В ежедневной работе бухгалтера документы редко ходят в одиночку. К обычному счету на оплату часто нужно приложить спецификацию в Excel или скан договора, а к акту сверки – подробный реестр. Раньше для этого приходилось сохранять файлы на рабочий стол, открывать почту и собирать письмо вручную.
Сервис 1С:Share меняет этот процесс. Теперь отправить счет или акт вместе со всеми приложениями можно напрямую из программы 1С. Вы просто передаете ссылку контрагенту через мессенджер (например, MAX) или по электронной почте.
Как отправить счет и документы из 1С
В программе 1С кнопка Поделиться (через сервис 1С:Share) теперь всегда под рукой – и в самом счете, и в общем списке. Вам больше не нужно сохранять файлы на компьютере и открывать почту. Программа сама «соберет» электронный документ, добавит ваш логотип, печать и даже QR-код для быстрой оплаты.
Главное удобство – работа с вложениями. Если вы уже прикрепили к счету в базе скан договора или расчет в Excel, сервис сразу их увидит. Вам останется только отметить галочками нужные документы, которые отправятся партнеру вместе со ссылкой. Это очень удобно: вы точно знаете, что отправили именно те вложения, которые подшиты к сделке в вашей учетной системе.
Рис. 1
Как отправленные документы увидит получатель
Вашему партнеру даже не обязательно открывать 1С, чтобы увидеть ваши документы. Он просто нажимает на ссылку в сообщении и попадает на страницу в интернете, где сразу видит и счет, и все дополнительные файлы, которые вы приложили.
И самое приятное: не нужно ничего скачивать. Сервис сам откроет и покажет на экране и Word, и Excel, даже если на компьютере или телефоне партнера нет специальных офисных программ. Это настоящее спасение для тех, кто проверяет документы, например, в дороге с мобильного.
Если же бухгалтеру нужно сохранить документы, есть кнопка Скачать, которая соберет весь пакет (и счет в PDF, и все вложения) в один архив.
Рис. 2
Быстрая загрузка полученных документов в 1С
Если ваш контрагент тоже работает в 1С, процесс получения документов становится максимально простым. Ему не нужно скачивать файлы на компьютер или искать их в папках – достаточно скопировать полученную ссылку и вставить ее в строку поиска программы 1С. Программа мгновенно узнает ссылку 1С:Share и откроет окно предпросмотра. Прямо здесь, еще до того как документ попадет в учет, бухгалтер может спокойно рассмотреть сам счет или акт и проверить все прикрепленные вложения (сканы, реестры, таблицы).
Если все верно, достаточно нажать одну кнопку – Загрузить. 1С сама создаст нужный документ, заполнит все данные и сразу «подклеит» к нему все полученные вложения. Они навсегда останутся в карточке документа, и их не придется искать по всей почте.
Рис. 3
Сервис 1С:Share превращает отправку счетов и актов из рутины в быстрый и понятный процесс. Вы избавляетесь от лишней беготни с файлами, а ваш контрагент получает полный пакет документов именно в том виде, в котором они хранятся в вашей программе.
В материале использованы фото: garo002, Miha Creative / Shutterstock / Fotodom.
