственное положение в иерархии фирмы должен занимать человек, который может с ней работать.
- Средства конфигурации позволяют импортировать данные из других учетных систем, подготовленные и сгруппированные по аналитическим разрезам управленческого учета. В комплект поставки входят механизмы, позволяющие настроить отбор и выгрузку данных из любых (не обязательно типовых) конфигураций, использующих компоненты "Бухгалтерский учет" или "Оперативный учет" семейства программ "1С:Предприятие 7.7".
Таким образом, конфигурация "Финансовое планирование" - простой в освоении инструмент планирования и анализа финансовой деятельности организации. Конфигурация оперирует именно стоимостными понятиями, поскольку для анализа движения материальных активов и отношений с клиентами существуют более сложные специализированные системы. Основная область применения программы - сбор данных и подготовка управленческой отчетности в требуемом для финансового менеджмента и руководства фирмы виде. Гибкость и простота настройки при подготовке базы к работе позволяет использовать конфигурацию в качестве начальной системы для постановки управленческого учета и бюджетирования на предприятии.
В частности, возможности конфигурации позволяют во многих случаях отойти от используемых повсеместно для подобных целей электронных таблиц. Крупнейшая консалтинговая фирма KPMG по результатам опроса фирм, использующих электронные таблицы для планирования и создания отчетов, обнаружила, что 95% ошибочных результатов было получено благодаря ошибкам в макрокомандах и файловых ссылках. Ошибкам, которые прошли незамеченными из-за невозможности контролировать корректность расчетов и связей ячеек всех таблиц. Поясним на примере. Как правило, данные по каждому подразделению хранятся в виде отдельного листа или рабочей книги. Если необходимо вести хотя бы три версии бюджета (оптимистический/вероятный/пессимистический), а также фактические данные по его исполнению, количество рабочих таблиц для каждого ЦФО увеличивается до четырех. При необходимости иерархической группировки данных по направлениям деятельности фирмы и (или) подразделениям количество необходимых рабочих листов продолжает расти.
Таким образом, при добавлении или удалении какой-либо бюджетной статьи, подразделения или направления деятельности необходимо произвести согласованные изменения структуры и переопределение связей в десятках рабочих таблиц. Возможные при этом ошибки могут привести к искажению отчетной информации и масштабным финансовым потерям, поэтому в данном случае рекомендуется сделать выбор в пользу надежного хранения информации и регламентированных отчетов системы управления базами данных, даже частично потеряв в быстроте и вариативности при работе с информацией.
При постановке системы управленческого учета на предприятии, как правило, происходит реорганизация сложившихся производственных, финансовых, управленческих отношений для перенаправления управленческой информации в соответствии с принятой струк-турой.
Так как это достаточно сложный процесс, на этапе проектирования системы необходима возможность создания нескольких вариантов структуры хранения данных о деятельности фирмы в разрезе ЦФО, проектов, бюджетных статей и остаточных показателей, и оценить для каждого варианта реалистичность внедрения. Применение при первоначальной постановке управленческого учета полномасштабных многофункциональных программных комплексов не всегда оправданно. Поскольку, как правило, функциональность системы во многом зависит от количества настраиваемых параметров и степени детализации хранимой информации, пользователи, не успев понять, правильно ли выбрана сама структура учета и состав отчетных данных, основное время начинают тратить на настройку обширной аналитики и организацию потоков информации, детализованных по созданной структуре. Если возникает растущее понимание, что построенная система не совсем отвечает поставленным требованиям и особенностям организации, серьезных изменений в структуре данных, как правило, все равно не происходит: жаль потраченного на внедрение времени и денег.
Существуют ситуации, когда даже после внедрения системы квалифицированными специалистами потоки данных "затухают".
В этом отношении, достаточная для постановки бюджетирования функциональность и, вместе с тем, гибкость и простота настройки конфигурации "Финансовое планирование" позволяют использовать ее как средство для построения и обкатки базовых моделей управленческого учета, обучения персонала новым учетным принципам, для подготовки перехода к более "тяжелым" системам.
Работа в конфигурации
Вся работа в конфигурации строится на использовании шести справочников:
- "Варианты бюджетов" - используется для разделения версий данных;
- "Финансовые показатели" - классификатор контролируемых остаточных величин (аналог - план счетов);
- "Статьи оборотов" - классификатор контролируемых оборотных величин, которые изменяют остатки по выбранным финансовым показателям (аналог - типовые проводки);
- "Валюты" - классификатор используемых для расчетов валют;
- "Подразделения" - классификатор центров финансовой ответственности;
- "Проекты" - классификатор проектов (направлений деятельности фирмы).
