Электронный УПД: нормативное регулирование
Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 № 41888). Приказ № 155 вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019.
С 02.02.2019 вступил в силу новый приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» (далее - Приказ № 820, зарегистрирован в Минюсте России 21.01.2019 № 53443).
Формат счета-фактуры с дополнительной информацией (утв. Приказом № 155 или Приказом № 820), который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат универсального передаточного документа (УПД)), включает в себя:
- файл обмена информации продавца для представления информации продавца, состоящий из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
- файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.
Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.
Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Файл обмена информации покупателя подписывается отвечающей требованиям Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.
Поскольку формат УПД является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174 «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», вступившего в силу 01.04.2016.
Выставление электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД)
Обратите внимание, в соответствии с Федеральным законом от 03.08.2018 № 303-ФЗ с 01.01.2019 налоговая ставка НДС изменена с 18% на 20% (с 18/118 на 20/120 и с 15,25% на 16,67%).
Для выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД) продавец должен выполнить следующие действия:
- Сформировать, подписать и отправить УПД.
- Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
- Получить от покупателя извещение о получении УПД и информацию об оформляемой сделке.
Формирование, подписание и отправка УПД
Если организация ООО «Стиль» переходит к оформлению операций по отгрузке товаров с применением формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (УПД в электронной форме), то ей необходимо проставить флаг Использовать УПД на закладке Виды электронных документов в Профиле настроек ЭДО (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами), рис. 1.
Рис. 1
До 01.01.2020 действуют два формата электронного УПД, которые утверждены:
- приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (вступил в силу 07.05.2016 и применяется по 31.12.2019);
- приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (вступил в силу с 02.02.2019).
Для выбора применяемого формата обмена в табличной части настройки в графе Формат электронного документа для документа Счет-фактура выданный следует установить соответствующее значение:
- ФНС 2019 (УПД:Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура - для обмена по новому формату, утв. Приказом № 820;
- ФНС 5.01 (Счет-фактура и первичный документ), Счет-фактура - для обмена по формату, утв. Приказом № 155.
В графе Регламент ЭДО необходимо настроить применяемый порядок обмена электронным УПД:
- флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно пункту 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н;
- флаг Ожидать ответную подпись устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку.
Если с конкретным контрагентом (например, с ООО «Одежда и обувь») применяется формат и порядок обмена, отличный от общеустановленного, то необходимо выполнить настройку обмена с этим контрагентом в Настройке ЭДО (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).
На закладке Исходящие электронные документы можно:
- проставить/снять флаг Использовать УПД (причем, при необходимости, даже в разрезе конкретного договора);
- установить/снять флаг Переходить на новые форматы (автоматически). В случае применения старого формата электронного документа (например, Приказа № 155) при получении от данного контрагента сведений о готовности его информационной системы к обмену по новому формату (например, Приказу № 820) в программе будет автоматически произведена замена применяемого формата на новый, и последующий обмен будет производиться уже по новому формату;
- в графе Формат электронного документа уточнить применяемый формат обмена;
- в графе Регламент ЭДО скорректировать применяемый порядок обмена электронным УПД.
В настройках регламента ЭДО можно уточнить настройки ответа и сведения, указываемые в формируемом электронном документе:
- установить/отменить обязательность формирования извещения о получении документа;
- установить/отменить ожидание ответной подписи;
- выбрать значение, которое будет выгружаться в качестве кода товара (внутренний код или штрихкод);
- добавить в электронный документ дополнительные поля и установить порядок их заполнения.
Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа в информационной базе программы необходимо создать и провести документы учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи).
До начала формирования электронного УПД гиперссылка в строке состояния документа Реализация (акт, накладная) будет отражать текущее состояние обмена электронным документом - ЭДО не начат.
Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам Подписи и (или) Доставка документа Реализация (акт, накладная) и заполнить открывшиеся формы документов.
Так, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (например, заведующий складом), то необходимо внести эту информацию в форму Подписи в поле Отпуск произвел.
При формировании электронного УПД поле Ответственный за оформление (для УПД) можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.
Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму Доставка можно внести:
- в поле Сопроводительные документы - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле Сведения о транспортировке (для УПД) - при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т. д.);
- флаг для значения Перевозка автотранспортом и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.
