«Из декрета в декрет»: расчет пособия

18.05.2012

В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает особенности и порядок расчета пособия по беременности и родам в тех случаях, когда сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком сотрудница уходит в декретный отпуск. Приводятся практические примеры расчета пособия в случаях, если до начала декретного отпуска сотрудница не работала, если работала на условиях неполного рабочего времени, и если пособие рассчитывается исходя из расчетного периода 12 месяцев, предшествующих месяцу начала декретного отпуска. Методисты фирмы «1С» подробно разъясняют, как отразить приведенные ситуации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Содержание

«Из декрета в декрет»: расчет пособия
До декретного отпуска сотрудница не работала
До декретного отпуска сотрудница работала в режиме неполного рабочего времени
Расчет пособия исходя из расчетного периода 12 месяцев

На практике нередко возникают ситуации, когда сотрудница сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком уходит еще в один декретный отпуск. В данной ситуации действуют как общие правила расчета пособия, так и имеют место некоторые особенности. При этом возможны варианты: до начала декретного отпуска сотрудница не работала; до начала декретного отпуска сотрудница работала на условиях неполного рабочего времени; от сотрудницы поступило заявление о расчете пособия исходя из расчетного периода 12 месяцев, предшествующих месяцу начала декретного отпуска.

«Из декрета в декрет»: расчет пособия

До декретного отпуска сотрудница не работала

Если до декретного отпуска сотрудница не работала, как правило, речь идет о ситуации, когда ей начислялось пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет или компенсация по уходу за ребенком до 3-х лет в размере 50 рублей.

Новое пособие по беременности и родам нужно рассчитать исходя из заработка, начисленного за два календарных года, предшествующих году начала декретного отпуска. Это следует из статьи 3 Федерального закона от 08.12.2010 № 343-ФЗ (далее Закон № 343-ФЗ), статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее - Закон № 255-ФЗ) и Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375. Например, если декретный отпуск начинается в 2012 году, учитывается заработок за 2010-2011 годы.

Алгоритм расчета пособия будет следующим:

определение суммы заработка за расчетный период;
определение среднего дневного заработка;
расчет итоговой суммы пособия.

Вначале рассмотрим порядок расчета пособия в тех случаях, когда страховой стаж сотрудницы составляет не менее шести месяцев.

Поскольку в расчетном периоде сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, она может заменить соответствующие календарные годы (год) из расчетного периода на предшествующие календарные годы (год), подав соответствующее заявление работодателю. Это возможно при условии, что такая замена приведет к увеличению размера пособия (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Более того, в данном случае сотруднице выгоднее поступить именно так. В заработок за расчетный период нужно включить выплаты, на которые были начислены страховые взносы в ФСС РФ (ч. 2 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). Поскольку пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет являются государственными пособиями, они не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ)). От взносов освобождена и сумма компенсации на период отпуска по уходу за ребенком - 50 руб. (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 19.05.2010 № 1239-19). На работодателей, применяющих специальные налоговые режимы, это правило также распространяется (ч. 1 ст. 2 Закона № 343-ФЗ).

Следовательно, если сотруднице никаких выплат, кроме пособия и компенсации не осуществлялось, то нечего включать в состав заработка за расчетный период. В таком случае действуют правила о минимальном размере заработка за расчетный период: МРОТ на дату начала отпуска по беременности и родам, увеличенном в 24 раза.

В тех случаях, когда сотруднице производились какие-либо выплаты помимо пособий (например, если от нее поступило заявление об учете иных лет в качестве расчетного периода), нужно учитывать предельный размер выплат, облагаемый страховыми взносами (ч. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). В 2010 году и ранее - это 415 000 руб. (ч. 4 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). В 2011 году - 463 000 руб. (п. 1 Постановления Правительства РФ от 27.11.2010 № 933).

Чтобы определить средний дневной заработок, нужно показатель «заработок за расчетный период» поделить на 730 (п. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375).

Итоговая сумма пособия определяется путем умножения величины среднего дневного заработка на количество дней отпуска по беременности и родам (как правило, 140 дней).

Пример 1

Менеджер Е.В. Климова работает в ООО «Компьютеры» четыре года. В течение 2011, 2010 и части 2009 года она находилась в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком. Сумма выплат, входящих в базу для начисления взносов в ПФР, ФСС РФ и ФОМС, за 2009 и 2008 годы составила 600 000 руб. (в том числе за 2008 год - 425 000 руб., за 2009 год - 175 000 руб.).

Со 2 февраля 2012 года сотрудница опять уходит в декретный отпуск. В расчетном периоде (2010-2011 годы) Климова получала только пособия, которые взносами во внебюджетные фонды не облагаются.

Если от сотрудницы заявление о замене лет, учитываемых в расчетном периоде, не поступит, бухгалтер должен рассчитать сумму пособия исходя из среднемесячного заработка в размере МРОТ.

Величина федерального МРОТ на дату начала отпуска по беременности и родам составляет 4 611 руб. в месяц (ст. 133 ТК РФ, ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ).

Сумма пособия будет равна: (4 611 руб. х 24 мес.: 730 дн.) х 140 дн. = 151,59 руб./дн. х 140 дн.= 21 222,60 руб.

Рассмотрим, как эта ситуация отражается в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Заносим документ в программу.

Меню Расчет зарплаты по организациям -> Неявки -> Начисление по больничному листу.

При нажатии на кнопку Рассчитать (рис. 1) именно так и рассчитался среднедневной заработок, и на закладке Расчет больничного листа (рис. 2) можно увидеть помесячный расчет, а нажав на кнопку Рассчитать с комментарием, получить объяснения.

Рис. 1

Рис. 2

Если от Климовой поступит заявление об учете в качестве расчетного периода 2009 и 2008 годов, порядок расчета изменится. Сумма заработка за 2008 год превышает предельную величину (425 000 руб. > 415 000 руб.). Следовательно, учесть нужно 415 000 руб. В составе заработка за 2009 год учитывается 175 000 руб. Эта сумма не включает пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам по второму ребенку будет равна:

(415 000 руб. + 175 000 руб.): 730 дн. х 140 дн. = 113 150, 80 руб.

Указанный в заявлении расчетный период устанавливаем на закладке Расчет среднего заработка в графах Расчетные годы (рис. 3). Если расчет зарплаты в выбранные годы велся в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то автоматически нужные суммы подбираются при нажатии кнопки Рассчитать заработок, в противном случае можно добавить строчку и занести сумму дохода, рассчитанную в другой программе, например, в «1C:Зарплате и кадры 7.7».

Рис. 3

На закладке Оплата можно увидеть подробный комментарий к расчету (рис. 4).

Рис. 4

Обратите внимание, что работник может принести справки о заработке от других страхователей. Тогда нужно установить флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей и, собственно, занести эти справки (Расчет зарплаты по организациям -> Неявки -> Справки других страхователей о заработке). Эти суммы при расчете среднего будут учтены автоматически.

Если к моменту начала декретного отпуска страховой стаж сотрудницы менее шести месяцев, то сумма пособия по беременности и родам за полный месяц не должна превышать минимального размера оплаты труда (МРОТ). При этом если в местности, где работает сотрудница, законодательством установлены районные коэффициенты, то сумма МРОТ увеличивается на них. Такой порядок установлен частью 3 статьи 11 Закона № 255-ФЗ, пунктом 20 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375.

Обратите внимание на заполненность страхового стажа. В форму Больничного листа этот стаж попадает из заполненных ранее сведений. Стаж следует занести в справочник Физические лица (рис. 5) в форму Трудовая деятельность -> Стажи общего порядка -> Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов (с 2010 года).

Рис. 5

При необходимости стаж можно откорректировать непосредственно в форме Больничного листа.

Пример 2

Секретарь Е.В. Лапина работает в ООО «Провайдер» с 1 января 2010 года на полной ставке. Это ее первое место работы. Весь 2011 год и часть 2010 года (с 1 апреля) она находилась в отпуске по беременности и родам, а затем по уходу за ребенком. Сумма выплат, входящих в базу для начисления взносов в ПФР, ФСС РФ и ФОМС, за 2010 год составила 90 000 руб.

Со 2 февраля 2012 года сотрудница опять уходит в декретный отпуск. Ее страховой стаж на дату второго декретного отпуска составляет менее 6 месяцев.

