Фактический расход топлива

Люди, подскажите, насколько мы не правы. Мы разработали свою форму путевого листа (мы не транспортная компания), в этой форме у нас только расход топлива по норме, т.е. мы списываем гсм только в пределах нормы, фактический учет топлива не ведем поскольку просто некому сливать бак ежедневно и проверять сколько по факту осталось. Решили весь год вести по норме а в конце года провести инвентаризацию и учесть разницу. Чую что-то здесь не так, хотя объективных причин не нахожу. Подскажите.

Мы тоже не транспортная компания, но учет ведется как фактически израсходованному топливу (водитель же обязан писать в путевом листе сколько он израсходовал и какой у него остаток при возврате), так и по норме. Да и форма путевого листа не может быть своя, она есть стандартная для разных видов автомобилей. Экономия по хорошему должна идти "в прибыль" водителю, но у нас сэкономил и хорошо. Перерасход вешается на водителя. Инвентаризация должная происходить каждый месяц, на это есть соответственные положения об учете.

Форма путевого листа не у транспортных компаний может быть своя! об этом говорит (записывайте):

Можно применять самостоятельно разработанную форму
Письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327
Финансовое ведомство разъясняет, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Аналогичные выводы содержит:
Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77
Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129
Письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214
Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117
Статья: Списание горюче-смазочных материалов ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 4)
Статья: Арендуем автомобиль ("Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 6)
Статья: Транспортный вопрос: свой автомобиль или чужой? ("Московский бухгалтер", 2006, N 21)

Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 "Об использовании самостоятельно разработанной формы путевого листа"
Указывается, что организация, не относящаяся к специализированной либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, которая содержит все показатели ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и зафиксирована в учетной политике на соответствующий налоговый период.
Аналогичные выводы содержит:
Письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253 "О самостоятельно разработанной форме путевого листа"
Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@ "Об учете для налогообложения прибыли расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, произведенных за пределами нормальной продолжительности рабочего времени"
Статья: Комментарий к Письму УФНС по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 "О самостоятельно разработанной форме путевого листа" ("Московский бухгалтер", 2006, N 24)
Постановление ФАС Московского округа от 13.03.2007, 20.03.2007 N КА-А40/1804-07 по делу N А40-58057/06-127-280
Суд отклонил довод налогового органа о том, что налогоплательщик не составлял ежедневные путевые листы по унифицированной форме N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, отметив следующее: указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.

Вопрос в том, как водители могут узнать сколько он израсходывал бензин фактически, ведь в машинах показатель уровня топлива оражает только три состояния: полон, на половину полон и пуст. Сливать из бака бензин каждый день, при нашей загруженности водителей это не реально. вот и решили по спидометру и норме списывать бензин, и проводить инвентаризацию (согласна, ежемесячно). Вот и ответьте мне есть ли в нашем законодательстве что-то против того если мы не будем вести фактический учет расхода топлива, а только исходя из норм?

Не очень мне хочется втолковывать милиционеру на дороге, что эту форму я разработал сам, что на это есть указание соответствующих УФНС, Минфина и т.д., что печать я решил ставить на оборотной стороне листа, что печать врача в одном месте, сведения о водителе в другом. Наверняка у них есть свои мнения. Также как налоговая спорила с центрбанком по налога с продаж при оплате населением товаров через банк. Налоговый учет тоже можно вести на основе своего налогового плана счетов, но не видел я пока таких храбрецов.
Я лучше возьму стандартную форму и заполню ею и не буду париться. У нас парк больше ста автомобилей и мы не автотранспортная компания у нас есть просто лицензия на эту деятельность (доставка и т.д.) До автоматизации этого процесса бланки брали в типографии и заполняли в ручную. Но оказалось прощще напечатать этот бланк уже заполненным.

Мы тоже никогда не сливаем))) Водитель просто знает сколько жрет его машина, какой у неё расход, сколько он заправил, сколько приблизительно у него осталось, сколько по норме положено и т.д. Он пишет сколько у него остаток при возврате и это и идет как фактический расход. водители тоже люди не простые)) Они бывает по путевому листу машину в гараж вталкивают на руках, т.к. в баке остаток 0!)) Каждый месяц проходит инвентаризация и если не согласен, то давайте мерить.
У нас гораздо все сложнее. На одной и той же машине могут ездить разные водители и остаток топлива переходит в подотчет другому водителю или вообще уезжает в другой склад в другом городе.
Учет ведется по норме, но есть ещё и экономия и перерасход. Экономия никуда не девается, это идет как факт, а перерасход вешается на водителя, но тоже остаток в баке учитывается по факту.
Бывают буксировки, ремонты, сливы бензина. Мы же не можем отобразить норму в баке, когда его там нет фактически.

Для расчетов нормативного значения расхода топлив руководствуемся документом "НОРМЫ РАСХОДА ТОПЛИВ И СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ НА АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ (Р 3112194-0366-03)" (утв. Минтрансом РФ 29.04.2003 и действует до 1.01.2008). По расчетным нормативам и показаниям спидометра и списываем ГСМ. Иного я не знаю.

"))) а как водитель узнает остаток при возврате? или он зная сколько жрет машина (т.е. норму расхода;) умножает на пробег и вычитывает из заправленного, но тогда и получается что он ведет учет по норме, но вписывает в графу как факт;)"

> Для расчетов нормативного значения расхода топлив руководствуемся документом "НОРМЫ РАСХОДА ТОПЛИВ И СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ НА АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ (Р 3112194-0366-03)" (утв. Минтрансом РФ 29.04.2003 и действует до 1.01.2008). По расчетным нормативам и показаниям спидометра и списываем ГСМ. Иного я не знаю.


Вот и я так же подхожу к этому вопросу - только исходя из норм списывать!! А фактический расход... это очень обстрактно и приблизительно, даже если вам водитель и будет писать цифру факта, то она все расно будет ориентировочной, и расчитывать он ее будет из нормы (по паспорту машины). тогда для чего этот пункт в путевом (стандартный бланк)? или же не транспортным компаниям можно убрать это из бланка и учет вести только по норме, не заморачиваясь. Все таки хотелось бы услышать..., пардон, прочитать:-) конкретные ссылки на официальные документы, я ничего не нашла, т.ч. ничего против ведения учета только по норме.

Т.е. хотите сказать, что на 10.3 вы будете вести учет по нормам, сколько положено, столько и списали? Водитель садиться за руль, а она не едет))))
Ему бухгалтер:"Должна! Там должно по норме остаться 5 литров! У меня на 10.3 есть бензин!"
Водитель:"Вот садись и едь на своем 10.3 и норме!!!")))
Я не знаю как у вас, а у нас в Японии))... Мы применяем эти нормы (буксировка, погодные условия, коэф. старения, тоннаж, охлаждение, холостой ход) для расчета экономии или перерасхода. Перерасход компенсирует водитель, экономия остается у предприятия.