Каким образом оформляется компенсация сотруднику за использование личной автомашины в служебных целях? Каков ее максимальный размер?

Порядок предоставления работникам компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определен письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (зарегистрировано Минюстом России 22.07.1992 № 13).

Для получения компенсации работник должен предоставить в бухгалтерию организации заверенную копию технического паспорта личного автомобиля. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, необходимо также предоставить в бухгалтерию копию доверенности.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Компенсация выплачивается один раз в месяц, как правило, вместе с заработной платой. Если работник находился в отпуске, командировке, не выходил на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, то за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 установлены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются с 1 января 2003 года для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

На вопрос отвечала редактор-эксперт "БУХ.1С" В.В. Полиектова.