Эксперты «1С» рассказывают, как настроить обмен «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» с «1С:Архивом».
Архивное хранение документов
Государственные органы, органы местного самоуправления и учреждения обязаны обеспечивать архивное хранение документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 №77, в течение установленных нормативными актами сроков хранения.
В соответствии с пунктом 4 Правил №77 хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (далее – СХЭД). Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 №69.
- СЭД – системы электронного документооборота в государственных органах (подп.«а» п.1.3 Требований №69)
- СХЭД – системы хранения электронных документов в архивах государственных органов (подп.«а» п.1.3 Требований №69)
Согласно пункту 3.34 Требований №69, система электронного документооборота должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД: формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате «PDF/A».
Для организации архива электронных документов можно использовать программу «1С:Архив». Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 версий ПРОФ и КОРП предоставляет возможность обмена информацией с «1С:Архивом».
«1С:Архив» как СХЭД для «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
«1С:Архив» позволяет формировать обязательные учетные документы архива, такие как описи дел, реестр описей, книга учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и др. Организации, являющиеся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, могут использовать «1С:Архив» для подготовки к передаче архивных документов в эти архивы.
Программа «1С:Архив» – это решение для хранения архивных документов организации. «1С:Архив» обеспечивает:
- прием документов из систем-источников;
- надежное долговременное хранение электронных документов;
- сохранение юридической значимости на протяжении всего срока хранения;
- возможность выполнить все «архивные» процедуры, прописанные в законодательстве.
В составе «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» есть несколько подсистем электронного документооборота, например, внутренний электронный документооборот (ЭДО), ЭДО с контрагентами и прочие.
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» версии ПРОФ (далее – БГУ ПРОФ) обмен с «1С:Архивом» предусматривает передачу файлов электронных документов внутреннего ЭДО БГУ ПРОФ, устаревшего механизма внутреннего ЭДО Библиотеки электронных документов (далее – БЭД), электронных документов от контрагентов/контрагентам (внешнего ЭДО БЭД), электронных документов из Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС), и сторонами.
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» версии КОРП обмен с «1С:Архивом» предусматривает передачу файлов электронных документов внутреннего ЭДО БГУ ПРОФ и устаревшего механизма внутреннего ЭДО БЭД для внутренних электронных документов, которые созданы в программе до перехода на БГУ КОРП, а также внутренних электронных документов подсистемы «Процессы обработки документов» (в т.ч. дополнительных заданий), электронных документов от контрагентов/контрагентам (внешнего ЭДО БЭД), электронных документов из ЕИС, подписанных обеими сторонами.
Для БГУ КОРП в целях повышения юридической значимости документов, соответствия требованиям методических рекомендаций Минфина России, требований к архивным электронным документам нормативных актов Росархива рекомендуется использовать в обязательном порядке механизм формирования и подписания формуляров документов в формате PDF в составе подсистемы «Процессы обработки документов» (требуется специальная настройка шаблонов процессов).
- Изменение правил хранения архивных документов с 17 сентября 2023 года
- Уничтожение бухгалтерских документов: как, в каком порядке и какие документы подлежат уничтожению
- Интеграция «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» ред. 3 с программой «1С:Архив»
Предварительные настройки «1С:Архива» и «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
Для совместного использования «1С:Архива» и «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» предварительно следует выполнить настройки:
- В «1С:Архиве» основные настройки обмена с прикладным решением добавляются в форме списка Источники документов (раздел Архив документов – Источники документов).
- В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» для включения возможности обмена с «1С:Архивом» необходимо установить флаг Вкл. интеграцию в форме настройки обмена (раздел Администрирование – Настройка параметров учета – Обмен данными и интеграция – Интеграция с 1С:Архивом – Настройка обмена с 1С:Архивом).
- Первоначальная настройка обмена на стороне «1С:Архива» и на стороне БГУ
После настройки обмена на первом этапе взаимодействия с «1С:Архивом» из БГУ регламентным заданием Обмен с источниками документов выгружается нормативно-справочная информация (сведения об организациях, контрагентах, о подразделениях, должностях, физических лицах и прочие), а также виды документов для архива (классификация по номерам формуляров документов, печатным формам документов учета или видам документов обмена с контрагентами).
Виды документов для передачи в «1С:Архив»
Каждый документ для передачи в «1С:Архив» имеет свой вид. Виды документов для передачи в «1С:Архив» хранятся в служебном справочнике Виды документов для передачи в 1С:Архив (рис. 1).
Рис. 1
Справочник Виды документов для передачи в 1С:Архив заполняется автоматически по данным БГУ о документах учета и печатных формах, а также по сведениям элементов справочника Виды отчетов для регламентированных бухгалтерских отчетов.
НСИ, выгруженная из БГУ, загружается в «1С:Архив». При первом после включения интеграции сеансе обмена будут выгружены все элементы справочников НСИ (организации, подразделения, должности, виды документов и пр.). Далее будут выгружаться точечно добавленные и измененные элементы. При необходимости отправить всю НСИ можно выключить интеграцию, сохранить настройки, снова включить интеграцию.
Обмен «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» с «1С:Архивом»
Из «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» возможна передача в «1С:Архив» как отдельных документов, так и группы документов или всех документов за период.
После включения обмена (в форме Настройка обмена с 1С:Архивом) в форме документов учета в подменю Еще будет доступна команда Отправить в 1С:Архив. Возможность отправить в архив доступна для всех документов и справочников, которые поддерживают внутренний ЭДО/ПОД или ЭДО с контрагентами.
