Как автоматизировать ввод первичных документов в 1С с помощью сервиса «1C:Распознавание первичных документов»

Как начать работу с сервисом 1С:Распознавание первичных документов

Шаг 1. Активация тестового тарифа

Для начала работы в разделе главного меню перейдите в Продажи или Покупки – Сервис –Распознавание документов (рис. 1). Это откроет рабочее место сервиса. В открывшемся окне нажмите гиперссылку Подключить сервис и далее нажмите (рис. 2).

Для простого интерфейса: Документы – Основное – Загрузить из скана (фото).

Рис. 1. Открытие рабочего места «1С:Распознавание первичных документов» в программах 1С

Рис. 2. Активация тестового периода 1С:РПД

Шаг 2. Загрузка и распознавание документов

Сервис 1С:Распознавание первичных документов поддерживает работу с основными первичными документами: счетами, накладными (ТОРГ-12), актами, счета-фактурами, УПД, УКД и кассовыми чеками. Сервис поддерживает загрузку документов широкого спектра форматов:

• сканы и фото (pdf, png, jpeg, tiff);

• цифровые документы (файлы Word (docx), Excel (xlsx), OpenDocument);

• архивы (zip, rar, 7z - если внутри них документы поддерживаемых форматов).

Чтобы загрузить документы, нажмите на Добавить файлы и потом эти файлы отправьте на распознавание – нажмите на Распознать (рис. 3). Загружайте и отправляйте на распознавание сразу несколько документов – так в целом процесс распознавания будет быстрее. Первые документы будут распознаны в течение 1–2 минут.

1С:РПД автоматически определяет тип документа (счет-фактура, ТОРГ-12, УПД, акт, кассовый чек и т.д.), извлекает текст и ключевые реквизиты (дату, номер, суммы, контрагентов, номенклатуру), сравнивает с информацией в вашей базе 1С и подготавливает прототип 1С-документа для проверки.

Рис. 3. Загрузка документов на распознавание

Шаг 3. Проверка данных

1С:Распознавание первичных документов выделит красным моменты, которые требуют внимания пользователей. Сервис не просто распознает текст, а «понимает» его смысл. Он автоматически сопоставляет найденных поставщиков, номенклатуру и другие данные с объектами в вашей базе 1С. 

Если в документе указан новый объект данных, то его можно создать прямо в рабочем месте сервиса (рис. 4). При этом руками вводить ничего не нужно.

Рис. 4. Создание нового объекта данных (н-р, Поставщика)

Если наименование в документе отличается от названия в вашем справочнике (например, номенклатура «Конфеты Барбарис» у поставщика и «Конфеты» в вашей базе), 1С:РПД предложит вариант для сопоставления – сделает «умное» сопоставление (рис. 5). 

Нужно 1–2 раза подтвердить выбор, и сервис «запомнит» его на будущее. Это позволит не задваивать номенклатуру.

Рис. 5. Сопоставление номенклатуры в 1С:Распознавание первичных документов

Шаг 4. Создание документов учета

После проверки всех данных в документе достаточно нажать кнопку Создать. Сервис 1С:Распознавание первичных документов автоматически создаст в базе 1С документ учета.

Дополнительные возможности 1С:Распознавания первичных документов, которые будут полезны бухгалтеру:

• Групповая обработка документов. Функция групповой обработки документов позволяет обрабатывать сразу несколько документов. Это ускоряет процесс обработки документов.

В ходе групповой обработки 1С:РПД автоматически объединит документы в комплекты и предложит обработать их совместно;

• Групповое создание номенклатуры. Функция позволит создать сразу несколько позиций номенклатуры;

• Прикрепление сканов оригиналов документов к документам в базе 1С. Функцию можно отключить, если она не требуется;

• Работа с кассовыми чеками (для «1С:Бухгалтерии»). Сервис не только распознает чеки, но и автоматически сверяет их с данными ФНС и подготавливает для внесения в авансовые отчеты, путевые листы и расходы предпринимателя;

• Мобильное приложение «1С:Сканер документов». Бесплатное приложение позволяет быстро сканировать документы смартфоном, заменяя поточный сканер. Интеллектуальный помощник подскажет, как правильно сделать фото, чтобы обеспечить высокое качество распознавания.

В материале использованы фото: David Gyung / Shutterstock / Fotodom.