"1С:Деньги 8" - настоящая домашняя экономика

…Если деньги - это вода, то они нуждаются в водосчетчике

Совершенно очевидно, что так или иначе, но считать деньги приходится всем. Считать выданные в качестве зарплаты наличные, учитывать деньги, взятые в долг, чтобы не пропустить сроки возврата, или напротив, данные кому-то в долг, чтобы не слишком разбаловать недобросовестного должника. Вовремя резервировать деньги на выплату очередного взноса по кредиту или для нежелающих становиться должниками спланировать, сколько нужно сэкономить или просто отложить, застраховав от спонтанных покупок, чтобы совершить покупку крупную, желанную и действительно нужную, или поехать в страну своей мечты, или отремонтировать собственный дом, заплатить за необходимое образование… Да мало ли на что еще нужны они, деньги. Наличные или безналичные, свои или чужие, в рублях или любой валюте.

Как увернуться от соблазна прикупить заботливо выложенный на вашем пути в супермаркете мерчендайзером, но совершенно не нужный вам сейчас товар? Пройти мимо супермодной вещички, которую потом, после одного-двух выходов, ждет судьба узницы вашего и так до упора набитого платяного шкафа. Короче, как обходиться с деньгами так, чтобы потом не стало мучительно больно от вопроса: "Куда они так быстро утекли?!"…

Не так сложно, как кажется. Просто взять подходящий для этого инструмент, умеющий помочь вам выплыть в современном море рекламы, соблазнов и денежного хаоса.

И, как говорится, есть такой инструмент! Это программа "1С:Деньги" в своей современной, модернизированной версии на платформе "1С:Предприятие 8".

Теперь она умеет намного больше, чем ее предшественница, реализованная на платформе "1С:Предприятие 7.7". И помимо чисто технических удобств, появились и некоторые функциональные возможности, о которых мы сегодня и поговорим. Но сначала все же разберемся - кому она может быть полезна?

Разумеется, совершенно невозможно обобщить всех потенциальных пользователей этой программы практически по любым параметрам. С точки зрения доходов это могут быть "монодоходники" - единственное рабочее место и стабильный доход со стабильными расходами, педантично раскладываемыми ежемесячно "по полочкам". Кто-то имеет один или несколько источников доходов, не отличающихся стабильностью, которые просто взывают к тому, чтобы превратить свои расходы из спонтанных в более прозрачные.

Кто-то азартен и не вылезает из кредитов, а кто-то только и служит друзьям вечным источником займов. У кого-то мечта - навороченное суперновое авто, а у кого-то - престижное образование. Кто-то готов приобретать только свежие продукты для здорового питания и позволяет себе больший бюджет для этих целей, а кому-то необходимо экономить и закупки товаров планировать на неделю или больше и в сетевых гипермаркетах…

Все мы очень разные. И в рамках статьи описать все "целевые" наборы возможностей для каждого из нас или тем более для целой семьи невозможно. Поэтому ограничимся неким сценарием использования программы для нескольких выбранных автором случаев, показав при этом инструментарий или, если хотите, палитру возможностей, из которых каждый желающий будет способен выбрать для себя свой единственно подходящий, оптимальный набор.

Начать с деталей

Кто бы ни являлся самым заинтересованным в ведении финансового учета семьи (если она есть), ему, как говорится, и карты в руки! То есть в нашем случае - справочники. Придется немножко поиграть в министра финансов собственного маленького государства: определить, какие доходы имеются у вас на текущий момент (когда вы пришли к мысли их учитывать) и какие планируются. Хотя бы качественно, а не в суммовом выражении и в сроках. Частично справочник Статьи доходов (так же, как и справочник расходов) заполнен двумя статьями - Зарплата и Прочие доходы. По необходимости их можно либо использовать как есть, либо детализировать зарплату (например, на постоянную часть и непредсказуемую по размерам и срокам премию, а также ожидаемые бонусы). Аналогично можно детализировать прочие доходы.

Расходы обычно бывают намного разнообразнее, чем доходы. Авторы программы уже заполнили справочник Статьи расходов теми статьями, которые в подавляющем большинстве случаев бывают у почти каждого современного человека. Если есть пока еще что-то неактуальное для вас (например, статья расходов Дети - можно ее не использовать, дети - дело наживное). Или, например, вам вообще чужда такая статья как Спорт (как в плане личных занятий, так и в плане приобретения билетов на спортивные мероприятия). В обоих случаях вы вполне можете отредактировать наименование статьи расходов на то, которое присуще именно вам - например, заменить Спорт - Культурой или Путешествиями, а Детей - Компьютерной техникой. Впрочем, если в вашей жизни есть и дети, и спорт, то все названное можно поместить в качестве статьи расходов, объединенных группой Развлечения и хобби. То есть, как вы уже поняли, вы не только вправе изменить набор статей, предоставленных вам по умолчанию программой, но в чем-то обязаны стать сотворцом удобной для вас (именно для вас!) справочной структуры вашей личной финансовой базы данных.

