Организация бухгалтерского учета на предприятии

Из пункта «А» в пункт «Б»…

Начиная думать над организацией бухгалтерского учета, мы неминуемо основываемся на законодательстве, как стартовой точке. Но поскольку нам предстоит движение, мы должны определиться с направлением. То есть с той целью, которая нам нужна и ради которой мы вошли в большую игру под названием «Бухгалтерский учет».

Конечная цель наша – качественная отчетность, причем, не только бухгалтерская, но и налоговая. То есть нам необходимо такое решение вопроса: «Как организовать бухгалтерский учет на предприятии?», которое бы отвечало сразу нескольким критериям – решить заданный руководством спектр задач управленческого характера («А что это там у нас по факту происходит?»), и одновременно сформировать адекватную отчетность во все заинтересованные органы. Наверное, будет излишним напоминать профессионалам, в каких направлениях эта отчетность используется.

В любом случае, нашим «финишем», причем не одноразовым, а регулярным – от ежемесячного до ежегодного циклов – должны быть правильные данные, максимально точно отражающие в принятых правилах учета то, что происходит с организацией.

Казалось бы – чего проще! (Так рассуждают дилетанты, не нюхавшие бухгалтерского пороха). Берем законы, берем данные, что-то считаем, пишем, снова считаем, и вот она – наша цель! То есть, согласно математической версии: «Кратчайшее расстояние между двумя точками – это прямая!».

Однако истинный профессионал на такое упрощенное видение ситуации лишь усмехнется.

Потому что:

• все отчеты основываются на данных;
• эти данные должны быть полными, упорядоченными, систематизированными;
• эти данные должны быть единообразны (то есть построенными по принятым общим правилам);
• эти данные должны отражать конкретную хозяйственную ситуацию в конкретных условиях;
• эти данные должны быть своевременно внесены в бухгалтерские регистры.

1. Кем-то;
2. С использованием наилучшего «инструмента»;
3. В надлежащие сроки;
4. Корректно (как с точки зрения законодательства, так и с учетом контекста свершившейся операции).

И как раз ответом на эти простые шаги-вопросы: «Раз (кто?)… два (чем?)… три (когда?)… четыре (как?)…», является организация бухгалтерского учета на предприятии (рис. 1).

Рис. 1

Почему и для чего учет необходимо организовывать вообще? И почему лучше организовывать правильно, оптимально? Потому что набор правильных и качественных деталей – еще не автомобиль. То есть, если вы зададитесь целью, скажем, проехаться по Европе на собственном авто (аналогия наших финальных отчетов), то закупка полного комплекта деталей и запчастей для автомобиля (аналогия текущего законодательства) совсем не обеспечит вам желаемого. Детали должны быть не только собраны в определенной последовательности (просто собрать), но и правильно установлены, хорошо закреплены и т.д. (собрать оптимально). И пусть в бухгалтерском учете аналогией комфортной и безопасной поездки будет качественная отчетность и отсутствие штрафных санкций, но составляющие, которые приведут к желаемому результату те же самые – правильные ответы на вопросы, заданные выше.

Разберемся с ответами на эти вопросы более подробно.

Специалист. Человеческий фактор

Итак, первое. «Кто-то» должен владеть всеми профессиональными знаниями, чтобы правильно отличить один объект учета от другого, тем более, что один и тот же, скажем, материальный предмет вполне может выступать «в роли» того или иного актива и, соответственно учитываться по-разному. И здесь существуют варианты - либо сотрудник действительно может «распознавать» объекты самостоятельно, либо ему должна быть вручена некая рабочая инструкция, написанная как раз тем человеком, который «умеет распознавать». Кто именно и как должен действовать на данном конкретном рабочем месте – это элемент организации бухгалтерского учета.

В зависимости от того, какое место в бухгалтерской службе (если она многочисленна) или в организации вы занимаете, ваша роль, состоящая из компетенций, навыков, образования и ответственности, будет различаться. Если вы пока еще учитесь и ваше место в процессе бухгалтерского учета не определено, есть смысл сначала определить для себя общую картину организации бухгалтерского учета, чтобы легче было на практике занять выбранную или требуемую нишу. В любом случае, необходимо понимать, что любой из вышеперечисленных вопросов так или иначе связан именно с человеческим фактором. Именно человек определяет – хочет он занимать пассивную позицию в организации бухгалтерского учета – то есть просто получить инструкции и выполнять их, или активную позицию – определять кто, что когда и как должен выполнять, чтобы в общем и целом продукт работы бухгалтерской службы был именно таким, каким его видит законодательство РФ. Активная позиция, безусловно, складывается из профессионализма человека и должности, которую он исполняет.