Минимальная сумма пособия исходя из среднемесячного заработка в размере МРОТ (4 611 руб. в месяц) равна:

4 611 руб. х 24 мес.: 730 дн. х 140 дн. = 21 222,60 руб.

Эту сумму бухгалтер организации начислил секретарю Е.В. Лапиной.

Значение МРОТ с течением времени может меняться. Однако не нужно пересчитывать сотруднице пособие в тех случаях, когда за время ее отпуска изменился размер МРОТ.

При определении минимального среднего заработка принимается то значение МРОТ, которое действует на дату наступления страхового случая (ч. 1.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). То есть в первый день декретного отпуска.

До декретного отпуска сотрудница работала в режиме неполного рабочего времени

Если до декретного отпуска сотрудница работала на условиях неполного рабочего времени, порядок расчета декретного пособия зависит от того, у одного или нескольких работодателей она числится в штате и составляет ли ее страховой стаж более или менее шести месяцев.

Такая сотрудница на момент начала очередного декретного отпуска имеет право как на зарплату, так и на пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет (ст. 256 ТК РФ, ст. 13 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ). Для нее действуют все рассмотренные в предыдущем разделе правила расчета пособия по беременности и родам, в том числе норма о возможности заменить год расчетного периода, в котором работница была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, предшествующим годом.

Чтобы все особенности расчета больничных листов, связанные с режимом неполного рабочего времени, автоматически учитывались в программе, достаточно соответствующим образом настроить графики работы сотрудников (рис. 6) и указывать их в кадровых документах (о приеме и пререводе).

Рис. 6

Пример 3

Юрист В.В. Наумова работает в ООО «Практика» четыре года. В течение 2011 и части 2010 года она находилась в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком. В 2011 году Наумова вышла на работу на условиях неполного рабочего времени (с сохранением пособия). Со 2 февраля 2012 года сотрудница опять уходит в декретный отпуск (140 дней).

От Наумовой поступило заявление об учете в качестве расчетного периода 2009 года вместо 2010 года.

Зв 2009 год сотруднице начислено:

- зарплата в сумме 220 000 руб.;

- премия по итогам работы за год - 100 000 руб.;

- премия ко Дню рождения - 10 000 руб.;

- отпускные - 12 000 руб.;

- компенсация за неиспользованный отпуск - 5 000 руб.;

- материальная помощь к отпуску - 1 000 руб.;

- компенсация стоимости путевки ребенка сотрудницы в детское оздоровительное учреждение - 15 000 руб.;

- сумма среднего заработка за дни сдачи крови - 2 000 руб.;

- пособие по временной нетрудоспособности - 1 200 руб.

В пользу сотрудницы также было оплачено обучение на курсах повышения квалификации в сумме 29 000 руб.

За 2011 год сотруднице начислено:

- пособие по уходу за ребенком в сумме 40 000 руб.;

- зарплата в сумме 175 000 руб.

Сумма заработка за 2009 год, которую нужно учесть при расчете пособия по беременности и родам, равна:

220 000 руб. + 100 000 руб. + 10 000 руб. + 12 000 руб. + 5 000 руб. = 347 000 руб.

Материальная помощь к отпуску не включается в сумму заработка за расчетный период, так как ее размер не превышает 4 000 руб., и эта сумма от взносов в ПФР, ФСС РФ и ФОМС освобождена. Не начисляются взносы также при оплате путевки ребенку сотрудницы (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 559-19). То же касается профессионального обучения в интересах работодателя (подп. «е» п. 2, п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Тот факт, что на сумму данных выплат взносы не начислялись, является основанием для исключения их из суммы заработка за расчетный период.

Сумма заработка за 2009 год не превышает предельной величины 415 000 руб.

Сумма заработка за 2011 год составляет 175 000 руб.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам будет равна:

(347 000 руб. + 175 000 руб.): 730 дн. х 140 дн. = 100 108,40 руб.

Если в расчетном периоде сотрудница трудилась у нескольких работодателей и на момент начала декретного отпуска она числится у тех же работодателей, то у каждого из них она получает пособие по беременности и родам.

Каждый работодатель при расчете пособия может учесть суммы заработка в размере, не превышающем 415 000 руб. за 2010 год и 463 000 руб. за 2011 год. Это установлено частью 2 статьи 13 и частью 3.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ.

