Порядок оформления счетов-фактур в "1С:Бухгалтерии 8"

Порядок выставления счетов-фактур

Федеральным законом от 26.11.2008 № 224-ФЗ в главу 21 НК РФ "Налог на добавленную стоимость" были внесены значительные изменения. В частности, у организаций появилась возможность принимать к вычету налог с уплаченной продавцу предоплаты в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, реализация которых облагается НДС. Для этого предварительная форма оплаты должна быть предусмотрена условиями договора с продавцом и от продавца получен счет-фактура "особого" образца, содержащий показатели, предусмотренные пунктом 5.1 статьи 169 НК РФ.

Поскольку изменения в главу 21 НК РФ вступили в силу с 1 января 2009 года (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 26.11.2008 № 224-ФЗ), новый порядок действует в отношении сумм предоплаты, начиная с этой даты. Однако применение нововведений на практике вызывало ряд вопросов, ответы на которые в НК РФ и в действующих на момент вступления в силу нововведений Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, отсутствовали. В частности, одна из проблем, с которой столкнулись некоторые продавцы в связи с обязанностью выставлять покупателю счет-фактуру на предоплату, связана с указанием наименования товара. Как отражать название, если договор содержит большой перечень поставляемых товаров и невозможно определить, в счет каких именно товаров поступает предоплата? Другая проблема была связана со сроками выставления счета-фактуры на аванс. Всегда ли его необходимо выставлять в течение пяти календарных дней после получения предоплаты? Требуется ли его выставлять, если в этот период (в течение пяти дней) произошла отгрузка товаров (передача результатов работ, оказание услуг), передача имущественных прав?

В течение января-мая 2009 года финансовое ведомство выпускало разъясняющие письма по отдельным аспектам практического применения нововведений.

Наименование товаров в счете-фактуре на аванс

Нововведения предусматривают, что при получении предварительной оплаты (полностью или частично) под предстоящую поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав налогоплательщик обязан выставить покупателю счет-фактуру с показателями согласно пункту 5.1 статьи 169 НК РФ. Одним из показателей является наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), передаваемых имущественных прав. При этом в статье 169 НК РФ не указано, что следует указывать в этом показателе, если договор содержит большой перечень поставляемых товаров и невозможно определить, в счет каких именно товаров поступает предоплата? Минфин России в письме от 06.03.2009 № 03-07-15/39 разъяснил, что если в договоре дано обобщенное наименование поставляемых товаров и предусмотрена их отгрузка согласно заявке (спецификации), то в счетах-фактурах на аванс организация вправе указать также обобщенное наименование товаров или их групп (например, нефтепродукты, кондитерские изделия, канцелярские товары и т. п.). Однако это возможно, если спецификация оформляется после оплаты товара. В остальных случаях следует руководствоваться подпунктом 4 пункта 5.1 статьи 169 НК РФ, т. е. указывать в счетах-фактурах на аванс наименование товаров (описание работ, услуг), имущественных прав в соответствии с договором, заключенным между продавцом и покупателем.

В "1С:Бухгалтерии 8" поддерживаются оба варианта отражения наименования товаров. Рассмотрим, каким образом.

Вариант 1. Договор предусматривает определение спецификации товаров после их предварительной оплаты. В счете-фактуре на аванс достаточно вывести обобщенное наименование товаров (группы товаров).

В этом случае продавцу необходимо в форме договора с контрагентом заполнить реквизит Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс (см. рис. 1).

Рис. 1

При поступлении предварительной оплаты от покупателя продавцу не следует заполнять реквизит Счет на оплату соответствующего платежного документа (рис. 2), даже если такой счет в информационной базе имеется.

Рис. 2

Значением графы 1 счета-фактуры на аванс в этом случае по умолчанию будет обобщенное наименование номенклатуры из договора с контрагентом (рис. 3).

Рис. 3

Вариант 2. Договор предусматривает разовую поставку товаров. Предварительная оплата производится в соответствии с утвержденной спецификацией. В счете-фактуре на аванс выводится наименование всех товаров.

В этом случае продавцу с помощью документа Счет на оплату покупателю следует выписать счет, предметом которого является согласованная спецификация.