В общем случае, минимальный набор элементов базовых справочников конфигурации для планирования и анализа текущей прибыльности и структуры оборотных средств организации может быть следующим:
Варианты бюджетов - два элемента:
- "План", для хранения информации о планируемой деятельности предприятия;
- "Факт", для хранения данных о фактическом исполнении плана.
Финансовые показатели - пять элементов:
| Наименование элемента | Обозначение |
|---|---|
Денежные средства |
А1 |
Дебиторская задолженность |
А2 |
Товарно-материальные ценности |
А3 |
Кредиторская задолженность |
П1 |
Собственные средства |
П2 |
Будем считать, что остатки по показателям А1...А3 (оборотные средства предприятия) будут храниться в базе с положительным знаком, а остатки по источникам финансирования (П1, П2) - c отрицательным. Таким образом, например, прибыльная работа фирмы будет характеризоваться уменьшением показателя П2.
Статьи оборотов - восемь элементов:
| Наименование элемента | Изменение финансовых показателей | Обозначение | |
|---|---|---|---|
| Увеличивает | Уменьшает | ||
Реализация |
А2 |
П2 |
R |
Расходы переменные |
П2 |
П1 |
VC |
Расходы переменные (ТМЦ) |
П2 |
А3 |
VCi |
Расходы постоянные |
П2 |
П1 |
FC |
Расходы постоянные (ТМЦ) |
П2 |
А3 |
FCi |
Поступления |
А1 |
А2 |
L |
Платежи |
П1 |
А1 |
O |
поступление (ТМЦ) |
А3 |
П1 |
Li |
Следует отметить, что, в соответствии с так называемой "концепцией начисления и соответствия", принятой в мировой практике, понятия "доходы" и "расходы" отделены от понятий "поступления" и "платежи". Доход учитывается в момент, когда он заработан, а не когда он получен; затраты учитываются в момент, когда они понесены, а не когда они оплачиваются. Данная концепция позволяет сблизить во времени расходы, понесенные организацией, и доходы, которые они образуют, и, тем самым, более точно оценить прибыльность финансово-хозяйственной деятельности.
Таким образом, созданная структура хранения информации о финансовых потоках будет иметь следующий вид:
Справочники подразделений и проектов заполняются по мере необходимости. Если бюджетирование будет идти по доходам и расходам - заполняется справочник проектов по основным направлениям деятельности фирмы, если также планируется учет в разрезе ЦФО - заполняется справочник подразделений.
Справочник валют заполняется в соответствии с потребностью менеджмента фирмы получать отчеты в различных валютах. Минимально достаточное количество элементов - 1 (например, 810 - RUR).
В дальнейшем, структура справочников может усложняться при необходимости группировки и отражения более детальных данных о финансовой деятельности и состоянии организации.
Тем не менее, даже такая простая структура вполне позволяет "обкатать" процессы бюджетирования и получения фактических данных, структуру центров финансовой ответственности и проектов.
Как было указано выше, изменение остатков по тому или иному показателю равно обороту по соответствующей статье. Ввод как планируемых, так и фактических данных в конфигурации "Финансовое планирование" осуществляется с помощью документов. Во-первых, определяются значения финансовых показателей на начало учетных циклов, во-вторых, значения финансовых оборотов в разрезе выбранных статей, с детализацией до подразделений и проектов.
Каждый документ может либо полностью описывать планово-учетный период, либо только его часть. Данные, введенные различными документами, собираются в цельные планы автоматически.
Определив с помощью документов начальные остатки и обороты по выбранным выше статьям и показателям, даже при такой простой структуре хранимых данных, с помощью встроенных отчетов конфигурации можно получить достаточно широкий спектр расчетов, описывающих финансовое состояние предприятия, см. табл. 1.