После вызова команды Отправить в 1С:Архив появится окно с уведомлением о недоступности документа для редактирования после отправки и вопросом о необходимости продолжения выполнения команды. Отправка в «1С:Архив» должна выполняться после формирования всех электронных документов, присоединения всех необходимых файлов и отражения документа в учете, если это предполагается.
После того, как пользователь подтвердит отправку в «1С:Архив», в БГУ будут сформированы один или несколько документов для отправки в архив. Если документ один, то в верхней части формы документа или справочника будет показана ссылка Документ ожидает выгрузки в 1С:Архив (рис. 2).
Рис. 2
Если документов несколько, то будет показано несколько ссылок на документы для отправки в «1С:Архив» с указанием вида документа. При переходе по ссылке можно просмотреть данные документа для отправки в «1С:Архив» (рис. 3). На закладке Файлы список содержит сведения о файлах, которые передаются в «1С:Архив» (рис. 3).
Рис. 3
Кроме самого подписанного файла внутреннего или внешнего ЭДО в «1С:Архив» передается также файл визуализации со штампами электронных подписей. Для БГУ КОРП (с использованием ПОД) дополнительно передается архив внутреннего электронного документа целиком (файлы в формате XML и файлы их электронных подписей).
Если с документом учета связаны документы Дополнительное задание, то сведения о процессе обработки таких документов и связанные с ними присоединенные файлы также передаются в «1С:Архив». Если используется механизм формирования и подписания формуляров документов в формате PDF, то передаются и эти сведения, что соответствует требованиям Росархива к электронным документам.
Кроме данных внутреннего или внешнего электронного документа в архив передаются присоединенные к документу или справочнику файлы.
На закладке Подписи показываются только простые электронные подписи. Сведения об усиленных квалифицированных электронных подписях (далее – УКЭП или ЭЦП) добавляются библиотекой интеграции с «1С:Архивом» в момент передачи данных в «1С:Архив».
В списке документов учета для документа, сведения которого выгружены в «1С:Архив», будет визуализирован статус обмена, как показано на рисунке 4.
Рис. 4
Для просмотра истории обмена с «1С:Архивом» предназначена команда История обмена с 1С:Архивом в меню кнопки Еще формы документа или справочника.
Отправка в «1С:Архив» группы документов
Отправить в «1С:Архив» группу электронных документов организации за период можно с помощью команды Отправка документов в 1С:Архив (раздел Органайзер – Электронные документы – Обмен с 1С:Архивом). Возможны два варианта отправки группы документов в «1С:Архив»:
- Администратор обмена с «1С:Архивом» (пользователь с профилем групп доступа Администрирование обмена с 1С:Архивом) отправляет все документы организации за прошлый период.
- Ответственные за документы учета (при наличии профиля групп доступа Отправка документов в 1С:Архив) отправляют в «1С:Архив» только свои документы за период (документы организации за период, где они указаны в реквизите документа Ответственный), а администратор обмена с «1С:Архивом» отправляет все документы без реквизита Ответственный.
Перед отправкой документов в «1С:Архив» следует проверить обязательные параметры:
- Ответственный – устанавливается текущий пользователь, не редактируется;
- Организация – организация, документы которой отправляются в архив;
- Дата документов – период, за который отбираются документы для отправки.
Чтобы администратор обмена – ответственный за документы учета мог отправить только свои документы, следует выбрать вид отправки Мои документы. Для отправки администратором обмена всех документов следует выбрать вид отправки Все документы. Для выбора типов документов программы необходимо включить флаг Отбор по типу основания.
Если включить флаг Показывать устаревшие типы оснований, то для выбора будут доступны типы документов, которые в настоящее время не используются.
Для отправки сведений ЭДО в «1С:Архив» необходимо нажать кнопку Отправить документы в 1С:Архив. В результате запускается фоновое задание отправки в «1С:Архив» документов по заданным параметрам отбора (формируются документы передачи в «1С:Архив»). После завершения отправки документов будет показано окно с информацией о завершении отправки.
После отправки в «1С:Архив» документ учета блокируется для редактирования пользователями, в подменю Еще становится доступна команда Отменить отправку в 1С:Архив. А после загрузки сведений электронных документов в «1С:Архив» в подменю Еще становится доступна команда Отозвать из 1С:Архива.
Особенности отправки сведений электронных документов для справочников Договоры и иные основания возникновения обязательств и Основные средства, сведений электронных актов о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) и электронных извещений (ф. 0504804), многосоставных документов инвентаризационных описей (ф. 0510466, ф. 0510468, ф. 0510469), документов Регламентированный бухгалтерский отчет и Регламентированный отчет см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».
Загрузка документов в «1С:Архив»
Регламентное задание Обмен с источниками документов загружает в «1С:Архив» выгруженные сведения электронных документов БГУ и электронных подписей.
После загрузки документов в «1С:Архив» в 1С:БГУ будет выгружена информация об этом. Статус документов для передачи изменится. По ссылке Скачать появится возможность скачать сведения из «1С:Архива», если он опубликован на веб-сервисе и сведения для подключения к нему будут указаны в настройках.
После истечения срока хранения архивных дел, которые содержат выгруженные сведения, и уничтожения этих дел и удаления связанных с ними файлов в «1С:Архиве» информация об этом поступает в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8», и статус документа передачи изменяется, как и пиктограмма состояния обмена в списке документов учета или справочниках.
Дальнейшая работа с загруженными сведениями электронных документов и файлов БГУ ведется согласно документации по программе «1С:Архив».
- Видеозапись онлайн-лекции «1С:Архив – долговременное хранение документов в экосистеме 1С»
В материале использованы фото: ImageFlow / Shutterstock / Fotodom.
