Инструкция по переходу на обязательное применение ЭПД с 1 сентября 2026 года

Электронные перевозочные документы (ЭПД)

В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ с 1 сентября 2026 года становятся обязательными электронные перевозочные документы. В отдельных случаях, установленных Минтрансом России, можно применять документы в бумажном виде.

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это цифровые аналоги бумажных сопроводительных транспортных документов (транспортных накладных, путевых листов, заказов-нарядов, сопроводительных ведомостей и т.д.), имеющие такую же юридическую силу, как и документы, оформленные на бумаге.

ЭПД используются при коммерческих грузовых и пассажирских перевозках для фиксации отношений между грузоотправителями, перевозчиками и грузополучателями. В России весь оборот таких документов централизован и проходит через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой является Минтранс России. 

Благодаря этому контролирующие органы (ФНС России, Ространснадзор, МВД России) имеют мгновенный доступ к данным, а инспекторы ГИБДД на дорогах могут проверить накладную на груз и путевой лист водителя, отсканировав QR-код с его смартфона или планшета. Участники рынка перевозок взаимодействуют с ГИС ЭПД не напрямую, а через специальных провайдеров – аккредитованных Минтрансом России операторов ГИС ЭПД.

Основным нормативным актом, регулирующим применение ЭПД, является Федеральный закон от 08.11.2007 №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (УАТ РФ). Кроме того, регламентирующие оборот ЭПД нормы содержатся, в частности, в следующих документах:

• Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 №931, которым утверждены правила обмена ЭПД;  
• Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 №281, в котором закреплен порядок передачи данных в ГИС ЭПД, и др.  

Какие документы становятся обязательными с 1 сентября 2026 года

Электронные форматы экспедиторских документов утверждены приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. В таблице приведены виды ЭПД, обязательные и необязательные к применению с 1 сентября 2026 года. Экспедиторские документы поддерживаются в 1С с выходом очередных версий.

Кто участвует в обмене ЭПД

В системе электронного документооборота (ЭДО) транспортной логистики задействованы как непосредственные участники сделки, в рамках которой осуществляется перевозка, так и инфраструктурные звенья, обеспечивающие законность и прозрачность процесса. 

Стороны перевозки

Стороны перевозки инициируют и осуществляют перевозку, работают с грузом, формируют, подписывают и передают файлы обмена (титулы) электронных перевозочных документов. Сторонами договора являются:

1. Грузоотправитель – организация или ИП, которая передает груз для доставки. Грузоотправитель формирует первичный документ (например, Титул 1 в ЭТрН), указывает данные о грузе, водителе, автомобиле и пункте назначения, а затем подписывает его своей электронной подписью при передаче товара.
2. Перевозчик – транспортная компания или ИП, осуществляющая фактическую доставку груза. Перевозчик подтверждает факт принятия груза к перевозке и факт его сдачи в пункте назначения.
3. Грузополучатель – сторона, принимающая доставленный груз. Получатель проверяет сохранность и количество товара, после чего формирует свой титул, в котором фиксирует успешную приемку или наличие расхождений (брак, недостача).
4. Фрахтователь и Фрахтовщик – эти участники появляются в схеме, если вместо ЭТрН оформляется электронный заказ-наряд (ЭЗН), то есть имеет место аренда (фрахтование) транспортного средства для выполнения определенных задач.
5. Водитель – представитель перевозчика на линии. Он непосредственно присутствует при погрузке и выгрузке, подтверждает эти факты с помощью простой (ПЭП) или неквалифицированной (УНЭП) электронной подписи в мобильном приложении, а также предъявляет QR-код документа инспекторам ГИБДД или Ространснадзора на дороге.
6. Экспедитор – сторона, которая обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента – грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Инфраструктурные участники

Инфраструктурные участники обеспечивают техническую передачу ЭПД, а также государственный контроль:

1. Оператор ГИС ЭПД – аккредитованная Минтрансом России компания, функция которой заключается в обеспечении взаимодействия участников перевозки с другими участниками перевозки, а также с государственными структурами. Участники перевозки не отправляют ЭПД напрямую государству или друг другу, все взаимодействие происходит исключительно через Оператора ГИС ЭПД. Он проверяет документы на соответствие форматам ФНС России, фиксирует время подписания титулов, обеспечивает роуминг и гарантированную доставку файлов всем участникам.
2. Государственная информационная система ЭПД (ГИС ЭПД) – единая федеральная база данных, оператором которой является Минтранс России. В нее стекаются и в ней хранятся все электронные перевозочные документы со всей страны.
3. Контролирующие органы – сотрудники ГИБДД, Ространснадзора и ФНС России. Инспекторы на дорогах считывают QR-коды с планшетов водителей и через служебные планшеты запрашивают данные напрямую из ГИС ЭПД для проверки легальности рейса. Налоговые органы используют эти данные для проверок обоснованности расходов и вычетов по НДС.

Схематично процесс взаимодействия всех участников обмена ЭПД изображен на рисунке 1.

Рис. 1

Как организовать обмен ЭПД

Шаг 1. Юридическая подготовка, аудит и актуализация договоров

Перевод логистики в цифровой формат начинается с анализа всех цепочек поставок. Формат взаимодействия с контрагентами во многом зависит от того, как именно организована доставка груза: силами привлеченного перевозчика, экспедитора или собственным транспортом. В связи с этим нужно провести:

1. Анализ заключенных договоров купли-продажи и поставки:

• если доставка выделена в договоре как самостоятельная возмездная услуга, оказываемая сторонним перевозчиком, необходимо оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН);
• если для перевозки привлекается экспедитор, который сам не везет груз, а нанимает фактического перевозчика, необходимо зафиксировать в договоре, кто выступает грузоотправителем – клиент или сам экспедитор;
• если груз перевозится для собственных нужд внутри компании (между складами) или доставляется покупателю силами самого продавца без взимания отдельной платы за транспортировку, ЭТрН не требуется. Однако в этом случае организации оформляют Электронный путевой лист (ЭПЛ) для подтверждения расходов на ГСМ и обоснования выпуска ТС на линию.

2. Корректировку договоров:

• в уже действующие и типовые договоры нужно включить условие об электронном документообороте при осуществлении перевозок, а также обязанность сторон договора своевременно оформлять необходимые электронные документы;

• также в договорах рекомендуется фиксировать ИНН и коды участников системы электронного документооборота (ID ЭДО), которые присваиваются участникам перевозки оператором ИС ЭПД для их быстрой идентификации в государственной системе обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД).

Шаг 2. Распределение полномочий, внедрение МЧД и управление электронными подписями

Электронный перевозочный документ – это цепочка файлов обмена (титулов). Каждый этап (погрузка, выезд на линию, прохождение медосмотра, приемка, выгрузка) оформляется как отдельный титул и заверяется электронной подписью ответственного лица в режиме реального времени. Поэтому необходимо:

1. Распределить роли - определить, кто именно будет заниматься оформлением и подписанием ЭПД, внести соответствующие полномочия в их должностные инструкции, а также издать соответствующие приказы. Кроме того, нужно убедиться, что у всех сотрудников, принимающих участие в процессе оформления ЭПД (логистов, водителей, кладовщиков и т.д.), есть действующие сертификаты электронной подписи.
2. Оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). Все сотрудники, использующие квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица, обязаны применять МЧД. Необходимо заранее создать МЧД со специализированными кодами полномочий для логистических операций, зарегистрировать их в едином реестре ФНС и привязать к учетным записям сотрудников.
3. Обеспечить работу водителей на линии. Водитель является полноценным участником документооборота. В зависимости от выбранной схемы автоматизации водители подписывают документы усиленной квалифицированной (КЭП) или простой (ПЭП) электронной подписью. Водителей необходимо снабдить мобильными устройствами (смартфонами или планшетами) с установленным мобильным приложением (см. далее) или настроенными для получения информации о рейсе, подписания документов в пути и, при необходимости, демонстрации QR-кодов инспекторам Ространснадзора или ГИБДД. Если водитель подписывает титулы КЭП, у него должен быть специальный токен – аппаратный носитель с ключом и сертификатом электронной подписи, который может работать с приложением на смартфоне.

Шаг 3. Настройка интеграции с оператором ГИС ЭПД и автоматизация процессов

Главная сложность при работе с ЭПД – это необходимость соблюдать жесткие требования к структуре файлов (XSD-схемы, утвержденные ФНС России). Любое несоответствие формата, опечатка в ИНН или отсутствие обязательного реквизита приведут к тому, что документ будет отклонен на уровне оператора или ГИС ЭПД. Оформление документов вручную может привести к логистическим сбоям и простоям транспорта.

Оптимальным решением является использование встроенных инструментов автоматизации, реализованных в сервисе 1С-ЭПД. Преимущества автоматизации на базе сервиса 1С-ЭПД:

1. Бесшовная интеграция. Поскольку сервис 1С-ЭПД встроен в типовые конфигурации программ «1С:Предприятие 8», пользователям не нужно переключаться во внешние программы или выгружать/загружать файлы вручную, весь документооборот происходит в окне учетной системы.
2. Исключение дублирования и ошибок. Данные для формирования титулов ЭПД (сведения о грузе, маршруте, контрагентах, водителе и автомобиле) автоматически загружаются из существующих первичных документов («Реализация товаров и услуг», «Счет покупателя», а также на основании ЭЗЗ). Риск технических ошибок из-за ручного ввода сводится к нулю.
3. Использование в сервисе программного обеспечения официальных операторов ЭПД, аккредитованных Минтрансом России  (АО «Калуга Астрал» и ООО «Такском») обеспечивает надежный обмен данными с ГИС ЭПД в круглосуточном режиме.
4. Поддержка всех типов документов. Сервис 1С-ЭПД обеспечивает комплексную работу со всеми видами ЭПД (ЭТрН, ЭПЛ, ЭЗЗ, сопроводительные ведомости и др.) в рамках единого интерфейса, что позволяет закрыть потребности как торговых компаний, так и профессиональных автотранспортных предприятий.
5. Автоматический роуминг. Если контрагенты участника перевозки пользуются услугами других операторов ЭПД, сервис 1С-ЭПД обеспечивает автоматическую настройку роумингового соединения без сложных технических процедур.

Шаг 4. Тестирование работы системы и обучение персонала

Обязательный переход на электронные перевозочные документы начинается с 1 сентября 2026 года, но для адаптации бизнеса предусмотрен переходный (нештрафуемый) период, который продлится до 1 марта 2027 года. Если в это время проверяющий инспектор ГИБДД обнаружит бумажную накладную вместо цифровой, он ограничится только устным замечанием. Полностью бумажный документооборот сохраняется только для перевозок специальных грузов, сделок с иностранными контрагентами и перевозок для личных нужд физических лиц.

Несмотря на наличие переходного периода, до 1 сентября 2026 года стоит провести несколько тестовых рейсов с контрагентами. Важно отработать не только стандартные цепочки подписания всех титулов, но и специфические сценарии для каждого типа документов:

Для ЭТрН (электронной транспортной накладной):

• действия при частичной приемке, порче груза или отказе от него;

• оформление переадресовки или замены водителя/транспортного средства в пути.

Для ЭПЛ (электронного путевого листа):

• порядок дистанционного или очного прохождения предрейсовых медицинских и технических осмотров с подписанием электронных титулов врачом и механиком;

• фиксация диспетчером показаний одометра при выезде и возвращении на парковку;

• действия водителя в зонах без покрытия мобильного интернета (офлайн-режим) при проверке ГИБДД (предъявление динамического QR-кода).

Кроме того, необходимо провести обучение всех участников процесса и разработать для них краткие памятки:

Сервис 1С-ЭПД

Сервис 1С-ЭПД – это сервис для работы с электронными перевозочными документами, подходит для всех участников цепочки перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей. 1С-ЭПД обеспечивает комплексную работу со всеми видами ЭПД (ЭТрН, ЭПЛ, ЭЗЗ, сопроводительные ведомости) в рамках единого интерфейса. Это позволяет закрыть потребности как торговых компаний, так и профессиональных автотранспортных предприятий. 

Использование в 1С-ЭПД программного обеспечения официальных аккредитованных Минтрансом России операторов ЭПД (АО «Калуга Астрал» и ООО «Такском») обеспечивает надежный обмен данными с ГИС ЭПД в круглосуточном режиме. Если контрагенты участника перевозки пользуются услугами других операторов ЭПД, сервис 1С-ЭПД обеспечивает автоматическую настройку роумингового соединения без сложных технических процедур. 

Как подключить сервис 1С-ЭПД

Для работы с сервисом 1С-ЭПД необходимо подключить электронный документооборот (ЭДО) для отправки перевозочных документов контрагентам и передачи их в ГИС ЭПД, например, 1С-ЭДО; Взаимодействие между участниками в сервисе 1С-ЭПД осуществляется через операторов электронного документооборота АО «Калуга Астрал» или ООО «Такском». В случае оператора ООО «Такском» учетная запись абонента должна быть заведена на сервере 1С:Хаб.

Далее следует выбрать тариф отправки электронных перевозочных документов. Затем обеспечивается наличие электронных подписей у ответственных сотрудников (логистов, диспетчеров, кладовщиков, водителей). Действующую электронную подпись необходимо добавить в учетную запись.

Для отправки ЭПД контрагентам и в ГИС ЭПД пользователю доступно два варианта:

1. Начиная с версии библиотеки электронных перевозочных документов 1.9.16.61, при отправке ЭПД связь с контрагентом устанавливается автоматически, то есть пользователю не нужно предварительно обмениваться приглашениями со своими контрагентами.
2. Если пользователь хочет предварительно обмениваться приглашениями, в программе 1С необходимо настроить обмен (см. рис. 2 и 3).

Рис. 2

Рис. 3

При отправке приглашения контрагенту через 1С-ЭПД форматы электронных перевозочных документов устанавливаются автоматически (рис. 2). В настройках получения приглашения от контрагента рекомендуется проверить, чтобы все виды электронных перевозочных документов были установлены с признаком «автоматически» (рис. 3).

В материале использованы фото: Stockbusters / Shutterstock / Fotodom.