Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Вход или Регистрация

Как компании организовать удаленную работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»

26.03.2020
Бухгалтерский ДЗЕН подписывайтесь на наш канал

Как компании организовать удаленную работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»

Используйте наработки крупнейшего разработчика делового ПО.

Переход на удаленку – серьезное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы. Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удаленку своих сотрудников. С разрешения фирмы «1С» мы публикуем рекомендации по организации удаленной работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнеров-франчайзи.

Создаем оперативный штаб

  1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удаленной работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:

    • Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
    • Определить регламент работы и планерок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видеоконференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов. Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и ее продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

  1. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

    • План А: часть сотрудников работает удаленно, часть - в офисе.
    • План Б: перевод всей компании на удаленку.

Разрабатываем пакет антикризисных мер

  1. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

    • Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
    • Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
    • Продажи, возможно, упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
    • Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
    • Как помочь своим клиентам перейти на удаленную работу?
    • Как организовать коммуникации с клиентами через онлайн?
Бизнес-процессы, удаленная работа с сотрудниками:

    • Как перевести сотрудников на удаленку?
    • Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
    • Что делать с теми, кто не сможет работать удаленно, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

Финансы:

    • Как оптимизировать затраты?
    • Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?
    • Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчетов, срочно разработать (и такие же отчеты можно рекомендовать клиентам).
    • Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
    • Как не допускать просроченной дебиторки?
    • Переводим компанию на удаленку.
  1. shutterstock_610445678 (1).jpgПо каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удаленную работу, и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.
  1. Если к текущему моменту возможность удаленной работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно, у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.
  1. Если возможности удаленной работы нет, ее требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто еще не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удаленный доступ:

    • Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
    • Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удаленного доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут);
    • Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
    • Подключите какие-либо средства удаленного доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут);
    • Выгрузите документы в облака.
    • Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
  1. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчетности в электронном виде используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удаленных компьютеров они будут нормально работать.

  1. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

    • Номера мобильных телефонов;
    • Фактические адреса;
    • Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удаленке не удается связаться.
  1. Важно учесть юридические особенности оформления удаленной работы. По Трудовому кодексу РФ дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу (подробно можно прочитать тут). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.
  1. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома, и возможны перебои/замедление скорости интернета.
  1. Пропишите следующие моменты:

    • Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
    • Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
    • Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
    • Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие - запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные,и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет).
    • Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
  1. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

Управляем удаленной командой

  1. Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчиненными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удаленке:

    • Если в офисе ежедневно утро начиналось с планерки, то в то же время проводите ее и удаленно (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
    • Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
    • Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
    • Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
    • Если у сотрудника маленький ребенок и его не с кем оставить, нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счет, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
  1. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.

    • Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
    • Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
    • Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
    • У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
    • Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
    • Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).
Источникbiz360.ru


Поделиться с друзьями:

Подписаться на комментарии
Отправить на почту
Печать
Написать комментарий

 
Смена налогового режима

Планируете ли вы поменять в 2021 году налоговый режим?

Мероприятия

16 декабря 2020 годаЕдиный онлайн-семинар 1С для бухгалтеров и руководителей

1C:Лекторий: 8 декабря 2020 года (вторник, начало в 12:00, все желающие)Создание новых видов начислений и видов времени в 1С:ЗУП, редакция 3

1C:Лекторий: 9 декабря 2020 года (среда, начало в 12:00, все желающие)Как снизить рекламный бюджет и увеличить эффективность рекламы с помощью 1С:Маркетинг.Лидогенерация

Все мероприятия
Предложения партнеров
Обучение пользователей продуктов 1С