Заполнение подраздела 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 с 2023 года в 1С

Порядок представления подраздела 1.2 Раздела 1 ЕФС-1 "Сведения о страховом стаже"

Единая форма сведений для персонифицированного учета и о начисленных страховых взносах на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ЕФС-1), которую страхователи должны применять с 2023 года, и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Титульный лист является обязательным для представления всех разделов и подразделов формы ЕФС-1. Подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 "Сведения о страховом стаже" заменил форму СЗВ-СТАЖ, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п и действующую до вступления в силу ЕФС-1. Согласно пункту 1.6 Порядка заполнения формы ЕФС-1, организация должна представить отчет по сотрудникам, которые в отчетном периоде (календарном году):

• выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со статьями 30, 31, пунктами 6, 7 части 1 статьи 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ "О страховых пенсиях";

• работали в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности;

• имеют право на досрочную пенсию как пострадавшие от радиации по причине катастрофы на Чернобыльской АЭС;

• замещали государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;

• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;

• имели периоды простоя или отстранения от работы;

• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

Таблица подраздела 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 отличается от таблицы в форме СЗВ-СТАЖ. В ней удалены ФИО и СНИЛС (графы 2-5 в СЗВ-СТАЖ) и добавлены данные о стаже, которые содержат особые сведения в подразделах:

• "Территориальные условия" (графы 4-5);

• "Особенности исчисления страхового стажа" (графы 6-7);

• "Условия досрочного назначения страховой пенсии" (графы 8-10).

Также вместо "Сведений об увольнении застрахованного лица" (графа 14 в СЗВ-СТАЖ) добавлен подраздел "Результаты специальной оценки условий труда", в котором указывается:

• "Индивидуальный номер рабочего места" (графа 11);

• "Класс (подкласс) условий труда" (графа 12).

Отдельно подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 с типом сведений "Назначение пенсии" необходимо представить в СФР для установления пенсии застрахованному лицу (п. 5.2 Порядка заполнения формы ЕФС-1) в течение трех календарных дней с момента подачи застрахованным лицом заявления либо со дня поступления к страхователю запроса от Фонда (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Также при наступлении срока представления формы (за год) по застрахованному лицу должна быть представлена форма с типом сведений "Исходная".

Согласно пункту 1.8 Порядка заполнения формы ЕФС-1, подраздел 2 Раздела 1 "Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ" (ранее опись ОДВ-1, утв. постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п) представляется по сотрудникам, имеющим право на досрочную пенсию в связи с занятостью на работах, предусмотренных частью 1 статьи 30 и статьей 31 Закона № 400-ФЗ. Сведения о таких работниках представляются вместе с подразделом 1.2 Раздела 1.

У каждого подраздела формы ЕФС-1 есть свой срок представления. Подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 необходимо представлять ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным. Впервые представить подраздел 1.2 Раздела 1 необходимо в 2024 году за 2023 год не позднее 25.01.2024.

Если численность сотрудников организации больше 10 человек, подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 нужно представить в электронном виде. Формат электронного представления ЕФС-1 утвержден постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.

В "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3) реализовано заполнение и выгрузка формы ЕФС-1 с 2023 года.

Подготовить подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 можно в разделе Кадры по ссылке Документы персучета (или в разделе Отчетность, справки - Документы персучета и ПФР. Пачки, реестры, описи, а также с помощью сервиса 1С-Отчетность - папка Отчетность по физлицам).

С 2023 года в документах Данные о корректировке сведений застрахованных лиц (журнал Документы персучета) в формах СЗВ-КОРР, Опись ОДВ-1 и Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ формируется файл выгрузки и печатная форма ЕФС-1 по кнопке Печать (см. рис. 1).

Рис. 1. Подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1

Титульный лист заполняется автоматически при формировании всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Начиная с версий 3.1.23.458 и 3.1.24.308 "1С:Зарплаты и управления персоналом 8" для документа ЕФС-1: Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ изменен порядок заполнения формы с типом сведений Исходная. В таблице подраздела 1.2 Раздела 1:

• исключены ФИО и СНИЛС (графы 2-5 в СЗВ-СТАЖ);

• добавлены Территориальные условия (графы 4-5), Особенности исчисления страхового стажа (графы 6-7), Условия досрочного назначения страховой пенсии (графы 8-10) и Результаты специальной оценки условий труда (графы 11-12), рис. 2.

Рис. 2. Печатная форма подраздела 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1

Как мы отметили выше, впервые представить подраздел 1.2 Раздела 1 с типом сведений Исходная необходимо в 2024 году за 2023 год. Если в 2023 году сотрудник организации подает работодателю заявление об установлении пенсии, срочной пенсионной выплате или единовременной выплате средств пенсионных накоплений, то организация-страхователь должна предоставить в СФР сведения для установления пенсии. По строке Год указывается текущий год - 2023, а в поле Тип сведений необходимо выбрать Назначение пенсии (рис. 3).

Рис. 3. Сведения для назначения пенсии сотруднику

Форма с типом сведений Назначение пенсии заполняется и представляется на всех будущих пенсионеров независимо от наличия особенностей стажа в графах 4-12 подраздела 1.2 Раздела 1. Дата выхода на пенсию в таблице заполнится автоматически по дате создания документа. При необходимости дату выхода на пенсию можно отредактировать вручную (см. рис. 3). Подраздел 1.2 Раздела 1 Формы ЕФС-1 необходимо представить в течение трех дней со дня обращения сотрудника с заявлением о назначении пенсии или поступления соответствующего запроса из СФР.

Сведения о стаже застрахованного лица доступны после двойного нажатия на строку выбранного сотрудника. Если в настройках учетной политики организации установлен флаг Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию, то в карточке Должности и Позиции штатного расписания станет доступным для заполнения подраздел Досрочная пенсия. На основании данных о досрочной пенсии в документе ЕФС-1: Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ заполнится автоматически закладка Досрочное назначение пенсии. Данные таблицы соответствуют подразделу 2 Раздела 1 формы ЕФС-1 (рис. 4).

Рис. 4. Заполнение подраздела 2 Раздела 1 формы ЕФС-1

Подготовленный подраздел 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 в программе можно проверить и выгрузить. При подключенном сервисе  1С-Отчетность сформированный отчет можно отправить в СФР. Сведения о работниках, имеющих право на досрочное назначение пенсии (подраздел 2 Раздела 1 формы ЕФС-1), представляются вместе с подразделом 1.2 Раздела 1 (рис. 2).

После принятия сведений Социальным фондом России в документе ЕФС-1: Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ следует установить флаг Документ принят в ПФР (не редактируется), см. рис. 1.

Также в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" редакции 3 реализована печать подраздела 1.2 ЕФС-1 из документа Увольнение, а с версий 3.1.23.753 и 3.1.25.136 в программе поддерживается заполнение класса (подкласса) условий труда (графа 12) в подразделе 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1. После двойного нажатия на выбранного сотрудника в списке появится окно Сведения о стаже. Все поля таблицы доступны для редактирования.

• условий труда на рабочих местах сотрудников;

• своевременности проведения медицинских осмотров и психиатрического освидетельствования сотрудников;

• подготовки и проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах;

• несчастных случаев;

• инструктажей по охране труда;

• средств индивидуальной защиты (СИЗ). 

Рис. 5. Новый вид стажа ПФР в карточке "Начисления"

Рис. 6. Периоды КВАЛИФОБ и КВАЛИФОЦ в подразделе 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1

Для установки кода КВАЛИФОБ в карточке Начисления используется вид стажа ПФР: Повышение квалификации с отрывом от производства (вкладка Учет времени). Для использования нового кода КВАЛИФОЦ нужно создать новое начисление с новым видом стажа ПФР Повышение квалификации (прохождение независимой оценки квалификации), рис. 5.