Таблица 1
| Наименование расчетного показателя | Формула | Примечание |
|---|---|---|
Чистый денежный поток |
NV = L - O |
|
Маржинальный подход |
CM = R - VC - VCi |
Вклад на покрытие постоянных расходов организации |
Операционная прибыль |
NOP = R - VC - VCi - FC - FCi |
Прибыль от обычной деятельности |
Точка безубыточности |
BER = ((FC - FCi) / CM) * R |
Минимальный объем реализации, при которых обычная деятельность фирмы прибыльна |
Запас финансовой прочности |
(R - BEP) / R |
Определяет максимальный процент снижения объема реализации, когда сохраняется безубыточность |
Производственный рычаг |
OL = CM / NOP |
Определяет, на сколько процентов изменится прибыль при изменении объема реализации на 1% |
Текущая ликвидность |
(А1 + А2) - П1 |
Показывает платежеспособность (+) или неплатежеспособность (-) организации в ближайшее время |
Коэффициент абсолютной ликвидности |
А1 / П1 |
Показывает, какую часть текущих обязательств фирма может погасить в ближайшее время за счет денежных средств |
Коэффициент срочной ликвидности |
(А1 + А2) / П1 |
Показывает, какую часть текущих обязательств фирма может погасить не только за счет денежных средств, но и за счет ожидаемых поступлений |
Коэффициент текущей ликвидности |
(А1 + А2 + А3) / П1 |
Показывает, какую часть текущих обязательств фирма может погасить с привлечением всех оборотных активов |
Чистые оборотные активы |
(А1 + А2 + А3) - П1 |
Определяет величину потребности в собственном оборотном капитале |
Коэффициент обеспеченности собственным оборотным капиталом |
((А1 + А2 + А3) - П1) / (А1 + А2 + А3) |
Характеризует степень участия собственного оборотного капитала в формировании оборотных активов. Является одним из факторов, определяющих финансовую устойчивость организации |
Все указанные расчеты можно получить в динамике, чтобы определить тенденции изменения финансового состояния организации.
Взаимодействие с другими конфигурациями "1С:Предприятия 7.7"
Как было указано выше, фактические данные о деятельности предприятия хранятся в конфигурации как одна из версий данных. Учет фактических данных в конфигурации "Финансовое планирование" можно вести двумя способами. Оперативно поступающая информация вносится в базу данных конфигурации и отражается в структуре управленческой аналитики вручную. Документально подтвержденные хозяйственные операции, которые уже получили отражение в какой-либо учетной системе, переносятся в базу данных конфигурации "Финансовое планирование" автоматически и отражаются в структуре управленческой аналитики по заранее определенным правилам.
Для получения данных из любых (необязательно типовых) конфигураций "1С:Предприятия 7.7", базирующихся на компонентах "Бухгалтерский учет" и (или) "Оперативный учет", в состав продукта "Финансовое планирование" входит механизм, который можно встроить в другую конфигурацию "1С:Предприятия 7.7". Средства обмена данными представляют собой служебную конфигурацию, которая безболезненно объединяется с необходимой бухгалтерской или торговой учетной системой. В состав этой конфигурации входит справочник, описывающий управленческую аналитику принимающей данные конфигурации "Финансовое планирование" и справочники, определяющие соответствие между синтетическими и аналитическими разрезами базы, из которой выгружаются данные, и аналитикой базы управленческого учета. Механизм позволяет организовать выгрузку данных, накопленных в виде бухгалтерских итогов и оборотов по любому плану счетов или движений любых регистров оперативного учета.
Таким образом, это средство можно использовать как конвертер данных из бухгалтерской или торговой учетной системы в управленческую, для получения отчетности в любых нестандартных группировках и аналитических разрезах, используемых в управленческом и финансовом учете.
Загруженные в базу "Финансового планирования" из других учетных систем данные можно использовать следующими способами:
- консолидировать данные по нескольким предприятиям в один бюджет;
- рассмотреть обороты в пересчете по курсам различных валют, чтобы устранить эффект инфляции;
- провести многомерный план - фактный анализ исполнения бюджетов;
- анализировать прибыльность, ликвидность и платежеспособность по фактическим данным;
- провести статистический анализ данных;
- использовать фактические данные для автоматического создания бюджетов на будущие периоды, с возможностью отбора и индексации данных;
- использовать для реализации скользящего планирования, заменяя по мере поступления фактической информации, часть плановых данных на реальные, что позволяет более точно оценить вероятность достижения запланированных результатов и, при необходимости, скорректировать планы на оставшиеся периоды.
* * *
Разработка конфигурации "Финансовое планирование" продолжается. В конце сентября 2002 года выпускается редакция 1.2, расширяющая и углубляющая существующие возможности конфигурации. В состав редакции войдет новое руководство по ведению учета с блоком методических рекомендаций по постановке управленческого учета на предприятии с использованием конфигурации "Финансовое планирование".
