Как небольшому предприятию выполнить требования 54-ФЗ

Переход на онлайн-кассы в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ для многих предприятий малой и микророзницы стал первым этапом автоматизации. Но для того, чтобы автоматизация принесла бизнесу объективную пользу — повысила его прозрачность, управляемость и эффективность, к «железу» (онлайн-кассам) надо добавить правильные «мозги» (программное обеспечение).

Многие предприниматели, особенно те, кто ранее был освобожден от применения контрольно-кассовой техники и привык вести учет в тетрадке, полагают, что автоматизация — это дорого.

С одной стороны, действительно есть дорогостоящие многофункциональные решения, системы для комплексного управления ресурсами торгового предприятия (ERP-системы), но для малого бизнеса оптимальным вариантом, первым шагом на пути реальной автоматизации может оказаться простое облачное решение.

Знакомьтесь: «1С:Касса»

Специально для малой и микророзницы, сферы услуг и общепита фирма «1С» предлагает «1С:Кассу» — облачный сервис для работы с онлайн-кассами, простого товароучета и аналитики. 

С помощью «1С:Кассы» можно подключить одну или несколько онлайн-касс, централизованно управлять торговыми точками, вести простой товарный учет, работать с заказами клиентов, поддерживать порядок на складе, получать полезные отчеты об эффективности бизнеса и решать другие ежедневные задачи.

Давайте познакомимся с сервисом поближе и посмотрим, чем «1С:Касса» (рис. 1) полезна для предпринимателей.

Рис. 1. Начальную страницу «1С:Кассы» легко формировать под свои задачи, отражая на главной самый нужный для работы функционал

Удобная работа с номенклатурой и ценами

Загрузить справочник товаров в кассовый аппарат, особенно впервые, непросто. А с «1С:Кассой» — легко. Сначала нужно добавить номенклатуру в облако любым удобным способом:

• выгрузить готовые товарные карточки с наименованиями, артикулами, штрихкодами и другой информацией из сервиса «1С:Номенклатура», причем совершенно бесплатно;
• загрузить информацию из файла в одном из распространенных табличных форматов — .xls, .ods, .csv;
• добавить позиции вручную;
• загрузить классификатор алкогольной продукции из ЕГАИС.

После загрузки в «1С:Кассу» номенклатура автоматически в течение нескольких минут «улетает» в кассовый аппарат, с которым предпринимателя могут разделять сотни километров.

Розничные продажи

С помощью «1С:Кассы» удобно принимать оплату наличными, банковскими картами, а также проводить смешанные оплаты. Если нужно применить скидку, это можно сделать в ручном режиме.

Данные со всех онлайн-касс — в одном месте

Как это работает: все торговые точки и все кассовые аппараты подключаются к облачному сервису «1С:Касса». Предприниматель может централизованно в одном окне в режиме реального времени управлять работой всех своих точек. В облаке удобно контролировать продажи, поддерживать порядок в складских запасах, вести товарный учет, смотреть отчеты. Такой подход к управлению бизнесом повышает эффективность работы и экономит время и ресурсы.

К облаку «1С:Касса» можно подключить разные ККТ: автономную онлайн-кассу «Штрих-Мпей-Ф»; «Атол» (91Ф/92Ф); смарт-терминалы «Эвотор»; кассовые комплекты «1С-Атол», а также другие модели ККТ, получившие сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

Можно подключить не только кассы

«1С:Касса» позволяет подключать не только контрольно-кассовую технику, но и сканеры штрихкодов и эквайринговые терминалы. Дополнительное оборудование подключается без оплаты.

Быстрый прием товаров

Приемка товара — процесс трудозатратный, особенно если вносить позиции вручную. Используя «1С:Кассу», все накладные можно быстро загрузить из файла, а нужные товары добавить с помощью сканера штрихкода или выгрузить из сервиса «1С:Номенклатура».

