Как в "1С:Бухгалтерии 8" оформлять передачу прослеживаемых товаров с 1 октября 2023 года

До доработки форматов электронных документов и соответствующих информационных систем участникам оборота при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, ФНС в письме от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@ рекомендовала использовать действующие форматы, утв. приказами ведомства от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Минфин уже подготовил обновленную форму счета-фактуры, которая учитывает требования к указанию сведений о стоимости товаров, подлежащих прослеживаемости. В частности, табличная часть формы счета-фактуры, в том числе корректировочной дополнена новой графой 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях». Предполагается, что обновленная форма счета-фактуры вступит в силу с 1 апреля 2024 года.

Передача прослеживаемых товаров в составе работ 

В соответствии с Положением о национальной системе прослеживаемости (утв. постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108), прослеживаемость осуществляется в отношении товаров, приведенных в Перечне товаров, подлежащих прослеживаемости (утв. постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110), при выполнении одного из следующих условий:

• товары ввезены на территорию РФ и выпущены в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления;

• товары ввезены на территорию РФ и не помещены под таможенную процедуру выпуска для внутреннего потребления в связи с конфискацией или обращением в собственность (доход) РФ иным способом;

• товары ввезены на территорию РФ и не помещены под таможенную процедуру выпуска для внутреннего потребления в связи с обращением взыскания на них по решению суда в счет уплаты таможенных пошлин, налогов, специальных, антидемпинговых, компенсационных пошлин;

• товары задержаны таможенными органами в соответствии с главой 51 ТК ЕАЭС, не востребованы в сроки, установленные пунктами 1 и 2 статьи 380 ТК ЕАЭС, лицами, обладающими полномочиями в отношении таких товаров;

• товары ввезены на территорию РФ с территории государств - членов ЕАЭС, за исключением товаров, помещенных под таможенную процедуру таможенного транзита;

• товары ранее ввезены на территорию РФ и фактически находятся на территории РФ на дату вступления в силу Перечня товаров (изменений к нему) (п. 3 Положения).

Согласно поправкам, внесенным в НК РФ Федеральным законом от 09.11.2020 № 371-ФЗ, в целях реализации национальной системы прослеживаемости налогоплательщики НДС при реализации прослеживаемых товаров обязаны:

• выставлять счета-фактуры только в электронной форме (за исключением случаев: реализации прослеживаемых товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам налога на профессиональный доход; реализации и перемещения прослеживаемых товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта); реализации и перемещения прослеживаемых товаров с территории РФ на территорию другого государства - члена ЕАЭС) (п. 1.1 ст. 169 НК РФ);

• указывать в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) реквизиты прослеживаемости: регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости; количественную единицу измерения товара, используемую в целях осуществления прослеживаемости; количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости (пп.пп. 16-18 п. 5 и пп.пп. 16-18 п. 5.2 ст. 169 НК РФ, п.п. "л", "м", "н" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры и п.п. "щ", "э", "ю" п. 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

С 01.10.2023, согласно поправкам, внесенным Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ:

• состав реквизитов прослеживаемости счетов-фактур (корректировочных счетов-фактур) расширен на еще один показатель - стоимость товара, подлежащего прослеживаемости (пп. 19 п. 5 и пп. 19 п. 5.2 ст. 169 НК РФ). Стоимость прослеживаемого товара должна указываться в целых рублях и без НДС по аналогии с порядком заполнения графы 23 книги продаж (пп. "ю" п. 7 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137), графы 19 книги покупок (пп. "ц" п. 6 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137) и графы 23 журнала учета (пп. "ч" п. 7 и пп. "ч" п. 11 Правил ведения журнала учета, утв. Постановлением № 1137);

• уточнено, что сведения о прослеживаемости, предусмотренные подпунктами 16-19 пункта 5, подпунктами 16-19 пункта 5.2 статьи 169 НК РФ, указываются при реализации товаров (в том числе в составе комплектов (наборов)), подлежащих прослеживаемости, а также при передаче товаров, подлежащих прослеживаемости, в составе выполненных работ.

Участники оборота товаров, подлежащих прослеживаемости, являющиеся налогоплательщиками НДС (не освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС), при реализации прослеживаемых товаров выставляют счета-фактуры, в том числе корректировочные, без использования шифровальных средств в целях ограничения возможности доступа к ней исключительно получателем (пп. "в" п. 13 Положения). 

Передача прослеживаемых товаров в составе работ в "1С:Бухгалтерии 8"

В программе "1С:Бухгалтерия 8" редакции 3.0 возможность указания стоимости прослеживаемых товаров в счете-фактуре и УПД поддерживается начиная с версии 3.0.143.

Обмен электронным документом при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ рассмотрим на примере выставления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру.

Формирование, подписание и отправка УПД 

Организация ООО "Дельта" (продавец, подрядчик), являющаяся налогоплательщиком НДС, и организация ООО "Одежда и обувь" (покупатель, заказчик) оформляют передачу результатов выполненных работ (монтаж системы видеонаблюдения), в составе которых передаются прослеживаемые товары (мониторы), с применением электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа - УПД (СЧФДОП).

Выставление электронного УПД (СЧФДОП) производится по формату, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Обмен электронным УПД (СЧФДОП) производится в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Для формирования в программе электронного УПД в соответствующем формате необходимо проверить настройку электронного документооборота (ЭДО) на закладке Настройки отправки формы Настройки ЭДО (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

В графе Регламент ЭДО формы Настройки отправки документов необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД (СЧФДОП):

• флаг Ожидать ответную подпись устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку (при передаче результатов выполненных работ наличие флажка обязательно);

• флаг Ожидать извещение о получении устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно пункту 19 Порядка обмена, утв. приказом № 14н.

Перед формированием УПД(СЧФДОП) необходимо создать документы учетной системы Реализация (акт, накладная, УПД) с видом операции Услуги (акт, УПД) и Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи).

С 01.10.2023, согласно поправкам, внесенным в статью 169 НК РФ Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ состав реквизитов счета-фактуры расширен на еще один показатель - стоимость прослеживаемых товаров (пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ). Новый показатель должен обеспечивать функционирование системы контроля за изменением цены прослеживаемых товаров и ранее уже был введен в: 

• форму, формат и порядок заполнения налоговых документов (книгу продаж), утв. постановлением № 1137, 
• налоговую декларацию по НДС, утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@ (ред. от 24.12.2021), 
• отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, утв. приказом ФНС России от 08.07.2021 № ЕД-7-15/645@).

Рис. 1. Передача прослеживаемых товаров в производство

• указать в табличной части в графе Таможенная декларация или РНПТ реквизиты прослеживаемости для передаваемых в составе работ прослеживаемых товаров. Подбор РНПТ производится автоматически после проведения документа. Данные сведения можно скорректировать вручную с помощью формы РНПТ, в которую можно перейти по гиперссылке;

• установить под табличной частью значение Материалы будут переданы в составе выполненных работ, для чего перейти по гиперссылке <Выбрать порядок отражения в прослеживаемости> в форму Порядок отражения в прослеживаемости и перевести переключатель в положение Передаются в составе работ.

После этого при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ в табличной части документа Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 2) в графе Таможенная декларация или РНПТ появится возможность отражения информации о РНПТ прослеживаемых товаров, входящих в состав работ, выбор которых производится с помощью открываемой формы Данные по РНПТ. Дополнительно в форме Данные по РНПТ необходимо для выбранного прослеживаемого товара, входящего в состав выполненных работ, указать еще и его стоимость в графе Сумма без НДС.