Инструмент. Средство бухгалтерского труда

Второе. Для заполнения регистров бухгалтерского учета нужен инструмент. Точно так же, как в исторической перспективе мы наблюдаем, как развивались инструменты физического производства чего бы то ни было (например, эволюция земледельческих средств труда: палка-копалка, плуг с лошадью, комбайн), можно проследить и эволюцию счетно-учетных систем – берестяные грамоты и зарубки на камнях, толстые гроссбухи и пачки «пустографок» сначала в сочетании со счётами, а позже – с «Феликсами», потом калькуляторы, табличные редакторы и бухгалтерские программы разных поколений, которые уже достойны своего историка и архивариуса!). Есть огромная дистанция между заполнением, например, журналов-ордеров и ведением учета в самой современной программе 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0. Справедливости ради стоит заметить, что привыкнув к езде в современных авто, вряд ли кто-то согласится пересесть на дилижанс с реальными, а не расчетными, лошадиными силами. Экзотики и ретро-ностальгии ради – весьма вероятно, но так, чтобы на постоянно…. Поэтому и инструмент бухгалтерского учета в нынешнее время просто обречен соответствовать всем его веяниям – начиная от соответствия современному же «техническому парку» используемых устройств, и заканчивая необходимой скоростью ввода и – главное! – обработки введенных данных. Это ведь еще Алисой, попавшей в Страну Чудес было замечено, что нужно бежать, чтобы оставаться на месте, то есть не откатываться назад. А уж в наше время и подавно!

Выбор инструмента, то есть, программы (из линейки имеющихся), всецело определяется контекстом организации. То есть сочетанием многих факторов, среди которых и ее величина и структура, и организационно-правовая форма, и выбранный режим налогообложения, и управленческий запрос руководства к выборке и систематизации фактических данных, над которыми, собственно, и «шаманствует» главбух или бухгалтерская служба. Даже несмотря на то, что первоначальные настройки функциональности дают возможность включать или отключать отдельные блоки, нет смысла для индивидуального предпринимателя работать, например, с версией КОРП (абсолютно достаточно будет базовой версии), а холдингу с филиальной сетью по всей стране однозначно не достаточно будет возможностей версии ПРОФ. Кроме этого, может оказаться и так, что бухгалтерская конфигурация будет лишь одной из пакета конфигураций, решающих в комплексе все задачи предприятия, либо вообще будет не отдельной, а лишь частью функционала конфигурации Управление Предприятием. В любом из этих случаев специфика организации именно бухгалтерского учета будет определяться, исходя из оптимального, и, возможно, компромиссного набора решений, удовлетворяющих запросы всех заинтересованных управленцев высшего и среднего звена.

А еще неумолимая логика подсказывает, что помимо выбора инструмента для ведения бухгалтерского учета (что, безусловно, является еще одним элементом организации бухгалтерского учета на предприятии) встает вопрос правильного соотношения первого и второго – человека и инструмента, потому что их взаимодействие – это отдельный элемент организации бухгалтерского учета. Как показывает практика, и, увы, – довольно частая, даже если принимаемый на работу сотрудник указывает в резюме: «Умею работать в 1С», это совершенно не гарантирует, что результат его взаимодействия с программой будет тот, которого вполне естественно ожидает от него предприятие. Что следует из этого? Что к элементам организации бухгалтерского учета следует отнести как первичное тестирование сотрудников, связанных с его ведением, на предмет качественного владения инструментом (умения правильно «разносить» записи в те же журналы-ордера или правильно использовать объекты конфигурации 1С:Бухгалтерия), так и поддержку этой квалификации в перспективе. Потому что ничто не стоит на месте и постоянно изменяется – и законодательство, и технические инструменты.

«Дорога ложка к обеду» или об «осетрине второй свежести»

Совершенно аксиоматично третье. Данные должны вводиться вовремя. И не просто потому, что это требование закона, а еще и потому, что своевременность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах учета – это реализация одной из важнейших функций бухгалтерского учета. Иначе смысл учета теряется как минимум наполовину, а где-то, возможно, и намного больше. Безусловно, есть много реальных случаев, когда первичные документы опаздывают к актуальному вводу по независящим от организации причинам – из-за больших расстояний, одно- и многократных переделок, да, собственно из-за того же «человеческого фактора» стороны, отправившей документ. Но если уже совсем опоздал документ к положенному сроку, то «лечить» эту проблему можно по-разному: или с помощью специальных процедур отражения данных прошлых периодов, или с помощью введения электронного документооборота, если он интегрирован в инструмент учета. Кроме того, свой вклад в актуальность вводимой информации может внести грамотное размещение персонала (как минимум, операционной квалификации) там, где реально выполняется сама хозяйственная операция, и создание автоматизированного рабочего места операциониста - это тоже важный элемент организации бухгалтерского учета.

Но если в варианте «бумажного» учета, например, мы не сможем понять, когда именно внесена та или иная запись в бухгалтерские регистры, то в современной версии 1С:Бухгалтерии не только можно предельно легко установить – когда именно (с точностью до минуты) введен в информационную базу (и/или проведен) тот или иной первичный документ, но еще и кем, и даже с какого компьютера. Правда, все это работает лишь в том случае, когда качественно отработана авторизация доступа пользователей. В совокупности с четким (а лучше всего – формализованным) пониманием – кто, на какой должности и на каком участке имеет обязанность и/или право совершать те или иные действия с информацией, такая авторизация – совершенно необходимый элемент организации бухгалтерского учета во всех случаях, когда с базой работает более одного пользователя.