Для дальнейшей работы с новыми поступлениями достаточно перейти из карточки приходной накладной к изменению цен и печати ценников по готовым шаблонам. В сервисе предусмотрено 15 готовых шаблонов на любой вкус и бизнес-задачи. Если вы продаете алкоголь, обратите внимание, что работать с документами ЕГАИС (входящие и исходящие товарно-транспортные накладные (ТТН)) можно в рабочем месте по приемке товаров.

Контроль цен закупки

В ценообразовании легко допустить неточности и ошибки, которые могут влиять на выручку торговой точки. Если поставщик увеличил цены, а продавец не заметил и по-прежнему продает по старой розничной цене, предприниматель может недосчитаться прибыли или даже уйти в минус. «1С:Касса» поможет избежать таких ошибок, контролируя цену поставщика при поставке товара, и обратит внимание предпринимателя на изменение цены (рис. 2).

Рис. 2. Если поставщик изменил отпускную цену товара, «1С:Касса» своевременно предупредит предпринимателя

Продать и купить

Бывает, нужно не только продать, но и купить: взять товар у клиента и выплатить за него деньги. Такое ежедневно случается, например, в пунктах металлолома при приеме вторсырья от населения. Для таких организаций в «1С:Кассе» поддержана возможность проведения кассовых операций Расход и Возврат расхода.

Интеграция с ЕГАИС 3.0

«1С:Касса» поддерживает помарочный учет алкогольной продукции в соответствии с ЕГАИС 3.0 и подходит для тех, кто торгует алкогольными напитками любой крепости. С помощью облака легко получать классификаторы, обмениваться документами с системой ЕГАИС и вести учет.

Учет денежных средств

В облаке можно вести учет движения денежных средств (ДДС) наличных и электронных платежей (банковские карты и т. д.). Все остатки денежных средств учитываются отдельно для каждой торговой точки или каждого кассового аппарата, а вся информация отражается в отчетах. Отдельно можно вести учет остатков наличных денежных средств в торговых точках, например, для проведения инкассации.

Рабочее место кассира

В «1С:Кассе» реализовано полноценное рабочее место кассира (РМК). Эта возможность пригодится тем, у кого на торговой точке есть компьютер и кому для оформления розничных продаж нужна кассовая программа (рис. 3).

Рис. 3. Интерфейс в РМК «1С:Кассы» удобный и понятный

Для организации рабочего места кассира кроме ПК требуется фискальный регистратор или принтер чеков, соответствующие действующим требованиям 54-ФЗ и подключаемые к компьютеру и интернету. Также к ПК можно подключить сканер штрихкодов, терминал для платежных карт и другое торговое оборудование.

В РМК поддерживаются продажа и возврат товаров, внесение и выемка наличных; X и Z-отчеты; применение ручных скидок; смешанные оплаты (наличные + карта); продажа алкоголя (ввод акцизных марок); продажа по нескольким системам налогообложения (СНО); ввод e-mail и номера телефона покупателя и другие операции.

Работа с заказами клиентов

В «1С:Кассе» можно работать с заказами клиентов: получать и выгружать готовые заказы из других программ 1С (обмен данными в формате Enterprise Data); распределять заказы между курьерами; печатать маршрутные листы для выездных сотрудников, а также вести ведомость по состоянию заказов клиентов.

В облаке предусмотрен обмен заказами напрямую с автономной онлайн-кассой «Штрих-Мпей-Ф» и с мобильным приложением «1С:Мобильная касса».

Остатки и цены

В облаке удобно управлять ценами и остатками. Все поступления, продажи и учет остатков ведутся автоматически в режиме реального времени по каждой торговой точке. 

Чтобы проанализировать дефицит и излишки ассортимента, достаточно заглянуть в Монитор торговли на вкладку Товары. А если нужно провести инвентаризацию, данные по остаткам можно выгрузить, например, в «1С:Бухгалтерию 8».

Точные цифры вместо догадок и подсчетов на глаз

Аналитика «1С:Кассы» поможет принимать верные решения и понимать, с какой эффективностью работает торговая точка.

Отчеты покажут, какие товары продаются лучше всего, а какие давно залежались; на сколько выросла или упала выручка; какую прибыль дает каждый магазин. В аналитике отражается количество продаж, средний чек, динамика покупок и другие жизненно важные показатели торговли.

