Подготовка сведений о доходах физических лиц за 2010 год в "1С:Предприятии 8"

Новое в программе

Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ утверждена новая форма справки 2-НДФЛ. Сведения о доходах физических лиц за 2010 год должны быть предоставлены в ИФНС по новой форме.

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" новая форма справки 2-НДФЛ реализована, начиная с релиза 2.5.31. Изменения в программе коснулись не только печатной формы - изменился сам алгоритм заполнения данных о физических лицах в документы программы, предназначенные для составления отчетности по НДФЛ.

В системе созданы 2 дополнительных документа для формирования справок 2-НДФЛ:

• документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников, предназначенный для оформления справок для выдачи на руки сотрудникам;
• документ Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС, предназначенный для формирования годовой отчетности.

Кроме того, в системе сохраняется существовавший ранее документ Сведения о доходах физлиц, теперь он называется Сведения о доходах физлиц по 2009 год. Документ предназначен для формирования справок 2-НДФЛ за прошлые годы - по 2009 год включительно.

Таким образом, меню Налоги и взносы программы теперь выглядит по-новому - см. рис. 1.

Рис. 1

Документ "Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников"

Как уже говорилось, документ предназначен для формирования справки для выдачи на руки сотрудникам. Как и ранее, справка может быть сформирована сводно или в разрезе ставок и кодов по ОКАТО.

При выборе вида справки обновляются данные в таблицах Доходы по месяцам и Вычеты, представляющей собой ту информацию, которая затем будет выведена в разделах 3 и 4 формы 2-НДФЛ. Если выбран вид справки Сводно, в таблице отображаются все доходы работника, без разделения на ставки налога.

Если выбран вид справки В разрезе ставок и кодов по ОКАТО, в таблицах отображаются данные о доходах, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в поле Ставка и по коду ОКАТО, указанному в соответствующем поле и примененные для таких доходов вычеты. Для просмотра автоматически заполняемых данных о доходах и вычетах для другой ставки и/или кода по ОКАТО, достаточно изменить значение соответствующего поля.

При формировании справок 2-НДФЛ для работника, получавшего доходы за налоговый период по нескольким ставкам и/или нескольким кодам ОКАТО нужно создавать несколько документов, для каждой ставки налога и каждого кода по ОКАТО.

В отдельном разделе документа указывается информация об уведомлении ИФНС о праве на предоставление имущественного вычета, если таковое было работнику выдано. Информация об уведомлении заполняется автоматически при выборе работника по данным документа Предоставление права на имущественный вычет. Сведения из этого раздела документа отобразятся в разделе 4 справки 2-НДФЛ.

Рис. 2

В нижней части формы отображаются суммы, которые попадут в раздел 5 формы 2-НДФЛ, значения этих полей заполняются автоматически. Следует отметить, что поле Сумма налога перечисленная, которое должно заполняться только для доходов, полученных начиная с 1 января 2011 года, для справок о доходах за 2010 должно быть пусто (значение равно 0).

Основным отличием нового документа является возможность редактирования всех данных, необходимых для формирования справки 2-НДФЛ вручную непосредственно в самом документе. Зависящие друг от друга суммы при этом автоматически пересчитываются. Например, при изменении суммы дохода в одном из месяцев, автоматически будет пересчитана налоговая база и т. д.

Следует отметить, что при изменении ставки и/или кода по ОКАТО в шапке документа все введенные ранее в документ вручную данные о доходах и вычетах не сохранятся. Этим, в частности, обусловлена необходимость создания нескольких документов Справка 2-НДФЛ для работника, получавшего в налоговом периоде доходы, облагаемые по разной налоговой ставке и/или разным кодам ОКАТО.

На отдельной закладке документа отображаются личные данные физического лица, необходимые для формирования справки. Данные на этой закладке автоматически заполняются при выборе физического лица, и могут быть отредактированы вручную непосредственно в документе. Опытные пользователи знают, скольких нервов стоит обычно при формировании отчетности неправильно заполненные данные об адресе или удостоверении личности работника. Теперь ошибку в данных можно поправить, не открывая карточку работника - см. рис. 3.

Рис. 3

Однако, надо сказать о том, что такое кажущееся упрощение работы, если им злоупотреблять, может выйти боком. Ведь данные, внесенные в форму документа Справка о доходах действительны только для этого документа и, если вы подправили индекс или сумму вычета, то эти исправления не будут сохранены в информационной базе и при следующем формировании той же справки 2-НДФЛ вам опять придется исправлять те же ошибки.

Поэтому, пользуясь возможностями "быстрого" исправления ошибок, нельзя забывать о необходимости корректировать данные в информационной базе. И, если сведения о суммах доходов или вычетов можно отредактировать только исправлениями расчетных документов, то личные данные работника не сложно поправить прямо при работе с документом Справка о доходах 2-НДФЛ.