Точно так же сугубо индивидуален состав справочника Контакты, вобравшего в себя как минимум (заполняемый при первой загрузке данной базы) несколько групп - Члены семьи, Друзья, Коллеги. Разумеется, можно относить расходы на семью в целом, а можно детализировать какие-то из них по отдельным членам семьи. Кстати, если вы фанат домашних животных, то не исключено, что и их вы отнесете к членам семьи. А почему бы и не отнести к ним любимую собаку, прожившую в вашем доме десяток лет? А ведь расходы на домашних любимцев в наше время могут быть весьма ощутимыми. Если же их у вас несколько - создайте в справочнике Контакты отдельную одноименную группу. И уже ее детализируйте по конкретным персонажам: пес, кот, попугай и, если есть, крокодил.

Кроме всего перечисленного вы можете задать и дополнительную аналитику статей доходов и расходов, но в рамках статьи описывать работу с этой настройкой мы не будем - обратитесь к прилагаемому руководству/

А вот упомянуть о том, что расходы можно учитывать не только в суммовом выражении, но и с учетом количества и цены - просто необходимо. Увы, мы живем во времена, когда стабильные цены - это термин из советского прошлого. Поэтому, хотя это и чуть более хлопотно при вводе информации о расходах, зато всегда можно отследить, во что обошлись семье, скажем, те же объемы корма для домашних любимцев или упорное нежелание главы семейства бросить курить.

Вам придется вспомнить обо всех ваших "местах хранения" или временного нахождения денег, которые в программе названы Кошельками. Очевидно, что в настоящее время это могут быть наличные, любые банковские счета, счета на пластиковых картах и депозитах, электронные кошельки и т. п.

Если в вашем доме, как в анекдоте, есть "тумбочка", где хранятся общие семейные деньги - это тоже в понимании программы Кошелек, который вы так и назовете - Тумбочка. Карманные деньги, выдаваемые детям (если они выдаются не "впритык", а с творческим "превышением", дабы развить в ребенке умение управлять собственными финансами) тоже могут быть Кошельками.

Подспорье для одиночки и частного предпринимателя

Пока нет семьи, вроде, и нет особых обязательств - как говорится: "Сам себе голова". Но ее не резон терять, тем более - в смысле финансов. Почти наверняка есть какие-то личные планы и цели, то есть обязательства перед самим собой.

Если доход единственный, стабилен по срокам (ежемесячно) и по сумме, то процедура ввода получения этого дохода после первого раза может значительно упроститься, если использовать возможность копирования операции ввода доходов - останется только изменять в скопированном документе дату, а если вводить доход в день его получения, то и это не потребуется, ибо программа сама предложит текущую дату.

Так что дисциплина ввода данных сэкономит вам время. Кстати, это относится ко всем повторяющимся операциям, то есть с регулярными расходами (коммунальные платежи, мобильная связь и т. п.) можно поступать аналогично - копировать уже имеющуюся операцию.

Если доходы разнообразны и приходят неритмично и в разных формах (наличные, на "пластик" и т. п.) - тоже не беда, создайте соответствующее количество статей доходов и отражайте их приход в разные Кошельки.

Расходы, как уже упоминалось выше, детализируйте по мере необходимости и исходя из личного видения необходимой их структуры.

Разумеется, заполненный при начале работы с базой данных список - не догма, вы всегда можете его дополнять.

Для тех, кто использует программу "1С:Деньги 8" для ведения учета своих доходов в целях отчета в налоговые органы (если у вас частная практика, вы нотариус, адвокат или индивидуальный предприниматель без образования юридического лица), в программе есть возможность заполнить как декларацию по форме 4-НДФЛ, так и по форме 3-НДФЛ. Второе, кстати, относится не только к перечисленным группам по занятости, но и к тем, кому по совокупности причин также законодательством определена обязанность отчитываться о своих доходах в налоговых органах лично. Для заполнения этого не самого простого документа программа предлагает использовать Помощник.