При поступлении предварительной оплаты продавцу необходимо в реквизите Счет на оплату соответствующего платежного документа (Платежное поручение входящее (рис. 4), Платежный ордер на поступление денежных средств, Приходный кассовый ордер) указать ссылку на документ Счет на оплату покупателю.

Рис. 4

Значением графы 1 счета-фактуры на аванс в этом случае по умолчанию будет номенклатура по данным счета на оплату покупателю.

При необходимости реквизиты счета на оплату можно указать вручную непосредственно в форме обработки Регистрация счетов-фактур на аванс.

На практике возможны ситуации, когда по тем или иным причинам спецификация товаров, которую необходимо указать в счете-фактуре на аванс, не совпадает с тем, что указано в счете на оплату покупателю. Для таких ситуаций предусмотрен режим заполнения списка (спецификации) вручную непосредственно в форме счета-фактуры (на аванс), созданного обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс (рис. 5).

Рис. 5

В письме Минфина России от 06.03.2009 № 03-07-15/39 также даны разъяснения по вопросу правильного заполнения счетов-фактур на предоплату, если поставляемый товар облагается по разным ставкам (10 и 18 процентов). Предложено два варианта:

• выделить в отдельные позиции товары с разными ставками;
• указать обобщенное наименование товаров, но применить ставку налога 18/118.

В "1С:Бухгалтерии 8" первый вариант реализуется через указание ставки налога по каждой позиции счета на оплату и расшифровка поступившего платежа в виде списка (рис. 6).

Рис. 6

Если в предварительном порядке оплачиваются товары, облагаемые по разным ставкам и заранее не известна их спецификация, при заполнении поля Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс формы договора с контрагентом необходимо указывать ссылку на элемент справочника Номенклатура со ставкой налога 18 %.

Срок выставления счетов-фактур на предоплату

По общему правилу, закрепленному в пункте 3 статьи 168 НК РФ, продавец должен выставить покупателю счет-фактуру на сумму предоплаты (полной или частичной) в течение пяти календарных дней после ее получения.

Вместе с тем, согласно разъяснениям Минфина России, приведенным в письме от 06.03.2009 № 03-07-15/39, этого можно не делать, если отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет полученной предоплаты производится также в течение указанных пяти дней.

Для непрерывных долгосрочных поставок товаров (оказания услуг) в адрес одного и того же покупателя (поставка электроэнергии, нефти, газа, оказание услуг связи и т. п.) из общего правила также предусмотрено исключение: счета-фактуры по частичной оплате в счет таких поставок выставляются покупателям не реже одного раза в месяц, не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем.

При этом сумма предоплаты определяется как разница между полученной в соответствующем месяце оплатой и стоимостью отгруженных в течение этого месяца товаров (оказанных услуг).

По мнению ряда экспертов, позиция Минфина России о сроках выставления счетов-фактур на аванс является спорной. Имеющаяся судебная практика исходит из того, что платежи нельзя признать авансовыми, если оплата и отгрузка товара произошли в одном налоговом периоде. Поскольку налоговым периодом по НДС считается квартал (ст. 163 НК РФ), то на авансы, полученные в том квартале, в котором отгружен товар (выполнены работы, оказаны услуги), счета-фактуры продавец выставлять не должен.

В "1С:Бухгалтерии 8" поддерживается вариативность выписки счетов-фактур на аванс. Порядок выписки может быть установлен как для организации в целом, так и для конкретного договора с контрагентом.

Для организации в целом порядок регистрации счетов-фактур на аванс устанавливается в одноименном реквизите на вкладке НДС формы записи регистра сведений Учетная политика организаций.

Можно установить один из следующих вариантов:

1. Регистрировать счета-фактуры на авансы всегда при получении аванса.
2. Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение пяти календарных дней.
3. Не регистрировть счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца.
4. Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода (Постановление Президиума ВАС РФ от 10.03.2009 № 10022/08).
5. Не регистрировать счета-фактуры на авансы (п. 13 ст. 167 НК РФ).

Если в свойствах договора с контрагентом не указано иное, при выборе варианта Регистрировать счета-фактуры на авансы всегда при получении аванса при использовании обработки Регистрации счетов-фактурна аванс счета-фактуры будут создаваться по каждой поступившей сумме. Исключением являются суммы предоплаты, которые зачтены в день их получения. По таким поступившим суммам счета-фактуры на аванс обработкой не создаются.

Если организация хочет следовать разъяснениям Минфина России, то в параметрах учетной политики необходимо указать вариант Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение пяти календарных дней.

Третий вариант также соответствует разъяснениям Минфина России, но ориентирован на организации, осуществляющие непрерывные долгосрочные поставки товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя.

Четвертый вариант предназначен для организаций, которые готовы противостоять возможным претензиям налоговых органов в части сроков выставления счетов-фактур на аванс.

Последний вариант предназначен для организаций, деятельность которых подпадает под действие пункта 13 статьи 167 НК РФ, т. е. тех, которые занимаются изготовлением товаров (работ, услуг) (по перечню, определяемому Правительством РФ) с длительностью производственного цикла свыше шести месяцев (перечень утвержден Постановлением Правительства РФ от 28.07.2006 № 468).

В случае получения предоплаты за указанные товары (работы, услуги) эти организации вправе определять момент возникновения налоговой базы как день отгрузки (передачи) этих товаров (выполнения работ, оказания услуг).

При этом обременением является наличие раздельного учета операций и сумм налога по приобретаемым товарам (работам, услугам), в том числе по основным средствам и нематериальным активам, имущественным правам, которые используются для осуществления операций по производству товаров (работ, услуг) длительного производственного цикла, от других операций.

По умолчанию установленный в параметрах учетной политики порядок применяется в отношении всех авансовых платежей, поступающих от покупателей.

Если договор с конкретным покупателем имеет особенности, связанные с характером деятельности, влияющие на порядок выставления счетов-фактур на авансы, то для этого договора можно установить индивидуальный порядок формирования счетов-фактур на аванс.

Для этого необходимо в форме договора с контрагентом снять флажок Регистрировать счета-фактуры в порядке, соответствующим учетной политике и выбрать порядок регистрации счетов-фактур на авансы по договору (рис. 7).

Рис. 7

Наименование организации в счете-фактуре

Постановлением Правительства РФ от 26.05.2009 № 451 были утверждены изменения в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Большинство внесенных изменений к моменту вступления "новых" правил в силу (9 июня 2009 года) уже поддерживалось в системе программ "1С:Предприятие", но одна новелла оказалось неожиданной. Она касается порядка заполнения строки 2 счета-фактуры. В соответствии с обновленными правилами в строке 2 необходимо указывать "...полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. При составлении счета-фактуры налоговыми агентами, указанными в пунктах 2 и 3 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации, в этой строке указывается полное или сокращенное наименование продавца (указанного в договоре с налоговым агентом), за которого налоговый агент исполняет обязанность по уплате налога". История умалчивает, осознанно или нет, в первом предложении указан союз "и", а во втором - союз "или", но из буквального прочтения вытекает следующий вывод. Если организация составляет счет-фактуру в качестве налогоплательщика, то в графе 2 необходимо указывать два наименования: полное и сокращенное, а если в качестве налогового агента, то достаточно одного на выбор: полного или сокращенного. Принимая во внимание, что налоговые органы цепляются за любую возможность не принимать к вычету налог, если счет-фактура составлен не по "правилам", специалисты фирмы "1С" оперативно реализовали поддержку нового требования по заполнению графы 2. Для этого был модифицирован справочник Организации, в котором теперь выделены отдельные поля для сокращенного и полного наименования, и названы соответственно Сокращенное наименование (по учредительным документам) и Полное наименование (по учредительным документам).

В счетах-фактурах, выписанных до 9 июня 2009 года выводится наименование в соответствии с настройкой для печатных форм справочника Организации, а выписанных, начиная с 9 июня 2009 года - полное и сокращенное наименование в формате <Полное наименование (Сокращенное наименование)>.

При этом для печати регламентированных отчетов используется полное наименование, а для вывода печатных форм первичных документов и отчетов можно выбрать сокращенное или полное наименование (рис. 8).

