«1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8» - настройка синхронизации данных

В  чем отличие механизма синхронизации данных применяемого в программных продуктах редакции 3.0 от выгрузки проводок в предыдущих редакциях? Раньше при выгрузке требовалось дополнительное промежуточное действие: запись информации в файл с последующей загрузкой этого файла. Бухгалтеру приходилось следить за тем, чтобы загрузился нужный файл. Возможность разнесения во времени фактов выгрузки и загрузки могло привести к тому что в программу «1С:Бухгалтерия 8» загружались уже заведомо неактуальные проводки.

Теперь синхронизацию можно выполнять как по мере необходимости, так и настроить автоматический режим. Важно, что при этом в программу «1С:Бухгалтерия 8» попадает исключительно актуальная информация. При синхронизации «1C:Зарплаты и управления персоналом 8» и «1C:Бухгалтерии 8» синхронизируются данные справочников и документов. Синхронизируются не все элементы справочников, а только те, которые используются в синхронизируемых документах. Перечень синхронизируемых элементов:

• Регламентированная отчетность;
• Документы: 
• Отражение зарплаты в бухучете; 
• Документы о выплате и перечислении зарплаты;
• элементы справочников, задействованные в передаваемых документах.

Сведения об организациях, для которых настроена синхронизация, передаются всегда. Если синхронизируемая организация уже есть, то добавляется информация по ней. Если не находится эта организация, то создается новая.

Как выявляется организация, по которой нужно синхронизировать данные? Сначала выполняется сопоставление организаций по ИНН, если не получилось идентифицировать организацию по ИНН, то происходит попытка найти по регистрационному номеру в ПФР, если не получилось выявить по этому номеру, то выполняется поиск по наименованию. Если были отличия и в наименовании (опечатки, пробелы, тире, кавычки), то создается новый элемент.

Сведения о подразделениях также передаются при каждой синхронизации. Они идентифицируются по наименованию с учетом принадлежности к организации и иерархической структуры. Сведения о физических лицах передаются, если физическое лицо является сотрудником организации. Они синхронизируются по СНИЛС, ИНН, дате рождения и наименованию.

К моменту принятия решения об использовании механизма синхронизации в автоматизации учета организации возможны разные ситуации.

Первая. Вновь созданная организация начинает учет в программе «1С:Бухгалтерия 8», а кадровый учет и расчеты с персоналом заводит в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Синхронизация настраивается сразу. В этом случае надо настроить работу механизма синхронизации и утвердить в организации регламент работы в двух программах. Определить кто, когда и какую информацию, в какую из программ вносит с учетом того, что при синхронизации она отразится в другой программе.

Ситуация вторая - весь учет, в том числе учет зарплаты и кадров ведется в программе «1С:Бухгалтерия 8». Принимается решение перейти к использованию программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и применять механизм синхронизации.

В этом случае действия те же, что и в первом случае, но к ним добавляется первоначальная загрузка БД «1С:Зарплата и управление персоналом 8» из «1С:Бухгалтерия 8». Для этого при Начальной настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно выбрать пункт Перенести данные из программы «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. (рис.1).

Рис. 1. Начальное заполнение данных

Ситуация третья. Учет ведется в программах «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Связь между ним осуществляется вручную. Принято решение настроить синхронизацию. Первое, что нужно сделать - вручную привести информацию к синхронному состоянию, т.е нужно убедиться, что подлежащие дальнейшей синхронизации объекты абсолютно идентичны по ключевым полям. В противном случае нужно понимать, что это повлечет образование формально новых, а по сути дублирующих элементов. Основные справочники, участвующие в синхронизации, и ключевые поля, по которым устанавливается соответствие, приведены в таблице 1.

Таблица 1. Ключевые поля справочников

Сведения об организациях, для которых настроена синхронизация, передаются всегда. Если синхронизируемая организация уже есть, то добавляется информация по ней. Если эта организация не находится, то создается новая.

Как выявляется организация, по которой нужно синхронизировать данные? Сначала выполняется сопоставление организаций по ИНН, если не получилось идентифицировать организацию по ИНН, то происходит попытка найти по регистрационному номеру в ПФР, если не получилось выявить по этому номеру, то выполняется поиск по наименованию. Если были отличия и в наименовании (опечатки, пробелы, тире, кавычки), то создается новый элемент.

Сведения о подразделениях также передаются при каждой синхронизации. Они идентифицируются по наименованию с учетом принадлежности к организации и иерархической структуры.

Сведения о физических лицах передаются, если физическое лицо является сотрудником организации. Они синхронизируются по СНИЛС, ИНН, дате рождения и наименованию.

Рассмотрим подробнее справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», который в «1С:Бухгалтерии 8» называется Способы учета зарплаты. Настройка проводок в программах редакции 3.0 отличается от предыдущих редакций. Этот справочник настраивается только в программе «1С:Бухгалтерия 8» в отличие от предыдущих релизов.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в этом справочнике остались только наименования проводок, которые используются для указания способа учета зарплаты:

• в карточке Организации на закладке Учетная политика и другие настройки меню Бухучет и выплата зарплаты;
• в справочнике Подразделения;
• в справочнике Сотрудники;
• в плане вида расчета Начисления.

Включить синхронизацию можно либо в программе  «1С:Бухгалтерия 8», либо в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в меню Настройки синхронизации данных (рис. 2), установив флаг Синхронизация данных.

Рис. 2. Меню Настройки синхронизации данных

Можно указать префикс, который будет добавляться ко всем кодам документов и элементов справочника, перенесенным из этой базы данных, что бы различать, где они были созданы.

В меню Синхронизация данных (рис. 3) производится настройка синхронизации.

Рис. 3. Настройка синхронизации

Здесь есть возможность настроить Расписание. Но независимо от расписания в любой момент можно провести синхронизацию, нажав одноименную кнопку. Весь процесс обмена регистрируется в Журнале регистрации событий отправки данных.

В меню Предупреждения при синхронизации данных (рис. 4) можно увидеть непроведенные выгруженные документы, незаполненные реквизиты, проанализировать возникшие конфликты данных и увидеть данные непринятые по дате запрета загрузки данных.