Учет субсидии на госзадание

Здравствуйте! Мы бюджетное учреждение. От нашего Департамента поступила сумма на выполнение госзадания, как эту сумму провести в программе. Проводки должны быть 4 205 81 560 - 4 410 10 180 и 4 201 11 510 - 4 205 81 660, если я правильно поняла, а вот как это отразить в самой программе, какими документами? Подскажите пожалуйста.

Кассовое постыпление 4 201 11 510 - 4 205 81 660

Бухгалтерская операция (вручныю) 4 205 81 560 - 4 410 10 180

Спасибо огромное. А справкой списывать поступившую сумму на субсидию в конце месяца или списывать только ту сумму которую потратили за месяц?