Некоммерческие организации должны отслеживать средства, полученные от разных финансовых доноров, чтобы в дальнейшем отчитаться перед ними. Для контроля за целевым финансированием бухгалтеру необходим четкий учет.
В программе «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации» в дополнение к уже имеющейся Шахматке расходов есть возможность указывать Основания финансирования в документах Поступление услуг и Списание с расчетного счета. Также такая возможность есть для документа Начисление зарплаты, но только при расчете заработной платы во внешней программе и дальнейшем обмене с «1С:Зарплатой и управлением персоналом 8».
Программа постоянно развивается, и список документов, в которых можно указывать Основания финансирования, расширяется. Так, начиная с версии 3.0.167 появилась возможность указывать основания финансирования в документах Расход материалов, Начисление зарплаты (при расчете зарплаты внутри программы) и Поступление основных средств.
Возможность указывать Основания финансирования непосредственно в документах позволяет некоммерческим организациям отказаться от распределения целевых средств в Шахматке расходов. Программа распределит средства по указанным в документах основаниям финансирования, и бухгалтеру останется в конце месяца только свериться с шахматкой.
Чтобы была возможность указывать Основания финансирования в документах, необходимо включить данную функциональность в программе: раздел Главное – Настройки – Функциональность, на закладке Деятельность установить переключатель Указывать основания финансирования в документах (рис. 1).
После включения данной функциональности в документах появится поле Основание финансирования.
Рис. 1. Включение функциональности в программе
В «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации 8», ред. 3.0 предусмотрена возможность указывать Основания финансирования непосредственно при отражении операций в документах. Это позволяет отслеживать расходование целевых средств в режиме реального времени.
Небольшие НКО, применяющие УСН с объектом «доходы», при оплате материалов и товаров могут сразу списывать их стоимость в расходы, минуя счета учета МПЗ. Для этого в документах Списание с расчетного счета и Выдача наличных при оплате поставщику следует выбрать режим Без закрывающих документов. Тогда при проведении документов в бухгалтерском учете сразу будет признан расход. Кроме того, программа сразу отразит использование целевого финансирования для покрытия этих затрат, если в указанных документах заполнить поле Основание финансирования.
Таким образом, при заполнении поля Основание финансирования в документах сразу формируются проводки по использованию целевых средств, которые одновременно отражаются в Шахматке расходов в нужных ячейках, не требуя ручного распределения.
Если же в документах поле Основание финансирования оставить незаполненным, программа сформирует только одну проводку. Оставшиеся проводки по использованию целевых средств, а также распределение трат в Шахматке расходов будут выполнены только после проведения регламентной операции Закрытие месяца.
Указание оснований финансирования при расходовании материалов
Пример
Автономная некоммерческая организация (АНО) «Студия Бендер» получает целевое финансирование из различных источников. В октябре студия для обучения детей моделированию закупила конструкторы для сборки роботов в количестве 10 штук. В этом же месяце конструкторы были списаны на нужды обучения.
Поступление конструкторов, приобретенных за счет средств целевого финансирования, в программе можно отразить с помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Товары. Доступ к нему осуществляется из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
При регистрации поступления нет возможности указать, за счет каких оснований финансирования приобретаются данные материалы – на этапе покупки организация не всегда владеет этой информацией. Кроме того, направление деятельности, под которое производилась закупка материалов, может измениться. Поэтому данная информация указывается при расходовании материалов.
Списание конструкторов, приобретенных за счет средств целевого финансирования, в программе можно отразить с помощью документа Расход материалов (раздел Склад – Расход материалов). Чтобы четко разграничить, за счет каких средств производятся траты, можно это сразу указать в документе в графе Основание финансирования.
После проведения документа Расход материалов программа сформирует проводки по отражению затрат на 26 счете, а также по использованию целевого финансирования для покрытия этих затрат (рис. 2).
Рис. 2. Указание основания финансирования в расходе материалов
Также есть возможность указать, за счет каких оснований финансирования приобретаются материалы через подотчетное лицо – в документе Авансовый отчет (раздел Банк и касса – Авансовые отчеты) имеется графа Основание финансирования (рис. 3).
Рис. 3. Указание основания финансирования в авансовом отчете
Указание оснований финансирования в начислении зарплаты
В некоммерческих организациях зарплата сотрудников может выплачиваться за счет различных оснований финансирования, иногда даже одновременно за счет нескольких. Обычно организация уже в момент начисления зарплаты знает, за счет каких оснований финансирования выплачивается зарплата тому или иному сотруднику.
При учете зарплаты во внешней программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» имеется возможность распределять зарплату по статьям финансирования. В дальнейшем при обмене это распределение сразу отражается на 86 счете в «1С:Бухгалтерии некоммерческой организации».
Небольшие НКО чаще всего используют для учета зарплаты и кадров только «1С:Бухгалтерию некоммерческой организации». В ней с недавнего времени также появилась возможность указывать Основания финансирования сразу при начислении зарплаты.
Пример
Автономная некоммерческая организация (АНО) «Студия Бендер» обучает детей моделированию и получает целевое финансирование из различных источников. Обучением на постоянной основе занимаются сотрудники Попов Сергей Леонидович и Антонов Николай Федорович. В сентябре студия набрала группу детей для обучения программированию и задействовала для этого преподавателя Антонова Н.Ф. Также в организации есть системный администратор Ханыгин Денис Александрович, который работает по обоим проектам. Для расчета и выплаты зарплаты организация использует «1С:Бухгалтерию некоммерческой организации».
Чтобы зарплата автоматически распределялась по Основаниям финансирования, указываем их сразу в документе Начисление зарплаты. Для этого устанавливаем переключатель в нужное положение:
-
если зарплата сотрудникам всегда выплачивается по одному основанию, в графе Основание финансирования выбираем Общее (рис. 4);
Рис. 4. Начисление зарплаты с общим основанием финансирования (по всем сотрудникам)
-
когда сотрудники организации постоянно заняты на определенных проектах, зарплата выплачивается им по разным Основаниям финансирования в зависимости от направления деятельности (рис. 5). В этом случае целесообразно установить переключатель в режим По сотрудникам.
Рис. 5. Начисление зарплаты сотрудникам по разным основаниям финансирования
При приеме сотрудников на работу им уже указывались Способ отражения расходов и Основание финансирования – в карточке сотрудника (рис. 6). Поэтому при выборе режима По сотрудникам эти данные будут подтягиваться при начислении зарплаты.
Рис. 6. Указание основания финансирования в карточке сотрудника
-
на практике могут возникать ситуации, когда постоянно занятый на определенном проекте сотрудник разово переключается на другой проект, как в нашем примере сотрудник Антонов. В этом случае не обязательно менять данные в карточке сотрудника, можно внести изменения в Основания финансирования, щелкнув по начисленной сумме в табличной части документа Начисление зарплаты (рис. 7).
Рис. 7. Изменение основания финансирования в документе «Начисление зарплаты»
После проведения документа Начисление зарплаты программа сформирует проводки по отражению затрат на 86 счете в разрезе Оснований финансирования, а также использованию целевого финансирования для покрытия этих затрат.
Когда сотруднику начисляется зарплата за счет нескольких источников финансирования (в нашем примере системному администратору), затраты отражаются по Направлению деятельности с видом Содержание организации. Распределение затрат по Основаниям финансирования таким сотрудникам придется выполнить вручную в Шахматке расходов.
Если организация заранее знает, за счет каких оснований будет оплачиваться труд сотрудников, занятых одновременно в нескольких направлениях деятельности, и может разделить их оклады пропорционально, то можно оформить таких сотрудников как внутренних совместителей с соответствующими ставками.
В нашем примере системный администратор выполняет работу, финансируемую за счет разных оснований. Поэтому организация приняла решение разделить его ставку поровну между этими источниками (по 0,5 ставки).
Тогда после проведения документа Начисление зарплаты программа автоматически распределит зарплату системного администратора по соответствующим основаниям финансирования, исключив необходимость ручного распределения (рис. 8).
Рис. 8. Отражение зарплаты сотрудника, занятого одновременно в деятельности, финансируемой за счет разных оснований финансирования
При наличии в организации сотрудников по гражданско-правовым договорам в документе Договор подряда также есть возможность указать Основание финансирования (рис. 9).
Рис. 9. Указание основания финансирования в договоре ГПХ
Указывать Основания финансирования можно также при начислении отпуска (в документе Отпуск) и больничного (в документе Больничный лист), рис. 10.
Рис. 10. Указание основания финансирования в документах «Больничный лист» и «Отпуск»
Указание оснований финансирования в поступлении основных средств
Ранее для учета основных средств, приобретенных за счет различных оснований финансирования, требовалось вручную распределять затраты в Шахматке расходов. Теперь указывать основания финансирования можно непосредственно при поступлении основных средств.
Пример
Автономная некоммерческая организация (АНО) «Студия Бендер» обучает детей основам программирования и моделирования и получает средства на эти цели из различных источников. В сентябре для класса программирования была приобретена интерактивная доска, а для класса моделирования – 3D принтер.
Поступление основных средств, приобретенных за счет средств целевого финансирования, в программе можно отразить с помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Основные средства (раздел ОС и НМА – Поступление основных средств).
Чтобы приобретенные объекты сразу отражались в шахматке расходов по источникам, за счет которых они были приобретены, в документе нужно заполнить поле Основания финансирования (рис. 11).
Рис. 11. Указание основания финансирования при поступлении основных средств
После проведения документа Поступление основных средств программа отразит покупку основного средства с вводом его в эксплуатацию, сформирует проводку по увеличению добавочного капитала за счет целевых средств в соответствии с рекомендациями Минфина, а также отразит использование целевого финансирования для покрытия этих затрат.
В материале использованы фото: tsyhun, Roman Samborskyi / Shutterstock / Fotodom.
