Поддержка первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)

Формы первичных документов

В «1С:Бухгалтерии 8», как и до вступления в силу Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ), поддерживается использование форм первичной учетной документации, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Такая поддержка касается как первичных документов, формы которых Закон № 402-ФЗ применять не обязывает, так и документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании иных федеральных законов.

По-прежнему обязательными для применения являются унифицированные формы, утвержденные Банком России (приложения к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П). К ним, относятся, например, платежные поручения и требования. Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из раздела Банк и касса.

Обязательными остаются и кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежные ведомости и т. д. Формы указанных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из разделов Банк и касса и Зарплата и кадры.

Что касается таких документов, как, например, товарная накладная, авансовый отчет, приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации расчетов, то при отражении в программе соответствующих фактов хозяйственной деятельности, как и раньше, в качестве печатных форм указанных документов предлагаются унифицированные формы (формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22, № ИНВ-17).

Напомним, что счет-фактура не является первичным документом! Это документ налогового учета.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).

В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Изменять формы указанных документов не допускается, в то же время, добавление дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры не противоречит нормам главы 21 НК РФ. Именно это обстоятельство, наряду с отменой обязательного применения унифицированных форм документов позволило ввести в оборот форму универсального передаточного документа (УПД) как не противоречащего законодательству.*

Примечание:
* О применении УПД в качестве альтернативы счету-фактуре и накладной (или акту выполненных работ, оказанных услуг) мы писали в «БУХ.1С» № 1 за 2014 год на стр. 13.

Напомним, что печатная форма УПД доступна как из формы документа реализации, так и из формы выданного на реализацию счета-фактуры. Таким образом, пользователям программы «1С:Бухгалтерия 8» доступны унифицированные формы первичных учетных документов, форма УПД, а также формы, которые предложены разработчиками программы в качестве помощи пользователю. Такие формы представляют особый интерес.

Отметим, что развитие печатных форм документов в программе началось давно. Еще в «1С:Бухгалтерии» предыдущих поколений формировались документы, формы которых отсутствовали в альбомах унифицированных форм: акт об оказании услуг, акт сверки взаиморасчетов, бухгалтерская справка.

В последнее время список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые расчетные документы в удобной наглядной форме. Один из таких «хитов» - справка-расчет Рублевые суммы документа в валюте (рис. 1).

Рис. 1. Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте

Целая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца.

Эти справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме документа Закрытие месяца.

Обращаем ваше внимание, что за последнее время список регламентных операций пополнился новыми автоматизированными обработками и сопутствующими им справками-расчетами:

• Расчет налога УСН;
• Расчет налога на имущество;
• Расчет транспортного налога;
• Расчет земельного налога.

Доступ ко всем справкам-расчетам осуществляется также по одноименной гиперссылке на панели навигации из раздела Операции (рис. 2).

Рис. 2. Все доступные справки-расчеты

По гиперссылке Все отчеты пользователь получает доступ одновременно ко всем имеющимся в программе отчетам (за исключением стандартных и регламентированных отчетов), включая отчеты для руководителя, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства, регистры налогового учета по налогу на прибыль, справки-расчеты по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документы и справки, относящиеся к функционалу кадрового учета и зарплате (рис. 3).

Рис. 3. Все доступные отчеты (за исключением стандартных и регламентированных)

Подробнее о развитии справок-расчетов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в статье на сайте.

Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм.

Напоминаем, что состав документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также формы первичных учетных документов должен определить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

ИС 1С:ИТС

Регистры бухгалтерского учета

Независимо от применяемых форм первичных учетных документов, данные, содержащиеся в них, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета, состав и формы которых также определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.

Закон № 402-ФЗ ужесточил требования к регистрам бухгалтерского учета: теперь каждый регистр должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 10 Закона. Чтобы привести в соответствие функционал «1С:Бухгалтерии 8» положениям Закона № 402-ФЗ, разработчики предложили взять за основу регистров бухгалтерского учета «старые добрые» стандартные отчеты (оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, анализ субконто. карточку счета и т. д.), добавив к ним недостающие реквизиты: единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета.

В настоящее время регистры бухучета, которые можно сформировать в «1С:Бухгалтерии 8», удовлетворяют всем требованиям законодательства и, в то же время, привычны для пользователя.

Читайте дополнительно - о поддержке регистров бухгалтерского учета в «1С:Предприятии 8», о составлении и хранении регистров бухгалтерского учета в электронном виде.

ИС 1С:ИТС

Автоподстановка подписей

Факты хозяйственной жизни могут быть трех видов: сделка, операция, событие (ст. 3 Закона № 402-ФЗ). А первичные документы на основании пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ должны содержать подписи лиц в зависимости от вида хозяйственного факта.

Так, в случае совершения сделки или операции, в первичке должна быть подпись лица, ответственного за ее совершение и подпись лица, ответственного за ее оформление.

Если же произошло событие, то достаточно подписи лица, ответственного за оформление уже свершившегося факта.

По нашему мнению, такие документы как акт выполненных работ и накладная на отгрузку товаров не могут быть подписаны исключительно работником аутсорсинговой компании, так как оба документа должны содержать подписи лиц, непосредственно принимающих участии в операции (сделке). А таковыми, как правило, являются ответственные сотрудники самой организации.

