Как заполнить СЗВ-М по новой форме в программах 1С

Порядок и сроки представления СЗВ-М по новой форме

Страхователь ежемесячно обязан представлять в органы ПФР сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы):

• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

• фамилию, имя и отчество (при наличии);

• идентификационный номер налогоплательщика (если работодатель располагает сведениями об ИНН физического лица).

Данные сведения представляются по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п (вступило в силу с 30.05.2021).

По указанной форме сведения представляются:

• за май 2021 года - не позднее 15.06.2021;

• за июнь 2021 года - не позднее 15.07.2021;

• за июль 2021 года - не позднее 16.08.2021 (15.08.2021 - выходной день);

• за август 2021 года - не позднее 15.09.2021;

• за сентябрь 2021 года - не позднее 15.10.2021;

• за октябрь 2021 года - не позднее 15.11.2021;

• за ноябрь 2021 года - не позднее 15.12.2021;

• за декабрь 2021 года - не позднее 17.01.2022 (15.01.2022 - выходной день).

В форме СЗВ-М указываются сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ.

Форма СЗВ-М сдается в электронном виде, если численность застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы) за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более человек (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Остальные страхователи вправе отчитываться как на бумаге, так и в электронном виде.

Форма СЗВ-М в форме электронного документа представляется страхователем по форматам, утв. постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п, и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

За непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений к страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Составление СЗВ-М в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред. 3)

Для корректного заполнения сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М для организации должны быть указаны: наименование полное или сокращенное, коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР. Данные сведения указываются в справочнике Организации (раздел Настройка - Организации).

Для обособленных подразделений (которые не выделены на отдельный баланс) код КПП указывается в справочнике Подразделения (раздел Настройка - Подразделения - раздел Регистрация в налог. органе).

Также следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные застрахованных лиц:

• фамилию, имя, отчество (при наличии) (сведения заполняются без сокращений, не заменяя имя и отчество инициалами);

• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

• ИНН (при наличии).

Чтобы проверить, заданы ли СНИЛС для застрахованных лиц, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры - Кадровые отчеты).

За отчетный период в программе также должны быть в полном объеме введены кадровые документы: Прием на работу; Прием на работу списком; Увольнение; Увольнение списком. Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документов Договор (работы, услуги); Договор авторского заказа.

Для составления сведений в рабочем месте 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки) нужно (рис. 1):

Рис. 1

• ввести команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать;

• выбрать в форме Виды отчетов отчет с названием Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М (папка Отчетность по физлицам).

В результате на экран выводится форма нового экземпляра отчета, которую необходимо заполнить.

Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, по сотрудникам которой подаются сведения (рис. 2).

Рис. 2

В поле Дата указывается дата заполнения формы (по умолчанию указывается текущая рабочая дата). В поле Отчетный период - отчетный период (месяц). В поле Тип формы по умолчанию указывается Исходная, т. е. сведения подаются впервые страхователем за данный отчетный период. Затем следует нажать кнопку Заполнить. Форма заполняется застрахованными лицами, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии со статьей 7 Закона № 167-ФЗ и с которыми в отчетном месяце заключены, действуют или расторгнуты трудовые договоры, договоры ГПХ (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 14 Порядка заполнения формы, утв. Постановлением № 103п). Также табличную часть можно заполнить по кнопке Подбор (в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Сотрудники) и по кнопке Добавить (в табличной части нужно нажать на правую кнопку мыши, в этом случае застрахованное лицо выбирается из справочника Физические лица).

Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными, введенными в справочник Организации (закладка Учетная политика и другие настройки - ссылка Ответственные лица). Затем следует нажать кнопку Записать.

Если сведения передаются в ПФР без использования телекоммуникационных каналов связи (ТКС), то из отчета можно получить печатную форму СЗВ-М и файл для передачи сведений в ПФР. По кнопке СЗВ-М формируется печатная форма сведений.

Для того чтобы получить файл со сведениями о застрахованных лицах в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях, необходимо нажать на кнопку Выгрузить и в появившемся диалоговом окне выбрать каталог, в котором следует сохранить файл (рис. 3). Просмотреть содержимое файла можно по кнопке Открыть файл. Рекомендуется сначала выполнить проверку сведений на соответствие их требованиям ПФР (кнопка Проверка - Проверить выгрузку). В этом случае выполняется проверка по встроенному в программу 1С алгоритму. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ, которые должны быть предварительно установлены на компьютере (по кнопке Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений). При нарушении каких-либо требований выводится соответствующее служебное сообщение.

Рис. 3

Если организация подключена к сервису 1С-Отчетность, то форму можно отправить в ПФР непосредственно из программы. Перед отправкой сведений рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений (кнопка Проверка - Проверить в интернете). Для отправки сведений следует нажать кнопку Отправить.

После того как сведения будут переданы в ПФР, отчет рекомендуется защитить от изменения. Для этого нужно установить флаг Пачка принята в ПФР (не редактируется) и провести отчет.

После этого отредактировать отчет после этого нельзя, но при необходимости можно, сняв указанный флаг.