Основные ошибки, с которыми, как мы уже говорили, сталкивается бухгалтер при попытке сделать форму 2-НДФЛ, это неправильно введенная (или вовсе не введенная) информация об адресе и удостоверении личности налогоплательщика. Для того, чтобы отредактировать эти сведения, нужно открыть карточку физического лица, нажав на кнопку с изображением лупы в поле выбора сотрудника. В открывшейся форме справочника Физические лица нужно указать:

• документ, удостоверяющий личность; для него обязательно должны быть заполнены вид документа, серия и номер. Обращаем внимание, что для паспорта РФ в серии обязательно нужно ставить пробел между двумя группами из двух цифр, то есть должно быть написано "30 09", а не "3009";
• адрес по прописке; желательно, чтобы он был введен с использованием классификатора адресов, в этом случае вероятность ошибки минимальна. Для адреса обязательно должен быть введен индекс.

Напомним, что недавно был обновлен классификатор адресов. Обновленную версию классификатора можно скачать с сайта ГНИВЦ http://www.gnivc.ru. Материал о том, как загрузить классификатор адресов (КЛАДР), размещен на ИТС.

Часто встречается такая ситуация, что отдел кадров указывает для работника один из возможных адресов, чаще всего - адрес для информирования. Также такая ситуация вероятна, когда все адреса - и адрес для информирования, и адрес по прописке, и адрес фактического проживания совпадают. Но для справки 2-НДФЛ обязательно должен быть указан адрес регистрации, и, чтобы не вбивать еще раз уже внесенный в базу адрес вручную, можно воспользоваться следующим приемом. Если адрес по прописке совпадает с одним из уже введенных в информационную систему адресов, нужно просто скопировать строку таблицы Контактная информация карточки физического лица с нужным значением адреса и в открывшейся форме (или появившейся строке таблицы) заменить вид информации на Адрес по прописке физ. лица.

Если при работе с документом были допущены ошибки и нужно, чтобы документ заново заполнился данными из информационной базы, или если вы изменили данные в информационной базе и хотите, чтобы они попали в документ, кнопка Обновить позволит перезаполнить документ. При этом можно перезаполнить только одну из закладок документа: Доходы, вычеты, налоги или Личные данные, нажав на кнопку Обновить на нужной закладке.

После того, как вся информация в документ введена и, при необходимости, откорректирована, можно распечатать форму 2-НДФЛ. При нажатии на кнопку Печать программа проверяет правильность заполнения данных и, если находит ошибки, выводит информацию о них в диалоговое окно. После устранения ошибок форма может быть выведена на печать.

Документ "Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС"

Документ представляет собой сводную форму, объединяющую данные о доходах всех работников предприятия за налоговый период и позволяющую вывести на печать формы 2-НДФЛ и сформировать файл для передачи в ИФНС. Визуально форма представляет собой список работников, для каждого из которых сведения о доходах, вычетах, налогах и личные данные представлены в виде, повторяющем описанный выше документ Справка 2-НДФЛ для сотрудника.

Для каждого кода ОКАТО нужно формировать свой документ Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (см. рис. 4).

Рис. 4

Документ автоматически заполняется сведениями о работниках, получавших доходы в указанном налоговом периоде с помощью кнопки Заполнить. Работники в документ могут быть подобраны вручную.

При позиционировании курсора на работнике, в правой части документа отображаются данные по нему, которые так же как и в индивидуальном документе, могут быть отредактированы вручную.

После того, как вся информация в документе проверена, можно распечатать формы 2-НДФЛ или реестра справок, или сформировать файл для передачи в ИФНС. Как и ранее, при печати или формировании файла, программа проводит проверку данных и, при необходимости, выдает сообщение об ошибке.

Файлу присваивается уникальный номер, указанный в форме документа. Файл записывается в каталог, указанный пользователем. По умолчанию, для сохранения файла открывается каталог, указанный как основной каталог файлов пользователя в настройках пользователя информационной базы или, если таковой не указан, каталог информационной базы. При желании, пользователь может выбрать для сохранения файла любой доступный каталог.

После того, как ежегодная отчетность успешно сдана, документу можно присвоить признак Принято в ИФНС, после чего он становится недоступным для редактирования.

Напомним, что в программах "1С:Предприятие 8" реализованы механизмы предоставления отчетности в ИФНС по телекоммуникационным каналам связи. Подробную информацию об этих механизмах можно узнать в разделе техподдержки программы "1С:Зарплата и управление пресоналом 8" на сайте http://users.v8.1c.ru/, где размещено "Руководстве пользователя по информационному взаимодействию с контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи".