"1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8": централизация учета

Централизация учета

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. При этом руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.

Согласно статье 162 Бюджетного кодекса РФ "Бюджетные полномочия получателя бюджетных средств" (утв. Федеральным законом от 31.07.1998 № 145-ФЗ, в ред. от 09.02.2009 № 17-ФЗ) получатель бюджетных средств ведет бюджетный учет самостоятельно либо передает на основании соглашения это полномочие иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии).

Централизованные бухгалтерии могут быть созданы при органах государственной власти и местного самоуправления (администрациях, министерствах, департаментах и т. д.), а также при отдельных учреждениях.

При этом централизованные бухгалтерии могут как входить в состав вышеуказанных органов управления в качестве структурных подразделений, так и являться их самостоятельными подразделениями с правами юридического лица.

Централизованные бухгалтерии создаются в целях эффективной организации бухгалтерского учета в обслуживаемых бюджетных учреждениях.

В целях обеспечения достоверного учета хозяйственной деятельности учреждений и комплектации бухгалтерских служб квалифицированными кадрами, а также усиления контроля за использованием государственного имущества и средств бюджета органы государственной власти и местного самоуправления разрешают главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств (далее - ГРБС) принимать решения о централизации бухгалтерского учета подведомственных учреждений и передаче полномочий по организации бухгалтерского учета специализированным учреждениям - централизованным бухгалтериям.

Как правило, централизованные бухгалтерии организовываются в установленном порядке в форме государственных учреждений с правом юридического лица, выполняют функции по ведению бухгалтерского учета на основании заключаемых договоров с бюджетными учреждениями соответствующей отрасли.

ГРБС утверждают положения о централизованной бухгалтерии. Как правило, взаимоотношения между Централизованной бухгалтерией и ГРБС строятся на основе административного подчинения в соответствии с Положением. Акты органов управления ГРБС являются обязательными для руководства и работников Централизованной бухгалтерии.

Централизованная бухгалтерия ведет оперативный бухгалтерский и налоговый учет, статистическую отчетность, делопроизводство и документооборот в порядке, предусмотренном действующим законодательством. При этом планирование и учет расходов бюджета и средств от приносящей доход деятельности должны осуществляться в разрезе бюджетных учреждений.

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено ведение учета как одного бюджетного учреждения, так и группы бюджетных учреждений или структурных подразделений учреждения, выделенных на самостоятельный баланс, в единой информационной базе.

Учет по всем учреждениям ведется в единой информационной базе. При этом каждая операция оформляется от имени конкретного учреждения. Каждая бухгалтерская запись (проводка) содержит информацию об учреждении, к которому она относится. Это позволяет использовать программу "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" для ведения централизованного учета за учреждения, передавшие свои полномочия по ведению бюджетного учета на основании соглашения.

Список учреждений (филиалов, структурных подразделений, выделенных на самостоятельный баланс), по которым в программе следует вести обособленный учет с получением отдельного баланса, ведется в справочнике Учреждения (см. рис. 1).

Рис. 1

Справочник Учреждения является разделителем учета. Любая операция, документ в программе вводятся от имени конкретного учреждения. Механизм разделителя учета позволяет организовать учет всех операций по учреждениям (структурным подразделениям) с получением любых отчетов (в том числе регламентированных) как отдельно по каждому объекту разделителя учета, по списку объектов, так и по всем объектам в целом.

Для каждого учреждения в программе хранятся:

• информация о юридическом лице;
• информация о бюджетополучателе;
• информация о лицевых счетах, открытых в органах казначейства или кредитных организациях;
• перечень ответственных лиц, уполномоченных подписывать регистры учета и регламентированную отчетность;
• информация, необходимая для налоговых и статистических органов;
• рабочие счета, используемые учреждением;
• элементы учетной политики.

Доступ к этой информации организован непосредственно в карточке учреждения (в справочнике Учреждения).

Кроме того, для каждого учреждения ведутся:

• перечень подразделений учреждения, в разрезе которых следует вести учет нефинансовых активов;
• список работников учреждения;
• перечень и состав постоянно действующих комиссий учреждения;
• перечень договоров, заключаемых учреждением;
• перечень уплачиваемых налогов и других обязательных платежей в бюджет и др.

Эта информация хранится в справочниках, доступ к которым осуществляется в справочнике Учреждения с помощью кнопки Перейти или из меню Справочники.

В программе предусмотрена возможность защиты данных, введенных ранее определенной даты - "даты запрета изменения данных". При этом для каждого учреждения дата запрета изменения данных может быть своя.

Дата запрета изменения данных устанавливается в настройках программы на закладке Запрет изменения данных (рис. 2).

