Гармония бухгалтерского и управленческого учета в малом бизнесе

Гармония бухгалтерского и управленческого учета в малом бизнесе

Сначала разберемся, почему же задача ведения учета и отчетности для целей управления отвергается бухгалтером? Тому есть несколько объективных причин: 

• во-первых, режим ввода данных в информационную базу. Если для бухгалтерского учета допустимо внесение информации в базу непосредственно перед тем, как бухгалтер приступит к подготовке отчетности, то для целей управления важно, чтобы информация появлялась в базе в оперативном режиме;
• во-вторых, сроки предоставления данных. Информация о произошедших в финансах и на производстве изменениях должна поступать очень оперативно, почти мгновенно. В то время как подготовка информации для бухгалтерского учета связана не с нуждами оперативного управления и контроля, а со сроками сдачи каких-либо данных в налоговую инспекцию. Кроме того, если говорить о малом бизнесе, то зачастую бухгалтер работает в удаленном доступе, что ставит под сомнение саму возможность оперативного предоставления данных в нужный момент времени;
• в-третьих, отчеты для руководителя значительно отличаются от тех, к которым привыкли бухгалтеры. Поэтому для перевода со своего профессионального «бухгалтерского» языка на «директорский» бухгалтеру приходится выполнять довольно трудоемкие задачи: переносить данные в табличный редактор, менять терминологию, проводить дополнительные группировки показателей и пр.

Для пользы директора и спокойствия бухгалтера

Учитывая различные требования, предъявляемые к управленческому и бухгалтерскому учетам, фирма «1С» рекомендует использовать для регламентированного учета и подготовки отчетности «1С:Бухгалтерию 8», а для целей управления - отдельный продукт «1С:Управление небольшой фирмой 8». В этой программе реализовано все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии, при этом программа доступна по цене малым предприятиям. Решение не перегружено излишним функционалом, его можно легко настроить под особенности компании - все это обеспечивает возможность «быстрого старта» и удобство в ежедневной работе.

Обмен данными поможет сократить нагрузку на бухгалтера

В программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского и производственного учетов, а также документов движения денежных средств.

Механизм обмена данными позволяет автоматически выгружать необходимые для ведения регламентированного учета справочники и первичные документы из программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» в «1С:Бухгалтерию 8». Таким образом, с бухгалтера снимается задача ввода всех этих документов в свою базу.

Это позволит бухгалтеру в большей мере сосредоточиться на более ответственных задачах, связанных с вопросами отслеживания изменений законодательства и взаимодействия с налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами и пр.

Немаловажно, что использование двух раздельных программ позволит бухгалтеру единолично владеть своей информационной базой и исключить влияние «ляпов» менеджеров на свою работу.

Несколько примеров того, как 1С:Управление небольшой фирмой; помогает бизнесу

Возможности платформы «1С:Предприятие 8.2» позволяют работать с программными решениями через Интернет в режиме реального времени. И для владельца бизнеса, и для бухгалтера (а ведь часто бухгалтер небольшой фирмы является «приходящим») - это более чем актуально. Чтобы решить какие-либо вопросы, не нужно планировать и тратить время на выезд в офис. В любое время суток, из любой точки мира можно обратиться к своему рабочему компьютеру и работать в обычном режиме.

Данные информационной базы программы достоверны на любой момент времени - все сотрудники, находящиеся как в офисе, так и на расстоянии, в режиме реального времени отражают в программе всю свою деятельность. 

Это обеспечивает высокую актуальность информации: например, можно непосредственно после переговоров в другом городе внести в базу информацию о заказе для производственного отдела, или оформить запрос на подготовку коммерческого предложения для менеджера по продажам, или направить договор на согласование с бухгалтерией и т. д.

В программе есть возможность выдавать задания сотрудникам и контролировать их исполнение. Все запланированные работы и задания программа включает в Календарь сотрудника, что помогает сотруднику не забыть выполнить обещанное, а руководителю - дает возможность контролировать, как планируют свое рабочее время сотрудники, и исполняет ли компания в срок свои обещания. Используя этот механизм, бухгалтер может, например, обязать менеджеров не позднее 20 числа каждого месяца сдавать отчетные документы. Если это задание не будет выполнено в срок, и бухгалтер, и руководитель получат информацию о просроченном задании и о недостаточной исполнительности сотрудника. 

Планирование продаж - одна из важнейших задач руководителя.

В программе имеется возможность регистрировать планы продаж - с детализацией по конкретным номенклатурным позициям, подразделениям, с указанием ответственных за выполнение. Планов продаж на один и тот же период может быть сколько угодно: реалистичный, оптимистичный, пессимистичный и пр. На основе плана и фактических данных о продажах в отчете План-фактный анализ автоматически рассчитываются отклонения - в натуральных и стоимостных показателях и процентах. Отчет поможет руководителю проанализировать ситуацию и, при необходимости, принять решение, как ее исправить. Важно, что для проведения план-фактного анализа запрашивать какую-либо информацию у бухгалтера не потребуется.

И, наконец, самое интересное: деньги. Кредиты для малого бизнеса фактически недоступны - высокие проценты, залоги и т. д. Приходится изыскивать собственные пути решения проблемы дефицита оборотных средств - вечного спутника малого предпринимателя.

В этих условиях очень важно грамотно планировать и контролировать движение денежных средств. Эта задача отнимает у директора довольно много времени: нужно уточнить у бухгалтера, какие платежи поступили и сколько денег на счетах и в кассах, затем согласовать, сколько, кому и за что заплатить. При этом заявки на расходование денег поступают от сотрудников в разных формах - по электронной почте, в записях «от руки», в виде различных документов. 

Планирование поступлений и платежей в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» выполняется с помощью Платежного календаря (рис. 1).

Рис. 1

Платежный календарь представляет руководителю совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений, позволяет планировать платежи с привязкой к заказам покупателей и заказам поставщикам, контролировать их исполнение, своевременно выявлять просроченные платежи. При его составлении программой контролируется соблюдение бюджетной дисциплины.

Так, заявка на платеж, превышающая установленный лимит, не может быть исполнена без соответствующего обоснования и распоряжения.

Головная боль руководителя - «дебиторка» и «кредиторка». Как правило, директор адресует вопросы о дебиторской и кредиторской задолженностях главбуху. «1С:Управление небольшой фирмой 8» возьмет эту обязанность на себя.

Информацию обо всех дебиторах и кредиторах компании программа предоставит директору в любой момент. Для этого предназначен ряд отчетов, которые формируют информацию в табличном и графическом виде. Например, форма Расчеты с покупателями (рис. 2).

Рис. 2

Общую картину о состоянии дел в компании даст директору Монитор руководителя (рис. 3) - специально настроенный комплект отчетов по следующим показателям:

• остатки денежных средств по всем кассам и расчетным счетам;
• доходы и расходы по направлениям деятельности;
• контрагенты, имеющие задолженность перед компанией, с указанием размера задолженности;
• невыполненные заказы покупателей.

Рис. 3

Кроме того, с помощью отчетов, предлагаемых программой, каждый показатель можно проанализировать более детально.

Например, отчет Себестоимость предоставит возможность для анализа данных о фактической себестоимости работ, услуг вплоть до конкретного заказа покупателя.

Анализировать структуру доходов и расходов можно с помощью отчета Доходы и расходы.

С помощью отчета Финансовый результат (рис. 4) можно провести сравнительный анализ прибыльности/убыточности отдельных заказов с учетом всех затрат предприятия.

Рис. 4

Независимую детальную сводку «о положении дел в компании» предоставит Управленческий баланс, который формируется на основе записей по счетам плана счетов управленческого учета.

*     *     *

В статье рассказано лишь о малой части возможностей программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» и о тех плюсах, которые дает ее совместное использование с «1С:Бухгалтерией 8». С полным описанием программы «1С:Управление небольшой фирмой 8» можно ознакомиться на сайте www.v8.1c.ru/small.biz/ или заказать бесплатную консультацию у партнеров фирмы «1С».