Представительские расходы организаций в 2024 году: что относится, нормы, как подтвердить и обосновать

Какие расходы относятся к представительским

Представительские расходы - расходы, непосредственно связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также расходы на прием и обслуживание представителей самой организации, участвующих в заседаниях руководства. 

Для целей налогового учета представительские расходы в соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Особенностью учета представительских расходов является то, что эти расходы нормируемые. По действующим правилам представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот же период.

Чтобы иметь возможность уменьшить налогооблагаемую прибыль, представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным в соответствии со ст. 252 НК РФ. То есть такие расходы должны быть:

• экономически оправданы (представительские расходы в обязательном порядке должны преследовать деловую цель, например, заключение новых контрактов, получение поручительства, реализация продукции и т.д.);
• документально подтверждены. 

Если организуемое компанией мероприятие не преследует никакой экономической цели, то все понесенные на него затраты нельзя признать обоснованными и включить в состав расходов (письмо Минфина от 21.09.2020 № 03-03-07/82582).

Что касается документального подтверждения, то НК РФ не устанавливает перечня документов, которые должны быть оформлены для обоснования представительских расходов. Это значит, что налогоплательщики не ограничены в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. 

В отчете организация может указать конкретную цель представительских мероприятий, результаты их проведения, иные сведения о проведенных мероприятиях, а также сумму расходов на представительские цели. Все расходы, перечисленные в отчете, должны быть также подтверждены соответствующими первичными документами.

Учесть представительские расходы для целей уменьшения налогооблагаемой базы могут только организации на ОСНО. Другими словами, уменьшить на представительские расходы можно только налог на прибыль. Возможность уменьшения на такие расходы, скажем, единого налога по УСН действующим законодательством не предусмотрена. Поэтому организации, применяющие УСН, не вправе уменьшать свою налогооблагаемую базу на понесенные представительские расходы даже в том случае, если они выбрали в качестве объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».

Какие расходы можно отнести к представительским в 2024 году

Перечень представительских расходов, на которые организации в 2024 году могут уменьшить налогооблагаемую прибыль, приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ. К таким расходам относятся:

• расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;
• расходы на официальный прием и обслуживание участников организации, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика (независимо от места проведения указанных мероприятий);
• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей контрагентов (потенциальных контрагентов), а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки представителей компании и ее контрагентов (потенциальных контрагентов) к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• расходы на транспортное обеспечение доставки участников организации к месту заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время деловых переговоров;
• расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Указанный перечень расходов является закрытым и не подлежит произвольному расширению налогоплательщиками. В то же самое время приведенный перечень не конкретизирован. В нем не раскрывается содержание представительских расходов, на которые можно уменьшить налог на прибыль. Это приводит к многочисленным спорам с налоговыми органами по поводу правомерности отнесения тех или иных затрат в состав расходов.

В частности, ст. 264 НК РФ не приводит конкретного состава расходов на проведение официальных приемов (завтраков, обедов, ужинов, фуршетов и т.д.). Поэтому не совсем понятно, можно ли  относить к представительским расходам затраты на приобретение в рамках организации обедов и ужинов, к примеру, разного рода дорогостоящих деликатесов и алкогольных напитков. С другой стороны, налоговое законодательство не содержит и никаких ограничений в части содержания меню официальных мероприятий.

Поэтому формально организации вправе учесть в своих расходах затраты на приобретение любых продуктов питания и напитков. Нарушением это считаться не будет. Минфин в письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120 подтвердил, что в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе и спиртные напитки.

При этом обоснованными будут считаться только те расходы, которые понесены на обслуживание и прием именно лиц, которые являются либо клиентами организации (потенциальными клиентами), либо представителями самой организации, участвующими в переговорах или заседании органа управления компании. Организация приемов и банкетов для третьих лиц, которые не относятся ни к тем, ни к другим, лишена экономического смысла, и понесенные на нее затраты нельзя будет отнести к представительским расходам для целей налогообложения прибыли организации (письмо Минфина от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183).

В то же самое время представительскими могут признаваться расходы на обеспечение деловых переговоров не только с представителями других организаций, но также и с ИП. Также к представительским могут быть отнесены расходы на деловые переговоры с любыми физлицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (письмо Минфина от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848).

Какие расходы не считаются представительскими в 2024 году

Абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ прямо запрещает относить к категории представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний. Такие расходы считаются экономически нецелесообразными, и уменьшать на них налогооблагаемую прибыль организации не могут. В то же самое время данная норма опять же не конкретизирует и не разъясняет, что именно следует считать отдыхом и развлечением для целей учета представительских расходов.

Поэтому при отнесении тех или иных расходов организации, прямо не поименованных в ст. 264 НК РФ, к разряду представительских лучше всего ориентироваться на официальные разъяснения Минфина. К примеру, в письме от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183 финансовое ведомство признало, что расходы на культурную программу в виде посещения театров, концертов, музеев, экскурсий и тому подобных развлекательных мероприятий нельзя относить к представительским расходам в целях уменьшения налога на прибыль организаций.

Нельзя учитывать в качестве представительских расходы на приобретение призов для участников делового мероприятия, изготовление дипломов, оформление зала, цветы, салюты и тому подобные расходы (письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Что касается сувениров, безвозмездно передаваемых участникам делового мероприятия, то их стоимость по общему правилу также не учитывается в составе представительских расходов. Расходы на сувениры можно учесть только в одном случае: если на сувенирную продукцию нанесена символика организации и она вручается во время официального приема представителям организаций-контрагентов, участвующим в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. В этом случае стоимость сувенирной продукции рассматривается в качестве представительских расходов и подлежит нормированию в установленном для этой категории расходов порядке (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Если же сувениры не содержат логотипа организации и безвозмездно передаются представителям организаций-контрагентов, то их стоимость нельзя учитывать в составе представительских расходов.

Стоит также иметь в виду, что представительские расходы должны осуществляться исключительно во время делового мероприятия. Расходы, осуществленные до или после проведения такого мероприятия, представительскими считаться не могут. 

В частности, Минфин не разрешает учитывать в качестве представительских расходов затраты на приобретение продуктов питания и напитков, выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы (письмо от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327). По мнению финансового ведомства, подобные расходы не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли.