Содержание
|
Задача - отказ от бумажного документооборота
В мае 2011 года фирмой «1С» совместно с компанией «Комацу СНГ», принципы которой провозглашают непрерывное совершенствование, использование в работе и производстве новейших технологий и методов, было принято решение о начале пилотного проекта по запуску обмена электронными документами на базе программных продуктов «1С» между ООО «Комацу СНГ» и ее дистрибьюторами.
По оценке финансового подразделения ООО «Комацу СНГ» при действующем бумажном документообороте компании ежегодно печатается и подписывается около 70 000 документов, и перевод обмена документами в электронный вид по грубым подсчетам позволит сэкономить 4,5 млн рублей в год.
Главной целью пилотного проекта был отказ от обмена документами в бумажном виде и переход на электронный юридически значимый документооборот с простым и интуитивно понятным пользователю интерактивным интерфейсом. Именно функциональность и удобство в работе в конечном итоге приводит к экономии времени руководящего состава компании при подписании документов, составленных в электронном виде, и ускорению бизнес-процессов в целом.
Сам проект был разделен на два больших этапа:
1. Запуск обмена первичными документами, которыми законодательство уже позволяет обмениваться. Например, такими как «Заказ товаров», «Счет на оплату», «Накладная на отгрузку», «Прайс-лист» и др.
2. Запуск в тестовом режиме обмена электронными счетами-фактурами (необходимая нормативная правовая база для их использования пока не принята).
Со стороны ООО «Комацу СНГ» была сформирована рабочая группа из 18 человек - это специалисты финансовых подразделений, юристы, ИТ-специалисты и руководители служб, а также задействовано 10 компаний-дистрибьютеров.
Обмен первичными документами в электронном виде
Перед началом запуска первого этапа обмена для того, чтобы все разработки были реализованы в соответствии с законодательством РФ, финансовым и юридическим службам компании потребовалось получить разъяснения по некоторым вопросам от контролирующих органов.
В частности, был отправлен запрос и получено официальное письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, разъясняющее порядок использования товарной накладной по форме ТОРГ-12 в электронном виде (читайте на сайте /newsDescr.jsp?ID=7896).
Внедряемая подсистема реализована с использованием новых криптографических возможностей программы «1С:Предприятие 8.2». Изучение функционала механизма обмена электронными документами и его встраивание в учетные системы техническими специалистами заняло не более 2-х недель и проводилось для конфигураций «1С:Управление производственным предприятием 8», (редакция 1.3), «1С:Управление торговлей» (редакция 10.3).
Реализованное решение и вид интерфейса эргономично вписались в уже существующие учетные системы. При этом переподготовка пользователей не потребовалась: формирование, подписание и отправка электронного документа с установленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) выполняется в одно действие (см. рис. 1).
Рис. 1
Возможность просмотра содержимого первичных документов в электронном виде реализована посредством вывода на экран печатных форм, ежедневно применяемых и привычных для пользователя. На рисунке 2 представлен пример экранного вида печатной формы унифицированной товарной накладной ТОРГ-12, составленной в электронном виде. Пользователь может отслеживать статус документа.
Для подписания ответственными лицами компаний в рабочем окне конкретного пользователя программы разработано отдельное поле для работы с требующими подписи электронными документами. На рисунке 2 представлен пример товарной накладной в электронном виде, подготовленной к подписанию ЭЦП менеджером отдела продаж.
Рис. 2
Сами электронные документы, как и установленные ЭЦП, хранятся в учетной системе пользователя и при необходимости могут быть экспортированы для проведения экспертиз или передачи в контролирующие органы.
В таблицах 1 и 2 приведен перечень этапов, выполняемых сотрудниками участников обмена документами при применении бумажного (как было) и электронного документооборота (как стало).
Таблица 1. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны «Комацу СНГ»
|
Этапы прохождения документа |
Обмен документами в бумажном виде (как было) |
Обмен документами в электронном виде (как стало) |
|
Отражение в учете документа |
1. Ручной ввод первичного документа. 2. Печать на принтере. |
1. Ручной ввод первичного документа. 2. Формирование исходящего электронного документа. |
|
Визирование ответственным лицом |
3. Собственноручная подпись (одна или несколько). 4. Печать организации. |
3. Визирование ЭЦП исходящего электронного документа. |
|
Передача контрагенту |
5. Передача лично или отправка почтой. (курьерской службой) 6. Реестр исходящих документов. |
<Автоматическая отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих> |
|
Получение документа с визой контрагента |
7. Получение лично или по почте (курьерской службой). 8. Проверка полученного экземпляра с подписью. 9. Реестр входящих документов. |
<Автоматическое получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих> |
|
Хранение оригинала в архиве |
10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями |
<Автоматическое формирование архива> |
Таблица 2. Перечень этапов, выполняемых участниками обмена документами со стороны компаний-дистрибьютеров ООО «Комацу СНГ»
|
Этапы прохождения документа |
Обмен документами в бумажном виде (как было) |
Обмен документами в электронном виде (как стало) |
|
Получение документа с визой контрагента |
1. Получение лично или по почте (курьерской службой). 2. Проверка полученного экземпляра с подписью. 3. Реестр входящих документов. |
<Автоматическое получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих> |
|
Визирование ответственным лицом |
4. Собственноручная подпись (одна или несколько). 5. Печать организации. |
1. Визирование ответной ЭЦП входящего электронного документа. |
|
Передача контрагенту |
6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой). 7. Реестр исходящих документов. |
<Автоматическая отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих> |
|
Отражение в учете |
8. Ручной ввод первичного документа. |
<Автоматическое заполнение данных> 2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя. |
|
Хранение оригинала в архиве |
9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями. |
<Автоматическое формирование архива> |
На рисунке 3 представлен пример архива электронных документов, где наглядно можно увидеть индивидуальные характеристики и состояние (статус) документа.
Рис. 3
Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно будет после появления аккредитованных операторов электронного документооборота и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).
Из отзыва О.А. Куликовой, начальник отдела внутреннего контроля «Комацу СНГ»: «Учитывая, что документооборот с покупателями компании составляет несколько тысяч документов ежемесячно, мы пытались оптимизировать данный процесс.
С принятием Закона об электронной подписи, у российских компаний, наконец, появилась возможность отказа от бумажного документооборота. Поэтому, когда нам предложили поучаствовать в проекте по обмену электронными документами, мы с удовольствием принялись за работу, понимая важность и необходимость. Но полностью отказаться от бумажного документооборота мы не можем, так до сих отсутствуют утвержденные форматы данных для хранения и передачи счетов-фактур, существуют вопросы и по подписанию Товарных накладных (ТОРГ 12) электронной подписью. Но мы не останавливаемся на достигнутом, решаем вопросы путем отправки писем в Минфин России и надеемся на светлое безбумажное электронное будущее».
Главный офис ООО «Комацу СНГ»:
г. Москва, 1-й Волоколамский проезд, д. 10
тел. +7 (495) 982-39-59
факс +7 (495) 982-39-58/52
www.komatsu.ru
e-mail:
komatsucis@komatsu.ru
