Командировка на корпоративном автомобиле

Как без командировочного удостоверения указать сроки командировки, если сотрудники едут в другой город на корпоративном автомобиле или командированный сотрудник не предоставил документы по проезду (посадочный талон)

Первоначально срок командировки определяется руководителем организации и отражается в приказе (п. 3, 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Пост. Правительства РФ от 13.10.2008 №749 в ред. Пост. Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). Если сотрудник направляется в командировку на служебном транспорте, то это условие целесообразно отразить в приказе. Для подтверждения сроков командировки с использованием служебного транспорта в совокупности с другими оправдательными документами служит путевой лист, утвержденный руководителем компании в качестве приложения к учетной политике. См. ответ на вопрос: https://buh.ru/forum/forum19018/topic85254/.

Если сотрудник не сохранил оригинал проездного документа (посадочного талона), то сроки командировки косвенно можно подтвердить иными первичными документами (служебной запиской, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Однако, для подтверждения расходов на проезд в целях налогообложения прибыли работнику нужно обратиться к перевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, выданная транспортной организацией, с указанием Ф.И.О. пассажира, номера рейса, даты отправления, времени окончания посадки на рейс, номера выхода на посадку и посадочного места на борту воздушного судна. Затраты можно подтвердить дубликатом проездного документа или копией экземпляра, оставшегося у транспортной организации (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 27.02.2012 № 03-03-07/6, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Во избежание споров с контролирующими органами для подтверждения расходов на проезд и для подтверждения сроков командировки рекомендуем запросить у перевозчика соответствующий документ.

Подробнее о командировочных расходах см. в ИС 1С:ИТС: http://its.1c.ru/db/taxprib#content:1599:hdoc.