Рассмотрим ситуацию, когда страховой стаж сотрудницы организации, которая до декретного отпуска работала на условиях неполного рабочего времени, составляет менее 6 месяцев.

В такой ситуации сумма пособия по беременности и родам за полный месяц не должна превышать минимальный размер оплаты труда. По общему правилу уменьшать значение МРОТ пропорционально продолжительности рабочего дня не нужно.

Случаи, когда значение МРОТ при расчете минимального предельного среднедневного заработка нужно уменьшить, приведены в части 1.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ:

если сотрудница в расчетном периоде не имела заработка;
если средний заработок в расчете за полный календарный месяц ниже МРОТ.

Расчет пособия исходя из расчетного периода 12 месяцев

Если от сотрудницы поступило заявление о расчете пособия данным способом, необходимо иметь в виду следующее.

Во-первых, в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала декретного отпуска. Если при расчете пособия с расчетным периодом два календарных года работница может самостоятельно выбрать годы, которые будут приниматься в расчет, то в данном случае это правило не действует.

Однако при определении среднего заработка из расчетного периода исключается время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком (подп. «б» п. 8 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375).

То есть если сотрудница не работала, весь расчетный период будет состоять из дней, которые не учитываются при расчете пособия.

Если работница на момент начала декретного отпуска хотя бы ненадолго вышла на работу, для расчета пособия учитываются календарные дни, предшествующие наступлению декретного отпуска (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). Например, если работница находилась в отпуске по уходу за ребенком до января 2012 года, с 1 февраля вышла на работу, а с 15 февраля начинается ее следующий декретный отпуск, нужно учитывать период с 1 по 14 февраля.

Если сразу из отпуска по уходу за ребенком сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам, за расчетный период нужно принять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором произошел предыдущий страховой случай.

Это следует из части 1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ и пункта 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375.

Во-вторых, принципиально по-другому рассчитывается средний дневной заработок. В числителе будут суммы, начисленные работнице и входящие в базу по страховым взносам, а в знаменателе не 730, а количество дней в расчетном периоде, за исключением дней, когда:

работнице начислялась оплата труда в размере среднего заработка;
работница была на больничном, в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком;
работнице предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;
сотрудница не работала в связи с простоем не по ее вине;
сотрудница использовала отгулы в связи со сверхнормативной работой;
сотрудница не участвовала в забастовке, но в связи с ней не работала;
сотрудница освобождалась от работы в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Такие правила применяются и в том случае, когда работнице установлена неполная рабочая неделя или неполный рабочий день (п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). То есть когда до начала очередного декретного отпуска работница вышла на работу на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия по уходу за ребенком.

Пример 4

Со 2 февраля 2012 года сотрудница опять уходит в декретный отпуск (140 дней). До начала очередного декретного отпуска Климова не работала. От сотрудницы поступило заявление о расчете пособия по беременности и родам исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев.

Все дни в расчетном периоде (февраль 2011 года - январь 2012 года) не учитываются при исчислении нового пособия по беременности и родах. Для расчета пособия бухгалтер учел период с апреля 2008 года по март 2009 года.

Сумма выплат, входящих в базу для начисления взносов в ПФР, ФСС РФ и ФОМС, за 2009 и 2008 годы составила 500 000 руб. в том числе:

- за 2008 год (с апреля по декабрь) - 325 000 руб.;

- за 2009 год - 175 000 руб.

Период с апреля 2008 года по март 2009 года Климова отработала полностью. Количество календарных дней в данном периоде составляет 365.

Итоговая сумма пособия по беременности и родам по второму ребенку будет равна:

500 000 руб.: 365 дн. х 140 дн. = 191 780,80 руб.

Для того чтобы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» отразить заявление работника о расчете пособия по беременности и родам исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев, нужно установить флажок Рассчитывать заработок по правилам 2010 года.

Комментарии

Мимо Проходящий

А как сделать,чтобы у сотрудника плановые начисления приостанавливались на время отпуска по беременности и родам? Вручную?
Взъерошенный админ

Здравствуйте, на момент второй беременности я находилась в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет. Как м4е будут начислять детское пособие на 2 ребёнка до 1.5 лет