Рис. 2

Схемы организации централизованного учета

При организации централизованных бухгалтерий может быть предусмотрено открытие лицевых счетов в казначейских подразделениях для учета расходов бюджета и доходов от приносящей доход деятельности как обслуживаемым бюджетным учреждениям, так и централизованной бухгалтерии для проведения операций с единых лицевых счетов по сводным сметам централизованной бухгалтерии, при этом планирование и учет расходов бюджета и средств от приносящей доход деятельности осуществляются в разрезе бюджетных учреждений. Например, распоряжением Правительства г. Москвы от 09.06.2003 № 978-РП "Об организации бухгалтерского учета учреждений социальной сферы города Москвы" разрешено создавать централизованные бухгалтерии департаментам и комитетам Комплекса социальной сферы Правительства Москвы с открытием лицевых счетов только централизованным бухгалтериям.

В зависимости от этого централизация учета может быть организована в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" по разным схемам.

Расчеты производятся через лицевые счета учреждений

Централизованная бухгалтерия (далее - ЦБ) выступает в качестве специализированной организации, которая ведет учет за учреждения, передавшие свои полномочия по ведению бюджетного учета на основании соглашения, являющиеся полностью самостоятельными юридическими лицами, имеющими собственные бюджетную смету, смету по приносящей доход деятельности и лицевые счета в органах казначейства или учреждениях банка. В этом случае для каждого учреждения в справочник Учреждения и связанные справочники вводится вся необходимая информация.

Кроме того, для учреждений, по которым ведется централизованный учет, следует указать префикс номеров документов (см. рис. 1). Это позволит по каждому учреждению вести свою нумерацию документов с использованием префикса.

Префикс номеров документов указывается на закладке Прочее карточки учреждения (см. рис. 3).

Рис. 3

Префикс номеров документов - строка, состоящая из двух символов, которые будут включаться в номера документов. При этом нумерация документов в печатных формах (за исключением некоторых) осуществляется обычным образом - без префиксов.

ВАЖНО:

• если учет ведется по нескольким учреждениям, префиксы должны быть различными;
• в качестве префикса следует использовать буквы. Буквы (русские + латинские, большие и маленькие) обеспечивают около 14 000 вариантов префиксов;
• не следует использовать числовой префикс. Это может привести к ошибочной нумерации или ошибкам при обмене данными.

Каждый документ в программе оформляется от лица определенного учреждения (см. рис. 4).

Рис. 4

При вводе нового документа реквизит Учреждение автоматически заполняется значением, заданным для конкретного пользователя (главное меню Сервис - Настройки пользователя). Для конкретного сеанса работы можно установить текущее учреждение, которое будет указано во всех документах (кнопка Установить текущее учреждение в главной панели инструментов или клавиша F11).

При необходимости автоматически заполненное значение можно изменить, выбрав другое учреждение.

Возможность автоматической подстановки учреждения позволяет ускорить работу сотрудников централизованной бухгалтерии. Каждая бухгалтерская запись (проводка) содержит информацию об учреждении, к которому она относится.

При заполнении реквизитов документа таких как рабочий счет, лицевой (расчетный) счет, подразделение, сотрудник, договор, налог и т. п., выбор значений осуществляется из списков, в которых отражаются данные только по учреждению, заданному в документе (см. рис. 5).

Рис. 5

Расчеты производятся через лицевые счета ЦБ

Бюджетные учреждения, находящиеся на обслуживании в ЦБ, хотя и являются юридическими лицами, но не имеют отдельных лицевых счетов в органах казначейства или учреждениях банка. В связи с этим все расчеты проводятся через лицевые счета ЦБ (головного учреждения). В этом случае кроме заполнения справочников, указанных выше, необходимо заполнить константу Централизованная бухгалтерия, в которой следует указать учреждение, на которое возложено ведение централизованного учета.

Установка константы производится в форме Настройка параметров учета, на закладке Централизованная бухгалтерия (см. рис. 6).

Рис. 6

Заполнение константы Централизованная бухгалтерия необходимо для использования всеми обслуживаемыми учреждениями лицевых счетов, открытых централизованной бухгалтерии в органе казначейства или учреждении банка. В то же время у учреждений могут быть и собственные лицевые (расчетные) счета.

Если константа Централизованная бухгалтерия заполнена, то при оформлении документов Заявка на кассовый расход, Платежное поручение и других документов, оформляемых по лицевым счетам, для любого учреждения, от имени которого проводится оплата, можно указать как собственный лицевой счет, так и лицевой счет учреждения, указанного в константе Централизованная бухгалтерия.

Порядком открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами (утв. приказом Федерального казначейства от 07.10.2008 № 7н) для учета операций, осуществляемых участниками бюджетного процесса в рамках их бюджетных полномочий, предусмотрено открытие и ведение лицевых счетов Федеральным казначейством и органами Федерального казначейства.

Вместе с тем еще сохранилась практика организации расчетов учреждений через лицевые счета централизованной бухгалтерии.

Следует отметить, что Указания по заполнению форм документов, представленных в приложениях к Порядку кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядку осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов (приказ Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н), не содержат требований по оформлению формы 0531801 "Заявка на кассовый расход" и других Заявок в случае, когда платежи бюджетного учреждения проводятся через лицевой счет централизованной бухгалтерии.

Вместе с тем, на основании представленной получателем бюджетных средств (централизованной бухгалтерией) Заявки на кассовый расход (ф. 0531801) орган Федерального казначейства должен сформировать Платежное поручение (ф. 0401060). Порядок заполнения Заявок на кассовый расход отличается от порядка заполнения платежных поручений.

Например, при уплате налогов и других платежей в бюджет в реквизитах Платежного поручения ИНН, КПП плательщика следует указывать ИНН и КПП бюджетного учреждения, обслуживаемого в ЦБ, за которое производится уплата налога.

Однако форма Заявки на кассовый расход не содержит реквизитов для указания ИНН и КПП учреждения.

В ответ на запрос фирмы "1С" о порядке заполнения Заявки на кассовый расход в условиях открытия в органах Федерального казначейства лицевого счета централизованной бухгалтерии в письме Федерального казначейства от 17.03.2009 № 42-5.3-09/12 говорится, что в подобной ситуации следует руководствоваться положениями письма Федерального казначейства от 16.02.2009 № 42-7.4-05/5.3-79.

Согласно указанному письму, в случае необходимости в соответствии с законодательством РФ указания в платежном поручении, формируемом органом Федерального казначейства на основании представленной получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход, ИНН и (или) КПП, отличных от ИНН и (или) КПП получателя бюджетных средств, указанных в Заявлении на открытие (переоформление) лицевого счета, ИНН и КПП плательщика указываются получателем бюджетных средств в скобках перед текстовым назначением платежа в графе 8 раздела 1 Реквизиты документа Заявки на кассовый расход.

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" реализованы особенности заполнения расчетных документов централизованной бухгалтерией в случае открытия в органах казначейства единого лицевого счета для всех обслуживаемых централизованной бухгалтерией учреждений в соответствии с требованиями письма Федерального казначейства от 16.02.2009 № 42-7.4-05/5.3-79. При формировании печатной формы Заявки на кассовый расход ИНН и КПП обслуживаемого учреждения автоматически подставляются в поле Назначение платежа (графа 8 раздела 1 Реквизиты документа Заявки на кассовый расход).

При отсутствии ИНН, КПП у обслуживаемого учреждения (обособленного подразделения) перед текстовым назначением платежа указывается "(ИНН 0 КПП 0)".

Нумерация документов

Если в централизованной бухгалтерии применяется единая сквозная нумерация первичных документов на уровне ЦБ, то в карточках обслуживаемых учреждений не следует задавать префиксы для нумерации документов и кодов элементов справочников.

Если нумерация документов должна быть своя по каждому учреждению, то для каждого учреждения следует установить префикс.

Решение об изменении порядка нумерации документов следует принимать до введения первого документа (операции) за год.

Ведение кассовой книги

Если учет ведется централизованно за несколько учреждений (самостоятельных структурных подразделений) и получение наличных денежных средств производится с лицевых счетов ЦБ, то можно формировать одну общую кассовую книгу и вести сквозную нумерацию кассовых ордеров по всем учреждениям.

Порядок формирования кассовой книги и ведения нумерации кассовых ордеров задается в константе Одна кассовая книга (см. рис. 6).

Установка константы Одна кассовая книга производится в форме Настройка параметров учета, на закладке Централизованная бухгалтерия (см. рис. 6).

ВНИМАНИЕ! Значение константы Одна кассовая книга устанавливается один раз в начале ведения учета и затем не должно изменяться для правильной нумерации листов кассовой книги.

Наличие/отсутствие лицевых счетов

Организация учета в случае, когда часть обслуживаемых учреждений имеют лицевые счета, а часть - нет аналогична второму описанному случаю (см. подраздел "Расчеты производятся через лицевые счета ЦБ").

При этом следует учитывать, что автоматизированное ведение кассовой книги предполагает только 2 варианта: формирование единой кассовой книги по ЦБ или формирование кассовых книг по каждому учреждению.

Формирование отчетов

В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено формирование всех отчетов как по всем учреждениям (структурным подразделениям) в целом, так и по конкретному учреждению, а также по списку учреждений. Список учреждений, по которым надо отразить данные в отчете, задается в настройке параметров формирования отчета (кнопка Настройка), на закладке Отбор (см. рис. 7).

Рис. 7

Учреждение, наименование которого должно выдаваться в заголовке отчета, задается в настройке параметров формирования отчета (кнопка Настройка), на закладке Общие. При настройке, показанной на рисунке 7, в заголовке отчета выдается наименование ЦБ, а в строке Отбор - наименования учреждений, по которым сформирована консолидированная отчетность.

Таким образом, программа "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" позволяет организовать в единой информационной базе ведение бюджетного учета по каждому учреждению обособленно с формированием всех регистров бюджетного учета и регламентированной отчетности как по каждому учреждению (группе, списку учреждений), так и по централизованной бухгалтерии в целом.