Содержание
Жила-была сороконожка. Бегала себе, и забот не знала.
Однажды сороконожку спросили
- Как ты бегаешь? Расскажи!
Сороконожка задумалась… и остановилась!
(народная притча)
Обсуждая построение схемы документооборота (хоть на "глобальном" уровне - по организации в целом, хоть на локальном - на уровне вашей бухгалтерской службы), мы с вами упомянули о том, что как-то надо оценить-отразить текущее состояние дел в этом отдельно взятом "организме". Для человеческого организма слово "диагностика" имеет немало вариантов обследований: от анализа крови до ультразвука. А мы ограничимся несколькими методами "неразрушающего контроля" - мы не можем позволить себе вводить организацию в ступор, в какой погрузилась всенародно известная сороконожка. То есть наша задача - понять, что происходит с документами в нашей организации, не прерывая при этом ее напряженной работы.
Моральная подготовка персонала
Но прежде чем мы начнем разбираться с технологиями обследования, я хочу обратить ваше внимание на необходимость поддержать нашу "сороконожку" психологически, морально. И поверьте, это вовсе не лишний этап процесса. А заключается он в том, чтобы наиболее оптимальным для контекста вашей фирмы (которая такая одна и уникальна) способом поставить соответствующих специалистов и работников в известность о цели проводимой диагностики. Зачем?
Если можете спроецировать на себя состояние рядового специалиста, как говорится "поставить себя на его место", то попробуйте пережить то, что переживает человек хоть и временно, хоть и по необходимости, но оказавшийся "за стеклом", под наблюдением.
Ведь наша цель - получить диагностику состояния документооборота на предприятии максимально точно соответствующую реалиям. А наши "диагностируемые" единицы персонала, напуганные неизвестными последствиями нашего "рентгена", способны в немалой степени исказить истинную картину.
Это равносильно тому, что перед походом к специалисту отправить на обследование своего приятеля, не слишком педантично относящегося к собственному здоровью. Нужны ли вам будут рекомендации врача, получившего не ваши, а его анализы?
Так и тут - варианты искажения могут иметь вариации. Кто-то "с испугу" зажмется и начнет "ляпать ошибки", обнаруживать их, исправлять, тем самым "закупоривая" по-своему "просвет" своего канала обработки документов, снизив его скорость. Другой, напротив, чтобы приукрасить действительную картину, разовьет скорость работы, совершенно не свойственную ему в обычное время. Третий… четвертый… пятый… Каждый человек, как отдельная и тоже уникальная система может давать совершенно различный "отклик" на такое нештатное воздействие, как диагностика.
Но если в некоей корпоративно принятой форме (общее собрание, электронная рассылка, корпоративная газета и т. д.) весь процесс создания документооборота, не побоюсь этого слова, "хорошо пропиарен" среди сотрудников фирмы, то поверьте, от этого выгоду получат все.
Как лучше проводить диагностику?
Итак. "Население" вашей фирмы готово к "переписи".
Как ее лучше проводить?
Для этого можно предложить два варианта, из которых, комбинируя, можно творчески развить наилучшую для вашей фирмы систему.
Один из вариантов мы назовем "Анкетированием", второй - "Диспетчеризацией". Основное отличие этих двух способов заключается в том, что в первом случае свои действия описывает сам "диагностируемый" (специалист какого-либо направления деятельности), а во втором - наблюдающий за ним человек. Итак, рассмотрим их подробности, "плюсы" и "минусы".
Анкетирование
Этот способ исходит из того, что лишь тот, кто сам является участником процесса, способен отразить его максимально точно. То есть, каждую отдельную операцию, порождающую или фиксирующую первичный документ, можно описать с помощью набора стандартных вопросов в стиле: "откуда поступил?", "в какой форме?", "какие действия с ним выполняются?" и "куда он далее передается?". (Разумеется, для формата статьи перечень вопросов сокращен, а сами они упрощены.) Причем, анкеты требуется заполнить не только ключевым или наиболее опытным сотрудникам подразделения, но и его руководителю - со своими, обобщающими пунктами.
+ Получаем обобщенный фактический функционал подразделения, список его ключевых должностей, детализацию по задачам каждого из сотрудников. Идеально для составления как общей схемы документооборота (т. к. описываются "входящие" и "исходящие" документы), так и для составления рабочих инструкций на случай замены сотрудников.
- Требует некоторого отвлечения сотрудника от собственно работы, поэтому не годится в случае необходимости снять количественные показатели документопотока.
Диспетчеризация
Потребует участия одного или нескольких пусть недостаточно квалифицированных, но аккуратных и педантичных участников, вроде стажеров, студентов на практике. Задача - находиться "в теневом режиме" наблюдателя рядом с работающим сотрудником и подробно записывать процесс обработки или формирования документа и его маршруты - входа и выхода. Каждый вид документа подробно описывается один раз, а далее - количество обработанных сотрудником документов.
+ Основной сотрудник не отвлекается от работы, работает в реальном времени. Точнее оценка документопотока.
- Временное привлечение дополнительных ресурсов.
Ваша Вера
