Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

Вход или Регистрация

Из дикого создать культурный сад

24.11.2010
Бухгалтерский ДЗЕН подписывайтесь на наш канал

Из дикого создать культурный сад
Есть своя прелесть у диких садов и у садов, за которыми ухаживает человек. Первые словно созданы для отдохновения души, а вторые удобны для сбора плодов. Какому саду вы уподобите ваше предприятие?

Содержание


Сегодня мы продолжим разговор об одной из необходимых сторон реальной квалификации главного бухгалтера - организационной компетентности. То, что большое состоит из малого, знают все. В двух предыдущих беседах мы коснулись как "большого" (карта документооборота) так и "малого" (рабочие инструкции), из чего состоит "большое". Но, как в природе нет двух совершенно одинаковых организмов, так и в нашем случае нет двух абсолютно одинаковых организаций, а, значит, работая над формализацией и внедрением схемы документооборота, следует, опираясь на общие рекомендации и принципы (теорию), не упускать из поля зрения контекст вашего конкретного предприятия (практику).

Как совместить общее с частным?

Какие пути существуют для того, чтобы контекстно определить как малое, так и большое во взаимосвязи друг с другом? Их несколько, и из них так же можно выбрать тот, который приблизит вас к желанной цели усовершенствования работы бухгалтерии с наименьшими затратами ресурсов.

Первое, от чего следует отталкиваться, - это реалии вашего предприятия. Скорее всего, все процессы, протекающие на предприятии и все обозначенные нами ранее потоки при более подробном рассмотрении не окажутся оптимальными, они просто сложились, как сложились, в процессе роста и развития предприятия.

И для того, чтобы определить, как эту ситуацию оздоровить (как минимум, в интересах оптимизации работы бухгалтерской службы), нам требуется как выбор способа анализа и систематизации, так и некая специфическая диагностика.

Анализ происходящего

Давайте сначала выделим три вида субъектов схемы (или карты) документооборота предприятия:
1) подразделение;
2) функция, задача;
3) хозяйственная операция и документ, ее отражающий.

Здесь и начинается отражение специфики конкретного предприятия - с его оргструктурой, набором видов хозяйственной деятельности и их "пересечением" друг с другом. Может быть, в структуре вашего предприятия несколько подразделений, у которых есть ряд сходных функциональных задач. Такими, например, могут быть распределенные по разным регионам производственные (или оказывающие услуги) обособленные подразделения или филиалы.

Может быть иначе - подразделений немного, но у каждого из них спектр выполняемых ими задач достаточно большой и сильно различающийся друг от друга (мало повторяющийся).

Варианты систематизации

В этих и многих других случаях подход к систематизации документооборота может быть различным, но мы в ограниченных условиях статьи рассмотрим всего три варианта. Выбор любого из них или их комбинации должен быть обусловлен тем, насколько удобной, понятной и наглядной для применения получится в итоге карта движения первичных документов.

1. Самый первый и общий уровень деления - подразделения. У каждого из них есть набор вмененных им функций (второй уровень), а функции, в свою очередь, разделены на отдельные хозяйственные операции, которые и составляют область нашего интереса. Систематизируя ситуацию на предприятии таким путем, мы получим движение "от общего - к частному".

2. Если деление начинать с задач и функций, вторым уровнем неизбежно станут собственно хозяйственные операции, а третьим - подразделения, в которых они совершаются и оформляются.

3. В третьем случае можно в качестве первого уровня деления взять хозяйственные операции, выражаемые теми или иными первичными документами, или, иначе говоря - возвести в приоритетную степень именно "первичку". Тогда вторым уровнем можно определить задачи, в процессе исполнения которых формируются или фиксируются те или иные первичные документы. А третьим уровнем систематизации снова станут подразделения, которым вменены в функции эти задачи.

Разницу в приведенных вариантах можно понять, если затронуть хотя бы вкратце формы, в которых может быть описана схема документооборота. Форма может быть графической, табличной и текстовой.

Если говорить о графической форме, то спорить о ее наглядности не имеет смысла - недаром большинство "публичных" схем, инструкций и списков имеют эту форму. В нашем случае - если графическая форма будет содержать все функциональные подразделения организации и линии связи (маршруты) происходящих хозяйственных процессов, это позволит быстро определиться и с маршрутом документов, их отражающих, с источниками их возникновения и адресатами. А детали работы с каждым из документов (сроки, ответственных, необходимость архивации и т. д.) можно указать в расшифровке (текстовой или табличной). Поэтому практика показывает, что наиболее доступной для понимания, поиска необходимой информации в целом и уточняющих ее деталей является комбинированная форма: графическая + табличная или графическая + текстовая.

Графическая форма практически необходима для варианта систематизации № 1, удобна для варианта № 2 и не имеет смысла для варианта № 3. Для последнего вообще может быть предложена лишь табличная форма, включающая наименование документа, хозяйственную задачу и/или подразделение, ответственное лицо и сроки передачи бумажного документа далее по технологической цепочке и/или в бухгалтерию (основной экземпляр или копию). Разумеется, необходимо учитывать и степень автоматизации учетного процесса, что может внести коррективы в сроки обработки документов.

А вот более подробный разговор о комбинированных вариантах схемы будет продолжен позже.

Удачной Вам работы!

Ваша Вера

Из дикого создать культурный сад

Отправить на почту
Печать
Написать комментарий

Предложения партнеров
Обучение пользователей продуктов 1С

1С бесплатно 1С-Отчетность 1С:ERP Управление предприятием 1С:Бесплатно 1С:Бухгалтерия 8 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия автономного учреждения 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Бюджет муниципального образования 1С:Бюджет поселения 1С:Вещевое довольствие 1С:Деньги 1С:Документооборот 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 1С:Зарплата и управление персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Лекторий 1С:Предприятие 1С:Предприятие 7.7 1С:Предприятие 8 1С:Розница 1С:Управление нашей фирмой 1С:Управление производственным предприятием 1С:Управление торговлей 1СПредприятие 8

Все теги