Рис. 8

Следует заметить, что история с союзами "и" и "или" получила продолжение. Практически с момента вступления в силу обновленных правил Минфин России "осознал", что в тексте допущена "опечатка", но поручил ФНС России "разъяснить" это налогоплательщикам. Больше месяца оба ведомства согласовывали текст, и, наконец, 14 июля 2009 года ФСН России выпустила письмо № ШС-22-3/564@, которое так и назвала "О порядке заполнения строки 2 счета-фактуры". Большая часть письма - это "лирика". То, ради чего выпускалось письмо, содержится в предпоследнем абзаце. В нем говорится, что "... если при заполнении строки 2 счета-фактуры налогоплательщиком НДС - продавцом указано только полное или только сокращенное наименования, соответствующие учредительным документам, то данный счет-фактура не может являться основанием для отказа в принятии к вычету суммы налога, предъявленной продавцом". На эти разъяснения до внесения изменений непосредственно в текст Правил специалисты фирмы "1С" приняли решение пока не реагировать, поскольку письмо не является норматиным документом. Таким образом, указанный в реквизите Для печатных форм тип наименования организации (Сокращенное наименование или Полное наименование) используется для печати всех форм первичных документов за исключением счета-фактуры.

Составление счетов-фактур на аванс

Выписка счетов-фактур на аванс производится с помощью документа Счет-фактура выданный. Его можно создать вручную на основании платежного документа, которым в информационной базе регистрирована поступившая от покупателя предварительная оплата, однако прибегать к такому способу следует только в исключительных случаях. Разработчики программы рекомендуют использовать для этого обработку Регистрация счетов-фактур на аванс.

Обработку данных можно выполнять как за один день, так и за период в зависимости от срока, в течение которого счет-фактура должен быть выставлен покупателю. Обработка Регистрация счетов-фактур на аванс позволяет создавать документы Счет-фактура выданный на аванс автоматически с учетом порядка регистрации, установленного в параметрах учетной политики и в договоре с контрагентом. Например, если в учетной политике или договоре предусмотрено, что счета-фактуры не формируются, если аванс зачтен в течение некоторого времени, то при выполнении обработки документы Счет-фактура выданный создаются только по тем авансам, по которым не было зачета и с даты поступления аванса прошел установленный срок (рис. 9).

Рис. 9

Если дата выписки счета-фактуры на аванс превышает дату, когда счет-фактура должен быть выписан, то строка с данными по этому авансу выделяется красным цветом. Для устранения допущенного нарушения следует вручную изменить дату выписки (регистрации) счета-фактуры.

Оплата и исполнение обязательств по договору могут произойти в течение одного дня. В этом случае счет-фактуру на аванс обработка не создает независимо от установленного порядка регистрации счетов-фактур на авансы.

При проведении документа на сумму налога формируется бухгалтерская проводка по дебету счета 76.АВ НДС по авансам и предоплатам и кредиту счета 68.02 Налог на добавленную стоимость. При этом дата проводки соответствует дате документа. В этой связи обращаем внимание на особенности применения правила "5 календарных дней". Напоминаем, что оно применяется только в отношении срока выставления (передачи) счета-фактуры покупателю (не путать с датой составления (выписки) счета-фактуры, которая указывается в графе 1). В "1С:Бухгалтерии 8" при регистрации счетов-фактур на аванс, полученных в течение налогового периода, датой составления счета-фактуры (датой документа Счет-фактура выданный) по умолчанию в соответствии с рекомендациями Минфина России считается, приходящаяся на последний день срока, в течение которого счет-фактура должен быть выставлен покупателю.

Вместе с тем, если аванс поступил в последние дни налогового периода, то правило "5 календарных дней" игнорируется, и на поступившие авансы автоматически выписываются счета-фактуры с датой, приходящейся на последний день периода.

Это обусловлено тем, что сумму НДС аванса необходимо учесть при расчетах по налогу в периоде его получения.

В заключение заметим, что для ведения счетов-фактур в соответствии с новыми Правилами, разъяснениями Минфина России и ФНС России пользователям "1С:Бухгалтерии 8" необходимо обновить типовую конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" на релиз 1.6.16.