При доставке груза транспортной компанией в форме Доставка можно указать:
В документе Счет-фактура выданный (рис. 2), в который можно перейти по гиперссылке из документа Реализация (акт, накладная), до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:
- переключатель Составлен будет установлен в положение В электронном виде;
- в строке Выставлен (передан контрагенту) будет отсутствовать флаг и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка Требуются действия с нашей стороны.
Рис. 2
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи), рис. 2.
Сформировать электронный УПД также можно с помощью команды Сформировать из формы Электронные документы (Таблицы состояния), которая открывается:
- по гиперссылке ЭДО не начат документа Реализация (акт, накладная) или по гиперссылке Требуются действия с нашей стороны документа Счет-фактура выданный (рис. 2);
- по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Из формы Электронные документы (Таблицы состояния) можно также получить подробные сведения о движении электронного УПД и связанных с ним документов, а также о действиях, которые уже выполнены и должны быть выполнены в дальнейшем всеми участниками обмена.
Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке Создать один из документов (Реализация (акты, накладные) или Счет-фактура выданный) и выполнив команду Создать, подписать и отправить.
Перейти в список документов Текущие дела ЭДО можно из документов Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный, выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов Реализация (акт, накладная), или Счет-фактура выданный (рис. 2), или Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (см. рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Рис. 3
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее), рис. 3.
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы Документы на подпись, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - гиперссылка Документы на подпись).
Все сформированные электронные документы подписываются при выполнении команды Подписать и отправить все по сертификату.
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов Документы на подпись по сертификату. В списке можно выбрать и отметить флагом определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные.
В случае если необходимо только сформировать электронный УПД, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО, следует выбрать команду Создать электронный документ (рис. 2).
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.
Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из списка Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис);
- из формы Электронные документы (Таблицы состояния) при выполнении команды Отправить в поле Действия с нашей стороны или команды Отправить и получить электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 4).
Рис. 4
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).
Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле формы списка Текущие дела ЭДО.
Просмотреть содержимое электронного УПД можно:
- из формы Электронные документы (Таблицы состояния), дважды щелкнув по активной строке;
- из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная) или документа Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи), рис. 2.
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.
После отправки электронного УПД продавец ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
- от покупателя - извещение о получении УПД. Напомним, что согласно пункту 2.9 Порядка обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
- от покупателя - информации покупателя об оформляемой сделке.
После формирования, подписания и отправки УПД в документе Реализация (акт, накладная) в строке состояния будет содержаться информация Ожидается подтверждение отправки.
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будет отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке будет указано, что Требуются действия со стороны других участников.
В форме Электронные документы (Таблице состояния) в графе Ожидаем от других участников будет указано, что ожидается подтверждение отправки.
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
- Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО;
- Отправить и получить электронные документы из формы Электронные документы (Таблицы состояния) из списка команд, открываемого по кнопке Еще.
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме Электронные документы (Таблице состояния) (рис. 5), открываемой из документа учетной системы Реализация (акт, накладная) или Счет-фактура выданный по гиперссылке информационной строки о состоянии электронного обмена или по команде Открыть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (см. рис. 2).
Рис. 5
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с пунктом 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Дважды щелкнув по активной строке формы Электронные документы (Таблицы состояния), можно просмотреть содержимое поступившего от оператора ЭДО подтверждения даты получения.
Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляется флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке документа Счет-фактура выданный отражается информация Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников.
Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный, поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа Реализация (акт, накладная) будет отражена информация Ожидается извещение о получении, а в документе Счет-фактура выданный - Требуются действия со стороны других участников.
При этом в форме Электронные документы (Таблице состояния) можно увидеть, что ожидается извещение покупателя о получении счета-фактуры (Извещение о получении) и информация покупателя об оформляемой сделке (УПД (информация покупателя)).
Согласно пункту 2.9 Порядка обмена, выставление покупателем извещения о получении счета-фактуры не является обязательным.
Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке
Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах Реализация (акт, накладная) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена появится статус ЭДО завершен.
В форме Электронные документы (Таблице состояния) отражается вся информацию о состоянии и движении всех электронных документов (рис. 6).
Рис. 6
Для просмотра содержимого каждого электронного документа (УПД (информации продавца), подтверждений, извещений, УПД (информации покупателя)) с описанием прохождения всех необходимых статусов обмена необходимо дважды щелкнуть по активной строке в форме списка.
После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа обеими сторонами сделки.
Отправленный электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис).
|
1С:ИТС Подробнее о том, как в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) получить электронный счет-фактуру и документ об отгрузке товаров (УПД), см. в разделе . |