Всего в «1С:Кассе» около 20 отчетов, распределенных по 6 разделам:

1. Выручка и продажи.
2. Прибыль за период.
3. Рейтинг продаж по товарам.
4. Рейтинг продаж по торговым точкам.
5. Товары (дефицит, излишки, стоимость).
6. Динамика покупок за период.

Отчетов ровно столько, сколько нужно предпринимателю: они помогут понять, что происходит и что сделать для увеличения прибыли, не перегружая голову лишней информацией.

Все данные отражены на вкладке Монитор торговли. Аналитика покажет не только сводные отчеты, но и развернутую информацию по продажам в разрезе торговых точек, кассовых аппаратов, по различным ставкам НДС и пр. (рис. 4).

Рис. 4. «Монитор торговли» покажет, с какой эффективностью работает каждая торговая точка

Для удобства предпринимателя самые важные показатели можно выводить на начальную страницу «1С:Кассы» (рабочий стол).

А что насчет бухгалтерии?

Здесь тоже все продумано: «1С:Касса» интегрируется с «1С:Бухгалтерией 8»; «1С:Бухгалтерией государственного учреждения 8» (ред. 2); облачным сервисом «1С:БизнесСтарт» и мобильным приложением «ИП6%». Синхронизируйте облако с подходящим решением и ведите бухгалтерию так, как вы привыкли.

Для тех, кто любит списки

Все ключевые возможности «1С:Кассы» перечислим по пунктам:

• удобная работа с номенклатурой и ценами;
• подключение одной или нескольких онлайн-касс;
• централизованное управление несколькими торговыми точками;
• оформление розничных продаж под 54-ФЗ (наличные, карты, смешанная оплата, ручные скидки);
• быстрый прием товаров, контроль цен закупки;
• рабочее место кассира (РМК);
• ЕГАИС 3.0 (помарочный учет алкогольной продукции);
• работа с заказами клиентов (загрузка, выгрузка, статусы заказов, маршрутные листы для курьеров);
• поддержка нескольких систем налогообложения на одном кассовом аппарате (например, ОСН и ЕНВД);
• учет денежных средств (ДДС);
• поддержка формата фискальных документов (ФФД) 1.05;
• создание аккуратных ценников и этикеток по готовым шаблонам;
• порядок в складских запасах (учет, корректировка остатков и цен);
• полезные отчеты о работе магазина (более 20 отчетов);
• отправка отчетов по e-mail;
• работа с подключаемым торговым оборудованием;
• обмен данными с другими решениями 1С: «1С:Розница 8»; «1С:Управление нашей фирмой 8»; «1С:Бухгалтерия 8»; «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (ред. 2); облачным сервисом «1С:БизнесСтарт»; мобильными приложениями «1С:Мобильная касса»; «ИП6%».

Цена вопроса

«Такой сервис определенно стоит, как крыло самолета, мне не по карману», — скажет рядовой малый предприниматель и будет не прав.

Все возможности «1С:Кассы» можно бесплатно подключить и использовать с одной любой кассой — «Штрих-Мпей-Ф»; Атол 91Ф/92Ф или другими ККТ, имеющими сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие», при условии, что в день пробивается до 300 чеков.

Но даже если у вас больше чеков или нужно подключить несколько кассовых аппаратов, стоимость за одну кассу — от 100 руб. в месяц. Для такого функционала вполне бюджетно. Учитывая, сколько пользы принесет такая автоматизация, эти вложения можно считать хорошей инвестицией.

Легко начать, удобно работать

Зарегистрируйтесь в сервисе 1cfresh.com с вашего компьютера, ноутбука или планшета, начните работу в «1С:Кассе» и посмотрите, насколько удобно управлять торговыми точками; контролировать поступление денег; следить за выручкой; анализировать продажи и в любую минуту знать, что происходит на торговых точках, находясь даже за тысячи километров от них.

Больше об «1С:Кассе» см. на сайте «1С для эффективной торговли».