Если оформление передачи результатов работ и выставление счета-фактуры производятся с помощью универсального передаточного документа УПД(СЧФДОП), то для создания счета-фактуры необходимо переключить тумблер под табличной частью документа Реализация (акт, накладная, УПД) (рис. 2) в положение УПД, после чего автоматически создается документ Счет-фактура выданный.

Перейти в новый документ Счет-фактура выданный можно:

• по гиперссылке Все реквизиты формы Универсальный передаточный документ, которая открывается по гиперссылке в строке УПД (в данном случае - "2 от 02.10.2023") документа Реализация (акт, накладная, УПД);

• из списка связанных документов документа Реализация (акт, накладная, УПД), рис. 2; 

• из списка Счета-фактуры выданные (раздел Продажи - подраздел Продажи).

Рис. 2. Отражение реализации выполненных работ

• в строке Документы-основания будет стоять гиперссылка на соответствующий документ реализации;

• в строке Документы об отгрузке будет размещена гиперссылка <Авто>. Сведения этой строки предназначены для заполнения с 01.07.2021 строки 5а "Документ об отгрузке" счета-фактуры (пп. "з(1)" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137). Автоматически в строке 5а счета-фактуры указываются реквизиты товарной накладной (акта) или УПД, которыми оформляется отгрузка товаров (передача работ, оказание услуг, передача имущественных прав). При необходимости сведения о первичном документе могут быть отредактированы вручную в соответствующей форме, в которую можно перейти по гиперссылке <Авто>;

• в поле Код вида операции будет отражено значение "01", которое соответствует отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав (приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@);

• переключатель Составлен будет стоять на значении В электронном виде;

• в строке Выставлен (передан контрагенту) будет отсутствовать значение до отправки файла электронного счета-фактуры (файла УПД (СЧФДОП)) оператору электронного документооборота (ЭДО) и получения от него подтверждения.

До начала формирования электронного УПД (СЧФДОП) гиперссылка в строке Состояние ЭДО под табличной частью документа Счет-фактура выданный, отражающая текущее состояние обмена электронным УПД(СЧФДОП), будет также содержать значение Не начат.

Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД(СЧФДОП) необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, проведенного документа Реализация (акт, накладная, УПД) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

До начала формирования электронного УПД (СЧФДОП) гиперссылка в строке Состояние ЭДО под табличной частью документа Реализация (акт, накладная, УПД), отражающая текущее состояние обмена электронным УПД(СЧФДОП), будет содержать значение Не начат.

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа Реализация (акт, накладная, УПД) программа отправит подписанный электронный УПД контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов в настройке обмена).

Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов Текущие дела ЭДО (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке Создать списка исходящих документов документ учетной системы Реализация (акты, накладные, УПД) и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 3).

Рис. 3. Формирование электронного УПД

Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (рис. 3) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов).

Перед созданием, подписанием и отправкой электронного УПД (СЧФДОП) можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4):

• по гиперссылке Не начат в строке Состояние ЭДО документа Реализация (акт, накладная, УПД);

• выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная, УПД).

Обратите внимание, в связи с изменением с 01.10.2023 пункта 1.1 статьи 169 НК РФ при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ в графах 11-13 формы счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, реквизиты прослеживаемости формируются по каждому подлежащему прослеживаемости товару в составе выполненных работ в подстроках к строке с наименованием этих работ (по аналогии с порядком указания прослеживаемых товаров в составе комплекта (набора), приведенным в письмах ФНС России от 01.02.2022 № ЕА-4-26/1125@, от 12.05.2021 № ЕА-4-15/6469@).

Как мы уже отмечали, для соблюдения с 01.10.2023 требований статьи 169 НК РФ в учетных решениях 1С в форму счета-фактуры добавлена графа 14 "Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога, в рублях", сведения из которой передаются в свободных полях формата, утв. приказом № 820, и визуализируются на экране.

В форме просмотра электронного УПД (СЧФДОП) можно удостовериться в том, что в графах 11-14 табличной части документа дополнительно содержатся реквизиты прослеживаемости для товара (монитора) в составе выполненных работ (монтаж системы видеонаблюдения), рис. 4.