Если семья - это "семь Я"

Гораздо более интересным (а уж насколько полезным!) будет процесс ведения финансового учета в большой семье (если, конечно, в ней есть общая установка на прозрачность финансов, в том числе, возможно, учет денег в "кошельке" под названием Заначка мужа. В данном случае имеется в виду, что увеличение количества людей "приносящих" доходы, может увеличить и разнообразить наполнение соответствующих справочников (это может быть и бабушка с доходом в виде персональной пенсии, и дети, посещающие большое количество платных секций, курсов и развлекательных мероприятий).

Полагаю, что в этом случае на семейном совете стоит обсудить не только обобщенные статьи расходов, но и детальные - присущие каждому из членов семьи (в том числе еженедельные походы бабушки на дискотеку Кому за…).

Кроме того, за счет возможности ввести несколько пользователей программы, процесс ввода данных можно распределить между всеми заинтересованными (и главное - ответственными) членами семьи, что упростит работу по учету и анализу домашних финансов.

Долги и кредиты

Если опять обратиться к нашему тематическому фольклору по поводу денег, то невозможно обойти расхожую фразу про долги и кредиты: "Берешь чужие и на время, а отдаешь свои и навсегда". Как говорится, счастливы те, кто избежал кредитов. Но не всем и не всегда удается обойтись без них. Хорошо, если друзья или родня дали в долг без процентов, а если нужно учесть долгосрочный кредит? Проценты, переплаты?

В программе отдельно существуют подсистемы работы с долгами и подсистема работы с кредитами.

Долги, разумеется, могут быть направлены "в обе стороны" - "Я взял в долг" или "Я дал в долг" - обе эти операции есть в системе. Соответственно, и при возвращении долга мы должны отметить операции либо Я вернул долг, либо Мне вернули долг. И обе эти операции также присутствуют в программе. Причем для долгов можно ввести сроки возврата и отслеживать просроченные долги "в обе стороны".

Что касается кредитов, то подсистема работы с ними появилась в программе впервые. Имеется возможность ввода не только даты получения кредита, но и расчета ежемесячных платежей - отдельно в долях самого кредита и процентов по нему.

Кроме этого - и по долгам, и по кредитам есть возможность формировать отчеты.

Что нам стоит дом построить? Мы накопим - будем жить!

Если необходимо накопить деньги на какую-то будущую крупную покупку - будь то машина, дом и т. п., то можно спланировать ежемесячные отчисления, если воспользоваться подсистемой Накопления. Задав несколько стартовых данных, как то: предмет накопления ("На что копим"), к какому сроку и какая сумма необходима, какая сумма уже отложена и какой процент осталось накопить (последние два вида данных пополняются в результате ежемесячных "отчислений" в "фонд накопления"). Кстати, если по необходимости мы "залезли" в накопления, это тоже нужно отразить в данных, и сумма "изъятого" появится в графике накопления.

В дополнение к этому в последнюю версию программы "1С:Деньги 8" введена подсистема долгосрочного планирования. Она анализирует реальную (фактическую) динамику соотношения доходов и расходов в уже введенных периодах и позволяет экстраполировать ее на некий будущий период, который пользователь задает ей сам (см. рис. 1).

Рис. 1

Даешь прозрачную экономику семьи!

Благодаря средствам массовой информации мы привычно расцениваем экономику исключительно как глобальную науку, или, на крайний случай, как процесс государственного масштаба.

А на самом деле, как гласит энциклопедическое определение, первое применение этого термина было дано в произведении древнегреческого писателя, историка, афинского полководца и политического деятеля Ксенофонта "Домострой" или "Экономика".

То есть именно экономику домашнюю, выраженную в денежном измерении, нам и предстоит сделать прозрачной с помощью программы "1С:Деньги 8"!

И пусть там, на уровне стран и мира в целом, экономика никогда не была и не будет прозрачной - но мы-то делаем это для себя!

К чему это я? К тому лишь, что одни только введенные данные особой прозрачности не принесут, если их невозможно будет как-то анализировать, где-то обобщая данные для анализа, а где-то, наоборот, детализируя. И делать на их основе выводы - что скорректировать в семейной экономике.

В рамках журнальной статьи невозможно привести иллюстрации всех возможных отчетов (см. рис. 2), да и что проку видеть "чужие данные"?

Рис. 2

Гораздо лучше воспользоваться программой "1С:Деньги 8", хорошенько выстроить структуру и детализацию всех своих доходов и расходов, стать чуть дисциплинированнее и педантичнее - чтобы не упускать деталей и регулярно вводить данные - и вот вы сами уже капитан собственного финансового корабля.

А куда, как и с какой скоростью он поплывет - эти решения в руках только самого капитана!