Точность – вежливость не только королей!

И, конечно же, четвертое. Еще один важный элемент, который нельзя не отметить. Данные должны быть введены в строгом соответствии как с собственно параметрами хозяйственной операции, так и с законодательными и методологическими нормативами. Безусловно, качество информации – вопрос профессионализма главного бухгалтера и подбора персонала бухгалтерии (правильный подбор и расстановка кадров бухгалтерской службы – один из элементов организации бухгалтерского учета, за который в первооснове отвечает руководитель организации). Но «осечки» случаются и у профессионалов. Принимая во внимание неизбежность таких случаев, необходимо каким-то образом их минимизировать, то есть в идеале – кем-то должны быть созданы определенные «барьеры» для некорректного или ошибочного ввода данных. Отсутствие таких «барьеров» должно компенсироваться выборочным контролем введенных данных.

Таким образом, наша «пирамида» составляющих организацию бухгалтерского учета на предприятии объектов, принимает конфигурацию, показанную на рис. 2.

Рис. 2

При этом реализация, в частности, такого требования, как запрет некорректных данных или контроль уже введенных данных (заметим, контроль, не отнимающий такого количества ресурсов, при которых качественный учет окажется дороже самого производства!), может быть реализован только в современной высокотехнологичной программе. 

Один инструмент – максимум возможностей

А что же мы имеем в современной версии программы "1С:Бухгалтерия 8" ред. 3.0?

Отражение актуального законодательства? – Есть!

Полный набор первичных документов учета, из которого можно сложить любой вариант хозяйственной операции? Есть!

Возможность использовать электронный обмен документами? Есть!

Множество унифицированных форм для печати или для передачи в электронном виде? – Есть!

Возможность настроить корреспондирующие счета в соответствии с контекстом организации? Есть!

Возможность анализировать введенные в базу данные на предмет ошибок? Есть! И даже с комментариями – каким образом внести исправления!

Формы регламентированных отчетов почти на все случаи хозяйственной жизни? Тоже есть!

Есть даже возможность прогнозной оценки налоговой нагрузки в случае применения различных систем налогообложения!

И снова – о человеке в системе организованного бухгалтерского учета

Но так же, как наличие колес и мотора в автомобиле еще не гарантирует того, что он повезет вас вообще и в нужном направлении, в частности, так и просто наличие всех элементов организации бухгалтерского учета – это еще не признак организованного учета! И коль скоро мы принимаем за используемый инструмент 1С:Бухгалтерию 8, то на пути к «пункту «Б», то есть к такому составу информации в базе данных, который дает и реальные, актуальные данные, и возможность их удобного и быстрого использования, то следует «связать» еще несколько «узелочков», которые приведены на рис. 3.

Рис. 3

Зная про каждого из сотрудников, точнее, должностей (или про группу однотипных должностей):

• список обязанностей сотрудника, принятого на данную должность, то есть ЧТО он должен делать на данном рабочем месте;
• список прав сотрудника – что именно (какую информацию) он может видеть, вводить или изменять в рамках выполнения обязанностей по данной должности,

можно, а, скорее необходимо, строго авторизовать доступ каждого из пользователей в информационную базу. В этом случае организация бухгалтерского учета приобретает срезу несколько необходимых элементов:

• возможность контролировать: кто именно и когда создал и провел документ, отражающий хозяйственную операцию в информационной базе, кто его впоследствии открывал и изменял. Если к тому же использовать функцию версионирования объектов, то вполне можно организовать и более глубокий контроль – что именно было изменено в документе и кем.
• возможность организовать цепочки взаимосвязанных документов, отражающих некий бизнес-процесс, в котором последующие документы будут вводиться на основании ранее введенных, следовательно возможен потоковый контроль ошибок ввода. К тому же, при определенных настройках программа сама не позволит ввести несоответствующие данные. В частности, не позволит списать даже «по бумагам» большее количество материалов или продукции, чем было приобретено или выпущено.

Ну, а что касается наличия большого ассортимента всевозможных типовых анализов введенных данных, то тут конкурировать с 1С:Бухгалтерией просто некому. Плюс большой набор стандартных отчетов, к тому же гибко настраиваемых и дающих возможность сохранять и использовать любое количество таких настроек. Плюс – постоянно пополняемый набор отчетов регламентированных.

Естественно, что даже самый совершенный инструмент не начнет «играть» сам по себе, не заменит человека, который возьмет его в руки и сыграет… И в руках, не учитывающих его реальных возможностей и взаимосвязей, может оказаться далеко не помощником. А вот в понимающих и умелых руках возьмет на себя львиную долю самых важных компонентов организации бухгалтерского учета на предприятии.