Учет расходов на сотовую связь у субъектов среднего и малого бизнеса

Корпоративная сотовая связь

Финансовое состояние, конкурентоспособность, а, соответственно, и перспективы экономического развития субъектов предпринимательской деятельности зависят от огромного числа факторов. В большинстве случаев экономические результаты деятельности организации напрямую связаны не только с заключением выгодных контрактов, но и с разумным и рациональным использованием ресурсов организации, как материальных, так и трудовых. В немалой степени экономия достигается за счет использования наиболее привлекательных и выгодных цен и тарифов, предлагаемых поставщиками. Особо важное значение роль тарифных планов приобретает при использовании тех или иных товаров, работ или услуг в повседневной деятельности организации. Несомненно, что к категории таких "постоянных" расходов относятся услуги связи, в частности, мобильной (сотовой).

В современных условиях мобильный телефон является непременным атрибутом жизни большинства россиян, и тем более, практически невозможно себе представить без средства связи работающего человека. С каждым днем операторы сотовой связи предлагают все большее число тарифов, удовлетворяющих потребности различных категории пользователей. Практически всеми компаниями, представляющими услуги сотовой связи, предусмотрены различные тарифы для частных лиц и субъектов предпринимательской деятельности. В частности, у организаций и индивидуальных предпринимателей особо популярны корпоративные тарифные планы, преимущества которых хорошо известны:

• низкая абонентская плата или полное ее отсутствие;
• максимально низкая стоимость исходящих звонков по наиболее часто используемым направлениям;
• большой ассортимент дополнительных услуг;
• гибкая система скидок в зависимости от интенсивности разговоров и количества телефонов, оформленных на организацию;
• льготные междугородные / международные звонки;
• внутрисетевой роуминг по сниженным тарифам и другие.

Эффективность и удобство применения корпоративных тарифных планов крупные организации оценили давно. В настоящее время операторы сотовой связи все большее внимание уделяют организациям и индивидуальным предпринимателям, относящимся к категории субъектов малого и среднего бизнеса, для которых разрабатываются специальные тарифы. В частности, при использовании корпоративных тарифов каждый сотрудник с учетом своих должностных обязанностей может использовать дополнительные скидки по наиболее востребованным направлениям при подключении специальных услуг. Корпоративные тарифы, как правило, построены таким образом, что их можно оптимизировать под любого сотрудника в зависимости от его рода деятельности.

Как показывает практика, применение данных тарифов позволяет не только существенно снизить расходы на сотовую связь, но и минимизировать документооборот, а, следовательно, упростить работу бухгалтера, что особенно важно для организаций и предпринимателей, "в которых каждый человек на счету".

Ведь ни для кого не секрет, что при проведении выездных проверок налоговые органы не могут не обратить внимание на порядок учета услуг связи, и, в частности, на услуги, дополнительно предоставляемые операторами сотовой связи. Причем вопросы возникают не только при проведении проверок правильности исчисления налога на прибыль или единого налога при применении УСН для субъектов предпринимательской деятельности, выбравших объект налогообложения "доходы-расходы", но и у организаций и предпринимателей, применяющих специальные налоговые режиме в виде ЕНВД или УСН с объектом "доходы" при исчислении налога на доходы физических лиц. Таким образом, ошибки, допущенные при учете расходов на сотовую связь, могут оказать негативное влияние на исчисление и уплату налога на прибыль, единого налога при применении УСН и НДФЛ.

Проблемы налогового учета расходов на связь

Возможность учета расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, а также расходов на оплату услуг связи в составе затрат, учитываемых для целей налогообложения, для организаций, применяющих общий налоговый режим предусмотрена подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для субъектов предпринимательской деятельности, применяющих упрощенную систему налогообложения, - подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Несмотря на простоту применяемых формулировок, споры по вопросу правомерности признания расходов на оплату услуг связи между налоговыми органами и налогоплательщиками не утихают. Налоговые органы в ходе проводимых выездных налоговых проверок предъявляют ряд требований к порядку учета понесенных расходов на связь, в том числе сотовую связь, для целей налогообложения. К категории "стандартных" могут быть отнесены следующие требования:

• расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
• расходы на сотовую связь, а нередко и их размер, должны быть экономически обоснованы;
• понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

В ряде случаев специалисты налоговых органов разъясняют, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи организации следует иметь следующие документы:

1. утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которыми в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2. договор с компанией-оператором сотовой связи на оказание услуг, акты, подтверждающие факты оказания услуг;
3. детализированные отчеты (счета), выставленные операторами связи, причем форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе даты и времени переговоров, тарификации услуги.

Указанные выше требования нашли отражение в письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15.

Кроме того, по мнению специалистов налогового ведомства, перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебным мобильным телефонам, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.

Необходимо отметить, что в НК РФ не приведен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, и не предусмотрены какие-либо специальные требования к их оформлению (заполнению). Соответственно, налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи.

Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 11.09.2007 по делу № КА-А40/9219-07 отмечено: "В качестве подтверждения производственного характера международных и междугородних телефонных разговоров могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и внутренние распорядительные документы организации, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями - потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг), и другие аналогичные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.)"

В другом случае судом установлено, что "мобильные телефоны состоят на балансе организации, введены в эксплуатацию и закреплены за сотрудниками на основании соответствующих приказов руководителя предприятия; понесенные расходы по оплате услуг мобильной связи подтверждены счетами-фактурами, выставленными операторами сотовой связи, платежными поручениями" (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 по делу № А42-5778/2006).

В обоих рассмотренных случаях выводы налоговых органов в отношении необоснованного признания для целей налогообложения расходов на сотовую связь не нашли поддержки у судей.

В ряде случаев налоговые органы приводят более "оригинальные" доводы в обоснование своей позиции о необоснованности учета на мобильную связь. Например, может быть высказано мнение о нецелесообразности использования сотовой связи при наличии в организации стационарно установленных телефонов (услуги городской телефонной сети).

Подобная ситуация была рассмотрена ФАС Поволжского округа. Так, решением налогового органа исключены из состава затрат расходы предпринимателя в сумме 26 765 руб. по оплате приобретенных им сотовых телефонов, зарядного устройства и расходы по оплате услуг связи в сумме 26 962,98 руб. как экономически необоснованные. В частности, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29.05.2007 по делу № А72-694/07-16/15 сказано, что, по мнению налогового органа, "для осуществления розничной торговли через магазин при средней численности 9 человек нет необходимости иметь 5 аппаратов сотовой связи; кроме того, при наличии в офисе установленного телефона включение в состав расходов услуг сотовой связи неправомерно, поскольку пользование такими услугами не является производственной необходимостью, а лишь создает дополнительные удобства пользователю".

Как по данному делу, так и в подавляющем большинстве случаев налогоплательщикам удается в суде обосновать и документально подтвердить понесенные расходы на телефонные переговоры, а, следовательно, и доказать свою правоту. В ряде судебных решений отмечено, что налоговым органом не приведено достаточных доказательств, подтверждающих отсутствие связи между понесенными расходами и производственной деятельностью, либо не доказано, что переговоры осуществлялись в личных непроизводственных целях.

В связи с этим, каждая организация вправе выбрать наиболее удобный и приемлемый способ обоснования и документального подтверждения понесенных расходов на связь, ориентируясь не только на требования действующего налогового законодательства, но и дополнительные услуги и возможности, предоставляемые операторами сотовой связи в рамках различных тарифных планов.

Упрощение порядка налогового учета расходов на сотовую связь при использовании корпоративных тарифных планов

Преимущества применения корпоративных тарифных планов для бухгалтера наглядно могут быть оценены в свете рассмотренных выше требований, предъявляемых налоговыми органами к порядку учета понесенных расходов на связь.

1. Наличие особого порядка расчета за предоставляемые услуги связи

Операторами сотовой связи в рамках использования корпоративных тарифов предоставляются специальные услуги, которые, например, позволяют осуществлять звонки на телефоны сотрудников фирмы бесплатно, либо плата отсутствует со второй минуты разговора. В качестве платы за данные услуги вносится абонентная плата в фиксированном размере, правомерность учета которой для целей налогообложения, как правило, вопросов у налоговых органов не вызывает.

Кроме того, корпоративные тарифные планы могут предусматривать предоставление таких "полезных и нужных" услуг как "определитель номера", "режим ожидания вызова", "мобильный офис", "мобильный Интернет" и некоторых других без какой-либо оплаты. Следовательно, необходимость доказывать экономическую обоснованность и целесообразность дополнительно потребленных услуг отсутствует.

2. Предоставление детализированного отчета бесплатно либо за минимальную плату

Детализированный отчет - этот тот "камень преткновения", который существует между налоговыми органами и налогоплательщиками уже более 10 лет.

В детализированном отчете, как правило, отражаются следующие сведения:

• подробная информация о расходе средств по предоставленным компанией услугам;
• детализация состоявшихся за указанный период разговоров;
• расшифровка используемых обозначений.

Как показывает практика, при проведении налоговых проверок инспекторы истребуют у организаций предоставления детализированных отчетов (счетов). В случае их непредставления проверяющие зачастую делают вывод об отсутствии документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров.

Следует обратить внимание, что требование налоговых органов о предоставлении детализированных отчетов (счетов) не бесспорно. Например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 3.09.2007 по делу № А05-12981/2006-10 отражено:

"Довод инспекции о непредставлении обществом детализированного счета оператора сотовой связи обоснованно отклонен судами.

При таких обстоятельствах следует признать правильным вывод судов о том, что инспекция не доказала необоснованность спорных расходов налогоплательщика".

Справедливости ради необходимо заметить, что в большинстве случаев руководители организации предпочтут получить детализированных отчет (счет) у оператора сотовой связи за дополнительную плату, чем будут обращаться в арбитражный суд.

При заключении договора с оператором сотовой связи на оказание услуг по корпоративным тарифам налогоплательщики с проблемой отсутствия детализированного счета либо необходимостью внесения дополнительной платы вряд ли столкнутся, так как предоставление такого счета предусматривается либо за минимальную плату, либо на безвозмездной основе. Детализированный отчет по балансу предоставляется за отчетный период либо за период с момента выставления последнего очередного счета до момента поступления заявки на получение данного детализированного отчета.

3. Сокращение документооборота

Учитывая, что организацией заключен один договор на предоставление услуг связи, то и количество предоставляемых документов в рамках исполнения данного договора будет незначительно:

• счет на оплату;
• акт об оказанных услугах;
• счет-фактура.

Таким образом, количество бухгалтерских проводок, отражающих операции по учету расходов на сотовую связь, минимально.

В случае если удается документально подтвердить и обосновать производственных характер осуществленных телефонных переговоров, то вопросов с исчислением НДФЛ в отношении понесенных организацией расходов на связь не возникнет. В противном случае руководству организации необходимо принять решение об источнике возмещения понесенных расходов: за счет прибыли, удержание из заработной платы сотрудника или внесение им денежных средств в кассу организации за телефонные переговоры, осуществленные в личных целях.

Согласно позиции Минфина России, изложенной в письмах от 29.03.2006 № 03-03-04/1/297 и от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275, поступающие в кассу организации суммы от работников или удерживаемые из зарплаты в зачет оплаты стоимости услуг связи, произведенной в пользу работников, для целей налогообложения прибыли признаются доходом организации и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в порядке, установленном главой 25 НК РФ, в случае, если расходы по оплате услуг связи ранее были учтены при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

В завершении необходимо отметить, что перечень тарифных планов и услуг, предоставляемых операторами сотовой связи, постоянно расширяется. К выбору применяемых тарифов следует подходить с особой тщательностью. Ведь от сделанного выбора зависит не только сумма потраченных средств на услуги связи, но и возможные претензии, которые могут быть предъявлены налоговыми органами при проведении проверок. Таким образом, при заключении договора с оператором сотовой связи при подключении к тому или иному тарифу следует учитывать не только размер оплаты за предоставляемые услуги, но и возможность сокращения документооборота, снижение трудозатрат бухгалтера, а также варианты оптимизации налогообложения.