Другое дело - первичка, которая составляется уже по результатам свершившихся событий, и только фиксирующая их.

К ней можно отнести справки-расчеты: к примеру, расчет пеней по налогам (событие - несвоевременная уплата налога и возникшая в связи с этим обязанность уплатить пени), начисление процентов по договору займа (событие - наступление срока очередного платежа по договору).

Чтобы обеспечить автоподстановку подписей в первичные документы, включая справки-расчеты, регистры бухгалтерского и налогового учета, в программе «1С:Бухгалтерия 8» предназначен регистр сведений Ответственные лица, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное).

В списке Ответственные лица указываются лица, наделенные полномочиями в силу занимаемой должности, причем сведения регистра носят периодический характер (рис. 4). Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату, из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации (подразделении) изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

Рис. 4. Регистр сведений «Ответственные лица»

Ответственные лица указываются для должностей или полномочий, которые чаще всего встречаются в практике хозяйственной деятельности:

• Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
• Главный бухгалтер - используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
• Руководитель кадровой службы - используется в печатных формах кадровых документов;
• Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
• Ответственный за бухгалтерские регистры - используется при формировании форм бухгалтерских регистров;
• Ответственный за налоговые регистры - используется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль.

Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации или подразделения.

Лица, которые имеют право подписи первичной бухгалтерской документации на основании документа, наделяющего полномочиями (приказ, доверенность), указываются в регистре сведений Уполномоченные лица, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное).

Уполномоченные лица задаются отдельно для каждой организации и применяются для указанного пользователя информационной базы или для всех пользователей, если пользователь не указан (рис. 5).

Рис. 5. Регистр сведений «Уполномоченные лица»

В таких документах как Реализация товаров и услуг, Оказание услуг, Счет-фактура выданный предусмотрены поля для указания подписывающих лиц и документов, на основании которых они наделяются полномочиями. По умолчанию поля заполняется значениями из регистра сведений Уполномоченные лица с учетом выбранной организации и пользователя. При отсутствии записей в регистре Уполномоченные лица по организации, указанной в документе, заполнение производится на основании данных регистра Ответственные лица.

В соответствии с Федеральным законом от 20.04.2014 № 81-ФЗ с 01.07.2014 индивидуальный предприниматель также имеет право передать полномочия по подписанию счета-фактуры уполномоченному лицу.

В документе Счет-фактура выданный в поле Предприниматель, начиная с первого июля 2014 года, подставляется лицо, указанное в регистре Уполномоченные лица, и используется при выводе печатной формы документа.

Что касается сведений об уполномоченном представителе, который подписывает регламентированную отчетность, то эта информация хранится в справочнике Регистрация в налоговом органе (рис. 6).

Рис. 6. Справочник «Регистрация в налоговом органе»

В форме элемента справочника для выбора лица, подписывающего отчетность, предназначен переключатель Отчетность подписывает. Лицом, подписывающим отчетность, может быть руководитель организации или иное лицо, действующее на основании предоставленных ему полномочий.

В этом случае пользователю требуется заполнить сведения о представителе.

Если интересы налогоплательщика в территориальном налоговом органе представляет законный представитель налогоплательщика (действующий на основании соответствующих документов), необходимо с помощью переключателя указать тип представителя (юридическое или физическое лицо), выбрать его из соответствующего справочника и заполнить поля ФИО уполномоченного лица (для представителя - физического лица) и Номер, дата и вид документа.

Если через представителя осуществляется электронный документооборот, то необходимо заполнить поле Доверенность ЭДО, выбрав из справочника доверенность на осуществление электронного документооборота с налоговым органом.

ИС 1С:ИТС

Печатные формы первичных документов и дополнительные возможности

В заключение напомним о некоторых интересных дополнительных возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), которые можно использовать при работе с печатными формами первичных документов.

Так в печатную форму документа Счет на оплату покупателю можно добавить логотип и факсимильную печать компании.

Настройка этих дополнительных возможностей в программе «1С:Бухгалтерия 8 » осуществляется на закладке Печать в форме элемента справочника Организации (раздел Главное).

По кнопке Сохранить можно быстро сохранить любую печатную форму документа в одном (или нескольких) из предложенных форматов в указанную папку на компьютер, имя файла по умолчанию будет состоять из названия, даты и номера документа.

По кнопке Отправить из печатной формы документа создается сообщение электронной почты, к которому прикрепляется печатная форма.

В теле сообщения указываются:

• сведения о прикрепленной печатной форме;
• в поле Адрес - адрес электронной почты, заданной в карточке контрагента.

Для настройки учетной записи электронной почты предназначен справочник Учетные записи электронной почты, который доступен по гиперссылке Органайзер из раздела Администрирование.

В списке выводится:

• наименование учетной записи;
• имя пользователя - указывается имя отправителя писем, которое может отличаться от имени пользователя в программе;
• адрес электронной почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер.

Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль.

Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.

В продолжение темы, посвященной поддержке первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), в следующих номерах журнала будет рассмотрен порядок исправления и корректировки первичных учетных документов, в том числе и при применении электронного документооборота.