Рис. 4. Форма просмотра электронного УПД

Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документа Реализация (акт, накладная, УПД) или команды Создать, подписать и отправить из списка Текущие дела ЭДО (рис. 3) программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право, переложив его в папку Подписать списка исходящих документов формы Текущие дела ЭДО.

Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы Документы на подпись, в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - Документы на подпись). Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные.

Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.

Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке Отложенная отправка электронных документов отсутствует флаг, то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО. Если такой флаг присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа.

Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:

• по команде Отправить и получить из формы списка Текущие дела ЭДО (рис. 3);

• по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис, или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Отправленный УПД (СЧФДОП), в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов На контроле списка исходящих документов формы Текущие дела ЭДО.

Просмотреть содержимое отправленного электронного УПД (СЧФДОП) и состояние обмена данным электронным документом можно:

• из списка Текущие дела ЭДО, дважды щелкнув по активной строке;

• по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Реализация (акт, накладная, УПД) (раздел Продажи - подраздел Продажи).

На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД (СЧФДОП) можно получить информацию о подписях электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.

После отправки электронного УПД(СЧФДОП) продавец (подрядчик) ожидает:

• от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД (СЧФДОП);

• от покупателя (заказчика) - извещение о получении УПД (СЧФДОП). Напомним, что согласно пункту 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;

• от покупателя (заказчика) - информацию о приемке результатов выполненных работ.

После формирования, подписания и отправки УПД (СЧФДОП) в документе Реализация (акт, накладная, УПД) в строке Состояния ЭДО будет размещена гиперссылка Ожидается подтверждение оператора.

До получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный будут отсутствовать флаг и дата выставления в строке Выставлен (передан контрагенту), а в информационной строке Состояние ЭДО будет также находиться гиперссылка Ожидается подтверждение оператора.

Обработка подтверждения оператора о получении УПД 

Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

• Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);

• Отправить и получить из списка Текущие дела ЭДО;

• по кнопке с закругленной стрелкой из формы просмотра УПД(СЧФДОП).

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами).

Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного УПД. Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД (СЧФДОП)) оператору ЭДО, заключившему договор с продавцом (подрядчиком), которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 8 Порядка обмена, утв. приказом № 14н).

После получения подтверждения оператора ЭДО в документе Счет-фактура выданный в поле Выставлен проставляются флаг и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО, а в информационной строке Состояние ЭДО - гиперссылка Ожидается извещение о получении.

Аналогично в информационной строке Состояние ЭДО документа Реализация (акт, накладная, УПД) будет также отражена гиперссылка Ожидается извещение о получении.

Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке 

Пунктом 19 Порядка обмена, утв. приказом № 14н, предусмотрено, что покупатель (заказчик) по взаимному согласию с продавцом (подрядчиком) может формировать извещение о получении счета-фактуры. 

Получение продавцом (подрядчиком) от покупателя (заказчика) извещения о получении и сопровождающего его подтверждения оператора ЭДО происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО.

Если результаты выполненных работ приняты покупателем (заказчиком), то продавец (подрядчик) должен получить подписанный файл информации покупателя.

После получения всех документов, предусмотренных ЭДО, в документах Реализация (акт, накладная, УПД) и Счет-фактура выданный в информационной строке состояния электронного обмена Состояние ЭДО появится гиперссылка Завершен. После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа о передаче результатов выполненных работ обеими сторонами сделки.

Сведения об передаче результатов выполненных работ будут отражены продавцом (подрядчиком) в книге продаж за IV квартал 2023 года (рис. 5) с указанием в графе 23 стоимости прослеживаемых товаров, переданных в составе работ, из графы 14 выставленного электронного УПД (СЧФДОП).

Рис. 5. Отражение передачи работ в книге продаж за IV квартал 2023 года